Работа над проектами в картинках и без просчетов
Рассматривая успешные проекты, нередко отмечаешь одну особенность: большинство из них удалось завершить в срок и без накладок исключительно благодаря разумному планированию и грамотному управлению. Увы, в наше время только хорошей идеи и опытной команды уже недостаточно. Исследования экспертов подтверждают: более 80% проблем в реализации любых проектов возникают по причине неумелой организации труда.
Нет, речь пойдет не о набившем оскомину командном духе или тайм-менеджменте – оставим это теоретикам тимбилдинга. Вопрос в другом: можно ли автоматизировать процессы управления и задействовать компьютерные средства для воплощения в жизнь того самого принципа научной организации труда? И в первую очередь в организациях, которые по старинке реализуют функции планирования, делегирования и контроля с помощью таблиц Excel, календарей и записей в молескинах?
Да, такие решения существуют, и их основная роль – предоставить команде и ее руководителю, грубо говоря, комплексы для совместной работы над проектами: это и календарь, и планировщик, и система контроля рабочего времени, и средство для общения, и многое-многое другое, чего на пальцах не объяснить, а лучше сразу рассмотреть на конкретных примерах.
Сразу оговорюсь: таких решений много, и выбрать наилучшее сложно, ведь у каждого менеджера свои потребности. Кроме того, важен вопрос цены: если крупные корпорации скорее предпочтут солидные проприетарные решения, то молодые стартапы с большей охотой воспользуются бесплатными или недорогими альтернативами. Поэтому в нашем обзоре будут представлены разные продукты, которые объединяет одно: все они неоднократно прошли проверку временем и доказали на практике свою полезность.
Asana
Традиционно буду придерживаться алфавитного порядка. Итак, решение Asana примечательно тем, что, во-первых, условно бесплатно (оплачивать придется только расширенные возможности), а во-вторых, позиционируется как самодостаточная система для небольших команд. То есть нет необходимости задействовать сторонние средства коммуникаций, в том числе электронную почту: в основе продукта лежит принцип «Рабочего стола» и раздела «Входящие», где и концентрируются все задачи. Мобильное приложение (для iOS и Android) гарантирует высокую степень вовлеченности задействованных в рабочих процессах сотрудников и предоставляет отменную детализацию всех событий.
Главное удобство в том, что все предельно наглядно и ни одна деталь не останется незамеченной, ведь Asana создана профессионалами – сооснователем Facebook Дастином Московицем и ее экс-инженером Джастином Розенштейном, которые изначально занимались задачей увеличения продуктивности персонала компании.
Citrix Podio
Решение промышленного класса, возможности которого значительно шире, чем просто организация взаимодействия между работающими над проектом сотрудниками. Предлагается целый ряд функций, позволяющих тесно сотрудничать с заказчиком на всех этапах – от формирования технического задания до внедрения, сопровождения и организации продаж. В комплекс включены механизмы для формирования и отслеживания исполнения задач, обсуждения рабочих процессов, распределения заданий и отслеживания сроков, а также подключения используемой информации и отслеживания новых идей.
Причем весь обмен данными легко осуществляется внутри Citrix Podio, без необходимости привлечения сторонних программ. Есть средства доставки мгновенных сообщений и обмена файлами, при этом поддерживается интеграция с электронной почтой, Google Disk, Dropbox, Microsoft Exchange. Присутствуют доска объявлений, чат и видеозвонки. Помогают управлять проектом диаграммы Ганта и разнообразные фильтры вкупе с продвинутой системой поиска.
Corel MindManager
Один из наиболее прогрессивных таблично-диаграммных подходов (майнд-мэппинг), воплощенный в этом приложении, позволяет очень эффективно визуализировать все происходящее в процессе коллективной работы. Наглядность и прозрачность – вот что такое Corel MindManager. Для его подробного описания потребуется отдельная статья – уж слишком он мощный. Безусловно, полноценное освоение программы потребует некоторого времени, зато послужит залогом успешной реализации проекта любой сложности.
Комплексные идеи с легкостью разделяются на более мелкие детали, позволяя увидеть тонкости связей между ними. Примечательно, что все объекты (документы, файлы, временные рамки, медиафайлы) включаются в визуализированное отображение схемы проекта, предохраняя от утери важной информации. К слову, поддерживаются не только данные из файлов Microsoft Office, но и множество популярных репозиториев и более чем 800 приложений.
«Битрикс24»
Разработчики данного продукта утверждают: невозможно одним способом решить все задачи. Поэтому в «Битрикс24» учитываются различия между государственным заказом, где финиш – выполнение всех условий договора (механизм – скрупулезное следование нормативно-технической документации), и коммерческим проектом, в котором точка обыкновенно ставится, когда заказчик удовлетворен (механизм – гибкие методики SCRUM). Таким образом, здесь все построено на привязке к проектам или рабочим группам, в частности заполнении карточек задачи (в том числе файлами и документами), последующем отображении задач в виде диаграммы Ганта, слежении за их прогрессом и взаимодействии с другими задачами.
Возможно, в описании это выглядит непросто, но на деле постановка (формирование) любой задачи занимает не более пяти минут, а контроль, по словам разработчиков, реализован как система управления ресурсами проекта: CRM учитывает расход рабочего времени каждого исполнителя и сопоставляет с запланированными по задачам трудозатратами. Учет времени в отдельных задачах, расписаниях на день и общем календаре делает управление сроками проще и точнее.
К слову, «Битрикс24» не имеет ни малейших проблем с локализацией, чем нередко грешат зарубежные аналоги.
* * *
Среди программ, представленных на данном рынке, непросто выбрать даже десяток с сопоставимыми характеристиками – каждая по-своему уникальна. Опять же, сравнивать SaaS- и Standalone-версии не вполне корректно, хотя решают обе одну и ту же задачу. И с точки зрения предпочтений: не все же любят «картинки» – кому-то по душе консервативный способ учета и отчетности, а кто-то без визуализации и перетаскивания объектов мышкой попросту себя не мыслит.
Но все же верхнюю строчку в нашем обзоре получает Corel MindManager – за сочетание беспрецедентной наглядности представления информации, мощнейшего механизма обработки и весьма обширного набора возможностей. Вторую позицию отдаем «Битрикс24» – мощная, надежная, проверенная временем система для тех, кого не привлекают «архитектурные излишества». И наконец, третье место у Asana – как весьма интересного решения для проектов начального уровня, авторы которых только выбирают первый продукт для совместной работы (что, однако, не означает его непригодности для более мощных сценариев применения).
Опубликовано 16.04.2019