Системы управления проектами: как гладко перейти на отечественные решения?
Изображение: New Africa/shutterstock.com
В современной бизнес-среде эффективное управление проектами считается одним из ключевых элементов успешной деятельности компании. Многие организации делают выбор в пользу отечественных систем, и переход на такие платформы становится важным шагом для повышения эффективности и прозрачности.
Почему компании переходят на отечественные системы управления проектами? Есть ли у таких компаний какие-либо преимущества?
Прежде всего переход связан с уходом иностранных разработчиков. Не менее важна поддержка со стороны государства: компании, переходящие на отечественные разработки, получают субсидии, налоговые льготы и другие формы поддержки.
Кроме того, значимым фактором являются повышенные требования к защите данных, их обработке и хранению. Так, в ФЗ-242 от 21 июля 2014 года есть положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки персональных данных. Оно указывает, что оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, обновление и извлечение данных граждан России с использованием баз данных, находящихся на территории страны. У этого положения есть исключения, они касаются международных договоров, судов, полномочий органов власти и профессиональной деятельности.
Нужно отметить, что, когда компания использует отечественные системы, она исключает иностранные хостинги. Сейчас, если организация оказывает услуги хостинга, она должна быть включена в реестр Роскомнадзора в соответствии с ФЗ-149 от 27 июля 2006, а по информации от Роскомнадзора иностранные хостинги заявку на включение в список не подавали.
Сейчас многие организации переходят на российское программное обеспечение. Например, ВТБ планирует до конца 2024 года полностью перейти на Astra Linux и «Мой Офис». Такие компании получают преимущества, ведь отечественные решения зачастую:
- дешевле;
- адаптированы под российские рынки;
- соответствуют требованиям безопасности;
- проще интегрируются с другими системами.
Какие самые популярные системы управления проектами на сегодняшний день есть на российском рынке?
Чаще всего используют «Битрикс24». Эта платформа включает в себя не только управление проектами, но и CRM, телефонию, групповые чаты, бесплатные видеоконференции без ограничений по времени. «Битрикс24» можно настроить практически под любой бизнес. Например, с его помощью мы создали для сети автосервисов CRM-систему, в которой объединили несколько филиалов. В ней компания смогла работать с существующими и новыми клиентами, вести договоры, сделки и автоматизированную отчетность.
«1С:Управление проектами» – это часть большой линейки продуктов фирмы «1С», предназначенной для управления всеми аспектами проектной деятельности. Как правило, ее выбирают крупные компании, которые используют другие продукты «1С», так как «1С:Управление проектами» интегрируется с ними.
В свою очередь, amoCRM чаще используют как CRM, а как систему управления проектами ее применяют узкие направления в бизнесе.
Какие инновационные возможности предоставляют отечественные системы управления проектами в сравнении с зарубежными аналогами?
В отличие от зарубежных, российские системы изначально поддерживают специфические требования законодательства, включая бухучет и налогообложение. Это упрощает управление проектами, особенно крупными, по которым нужно вести много документации.
Российские разработки предлагают высокую степень кастомизации. В таких системах есть возможность настраивать программу под свои нужды, она более глубоко интегрируется в бизнес-процессы. Например, Planfix гибко подстраивается под потребности и бизнес-процессы, в ней можно управлять проектами и продажами, использовать как CRM. Как и у «Битрикс24», у Planfix есть внутренний маркетплейс, на нем можно ознакомиться с разными конфигурациями и выбрать подходящие варианты для старта.
Кроме того, отечественные производители обеспечивают локализацию и поддержку на русском языке. Поддержка – это самое важное. Например, в «Битрикс24» есть два варианта решений: коробочное и облачное. В первом случае можно дописать приложение под себя, так как есть открытый код. Во втором – адаптировать программу, проведя определенные настройки. В «Битрикс24» много готовых приложений: телефония, мессенджеры, доставки. Есть подписка «Маркет Плюс», с ней компания получает доступ к более чем 1500 приложениям, которые можно устанавливать бесплатно. Когда компания дорабатывает продукт под особенности бизнеса, необходима техническая поддержка.
