Как внедряли систему управления документацией для «Газпром Нефти»
Как и многие крупные бизнесы, компания сталкивалась с характерными сложностями.
При наличии большого количества дочерних подразделений было сложно поддерживать единую и актуальную документальную базу и вовремя доводить до сотрудников подразделений информацию об изменениях. Очень сложный процесс управления изменениями приводил к появлению дублей и противоречий в базе нормативно-методических документов. Разработка и согласование новой нормативной документации занимала большое количество времени.
Заказчик сформулировал следующие требования для системы управления:
- Оцифровка базы нормативно-методических документов и создание текстового массива;
- Семантический анализ текстов; Обучаемый поиск;
- Автоматический анализ актуальности документа и связанных с ним запросов.
Компания нуждалась в решении, которое поможет оптимизировать процесс работы с документами, сделает его быстрым, безопасным и эффективным. Решение должно было удовлетворять потребностями более 30 тыс. пользователей. Таким образом, перед Embedika стояло сразу несколько задач:
- Сократить время на поиск документов в системе и связанные с ним расходы в два раза. На момент начала работ сотрудники тратили 25% рабочего времени на этот процесс.
- Перейти на современную и безопасную российскую систему для синхронизированной работы с документацией в онлайн-режиме.
- Внедрить версионность документов, чтобы работник компании в любой момент мог восстановить историю изменений и найти более раннюю редакцию.
- Запустить систему уведомлений, которая бы вовремя сообщала конечным пользователям, какие изменения произошли в конкретном документе.
- Перевести работу с документами в «единое окно». На момент начала сотрудничества для хранения документов использовалось около 10 разных сервисов с разными точками входа и разными системами ЭДО.
- Удовлетворить требованиям безопасности и обеспечить защиту информации.
Ключевая задача, объединяющая предыдущие пункты, заключалась в создании единого информационного поля для сотрудников компании, где они смогут знакомиться с актуальными версиями документов в пару кликов.
Как Embedika работала над решением? Для решения обозначенных задач была запущена система «Цифровые нормативно-методические документы», в которой происходит работа сотрудников «Газпром Нефть» с уже существующими документами, а также закрывающая весь цикл работы от создания до публикации. Для достижения результатов потребовалось интегрировать продукт поэтапно:
-
1 этап — MVP: реализация хранилища и базового поиска. Для этого нужно было провести работу существующими базами данных и найти технические решения для подключения поиска к ним. В результате получилось построить базовую функциональность для централизованного хранения и поиска нормативных документов с набором инструментов. Добавлена единая поисковая строка с продвинутым поиском (валидация результатов, поиск по тексту и содержанию). Поиск производится отдельно по словам с ранжированием выдачи (количеству совпадений).
-
2 этап — развитие возможностей хранения и поиска документов. Этап включал в себя реализацию возможностей формирования связей документов и расширенного поиска. В рамках этого этапа были разработаны:
-
Аналитика для отображения похожих документов. Система показывает те документы, которые схожи по тексту или имеют такую же смысловую нагрузку, что позволяет находить дублирующиеся НМД; Функционал перекрестных ссылок на документы. С его помощью можно ссылаться на документ и создавать связи внутри него; Граф документов — визуальное отображение пересечений по смыслу и тексту в разрезе всей группы или дочернего общества;Сравнение документов. Функционал сравнения версий документов между собой и визуальное отображение всех различий между версиями.
-
3 этап — поддержка актуальности документов и доведения изменений до сотрудников, а также аналитика НМД по группе компаний. Разработчик реализовал возможность вести актуальную базу и доводить изменения до сотрудников — актуализировать и хранить версии документов, объединять документы в пакеты и доводить до сотрудников или корпоративных групп. Кроме того, был создан аналитический дашборд для среднего и высшего руководства с визуализацией актуальных данных по хранению и использованию НМД в масштабе всей группы компаний.
-
4 этап — возможности для совместной работы над процессами разработки новых документов. Развитие приложения на этом этапе включало реализацию процессного движка для планирования и организации работы кросс-функциональных команд в ходе разработки и согласования новых документов. Также, для повышения эффективности различных процессов, были внедрены интеллектуальные инструменты и средства для совместной работы.
На 4 этапе в систему были добавлены:
- Функция создания маршрутов разработки и согласования документов — настройка внутри системы стадий, которые должен пройти документ перед его принятием и публикацией;
- Онлайн-редактор для разработки документов — функционал создания, заполнения и редактирования документов внутри системы;
- Совместная разработка документов — возможность приглашать коллег к синхронной работе над документом и обмениваться комментариями в режиме чата;
- Работа с замечаниями при согласовании — возможность оставлять комментарии к тексту при согласовании документов для их дальнейшей обработки;
- Анализ рабочих версий документов по базе уже утвержденных НМД. При создании документов разработчику сразу отображается информация о том, какие документы похожи по смыслу и тексту на подготавливаемый документ, а также о том, на какие документы он будет ссылаться и какие документы будут ссылаться на него;
- Система отслеживания планов и задач пользователей.
- Отображение задач и нагрузки пользователей в личном кабинете в виде дашбордов и аналитики. А также демонстрация текущему пользователю его планов, текущей нагрузки.
- Система планирования и приоритезации разработки, актуализации документов — отображение общих планов по разработке документов в разрезе группы компаний или дочерней организации.
Трудности, с которыми столкнулась команда Embedika, были вызваны специфическими внутренними процессами и используемыми технологиями: так, например, на проекте была разработана система проверок и мониторинга подключенных сторонних сервисов — чтобы избежать последствий в случае, если такой сервис начнет обновляться и временно станет недоступным. На всех этапах интеграции применялись модифицированные технологии Open Source.
Итак, каких результатов удалось добиться? После внедрения системы управления, клиент зарегистрировал двукратное сокращение издержек. Сотрудники получили возможность быстро находить нужные документы, делая запросы на разных языках. Добавилась совместная работа над документами и была внедрена система автоматического информирования сотрудников об изменениях в документах. Важной чертой новой системы стала версионность — по каждому документу можно увидеть историю изменений и при желании вернуть одну из прошлых версий.
«Новый портал и оптимизация работы с документами позволила всей группе компаний сделать работу намного эффективнее. Теперь сотрудники смогут быстро получать необходимую им информацию, не тратя время на рутинные задачи. Рады, что тесное и продуктивное взаимодействие разработчика с внутренней командой позволило достичь больших результатов, несмотря на внешние факторы», — Яковлев Андрей Вадимович, руководитель направления методологии стандартизации бизнес-процессов «Газпром Нефть».
Опубликовано 22.06.2023