С какими этапами при переходе столкнется компания? И как понять, что сотрудники и компания в целом готовы к внедрению, чтобы этот переход был действительно плавным?
- Определение стратегических целей. Эта задача решается, как правило, на уровне генерального директора и руководителей отделов. Нужно не только определить, зачем внедряется новая система, установить цели и сформулировать задачи для каждого отдела, но и донести эту информации до всех сотрудников.
- Подготовка и планирование. Чтобы подобрать новое эффективное решение, необходимо оценить текущую ситуацию. Важно, чтобы компания была готова технически, то есть системы, от которых отказываться не планируют, должны быть совместимы с новой. Чтобы дорабатывать программу самостоятельно, нужен надежный подрядчик или собственные ИТ-специалисты в штате.
- Тестирование и настройка. Сначала в тестовом формате нужно проверить функциональность и адаптивность выбранной программы. Чаще всего ее придется дорабатывать, проводить настройку процессов, интеграций с другими системами, которые компания хочет сохранить.
- Обучение сотрудников. Нужно провести тренинги, семинары, ознакомить с нововведением. При этом важно, чтобы все сотрудники прошли обучение, знали азы и могли работать.
- Разработка методических материалов. Информацию и инструкции необходимо разместить в удобной форме и известном месте, это поможет сотрудникам адаптироваться на начальных этапах.
- Пилотный этап. Здесь в новой системе работает ограниченная группа сотрудников. Это необходимо, чтобы протестировать программу, собрать обратную связь и по необходимости доработать.
- Полный запуск. На этом этапе доступ открывают для всех. Важно проводить мониторинг и анализ эффективности системы, чтобы вовремя вмешаться и внести корректировки.
- Поддержка и сопровождение. После внедрения на первых этапах необходима помощь технической поддержки и доработки.
В чем основные отличия в использовании отечественных систем управления проектами для крупных корпораций, госсектора и небольшого бизнеса?
Для крупных корпораций важны масштабируемость, конфиденциальность и безопасность данных. Система должна обрабатывать большие объемы данных, обычно в ней должна быть интеграция с CRM, корпоративными системами и электронным документооборотом. В «Битрикс24» есть «1С:Энтерпрайз», зачастую его используют крупные корпорации. Это один продукт, который можно адаптировать к требованиям большого бизнеса, например сделать отдельные системы для каждого филиала. Еще один плюс – проработанная система нагрузок: портал могут использовать несколько серверов, а пользователи распределяются так, чтобы портал выдерживал нагрузку. Проведенные тесты с Selectel показали, что даже при одновременном входе 1500 пользователей, система оставалась стабильна.
Для организаций из госсектора, поскольку они находятся на государственном обеспечении, важны другие показатели: система должна полностью соответствовать законодательству, быть прозрачной, а отчеты не должны быть сложными.
Для небольшого бизнеса в приоритете легкость использования, простые и интуитивно понятные решения, в которых сотрудники могут разобраться сами, – штатных ИТ-специалистов, как правило, в таких компаниях нет. И еще здесь обращают внимание на дешевизну, так как ценовой диапазон должен соответствовать бизнесу, а также на гибкость и адаптивность, ведь малый бизнес менее устойчив и процессы в нем часто меняются.
* * *
Отечественные разработчики предоставляют множество достойных альтернатив зарубежным системам управления проектами: программы не уступают по функционалу, зато гораздо лучше адаптированы к условиям российского рынка и соответствуют запросам наших организаций. Но к переходу нужно подходить ответственно: оценить готовность сотрудников и компании к изменениям, проработать все этапы, провести обучение и организовать поддержку на старте. Если все процессы спланировать грамотно, компания не только плавно перейдет на новую систему, но и повысит уровень контроля, оперативности и результативности.
Опубликовано 28.05.2024
