Цифровой мост: интеграция корпоративного портала с существующими системами компании
Изображение создано нейросетью
Корпоративный портал смело можно считать цифровым двойником компании в онлайне. Создавая единую информационную среду, портал объединяет в себе разные группы аудитории — сотрудников, партнеров, клиентов, а также функции автоматизации бизнес-процессов, агрегирования, поиска информации и различных веб-сервисов — почта, новости, форумы, база знаний. Мы, как компания, которая помогает организациям цифровизироваться, сталкиваемся с различными запросами по интеграции одних систем с другими, от этого напрямую зависит эффективная работа не только портала, но и всей компании. Именно здесь кроются скрытые риски, которые необходимо учитывать при переходе на новые технологии и платформы.
Разным задачам — разное решение
Клиенты часто воспринимают корпоративный портал как синоним Интранета, однако это лишь часть внутренней сети. Портал может включать в себя внутрикорпоративный сайт, систему для совместной работы и интеграцию с необходимыми сервисами. В таких случаях, менеджеры выявляют истинные потребности бизнеса. Например, для курорта, где 200 сотрудников, лучше подойдет портал с встроенной CRM- или ERP-системой, а для банка на 5 000 человек — портал с сайтом, базой знаний, 1C и другими функциями. Корпоративный портал настолько универсальная и при этом гибкая система, что его можно интегрировать с сайтом для сбора заявок, телефонией для фиксации клиентских звонков, бухгалтерией для выставления счетов и оплаты, социальными сетями для ответов с одного ресурса.
Под разные запросы подходит разный функционал и, соответственно, разные интеграции:
- Развитие внутренних коммуникаций в контуре Интранета
- Организация работы и управление задачами и проектами
- Совместная работа с документами и электронный документооборот
- Планирование и учет рабочего времени
- Управление продажами и отношениями с клиентами (CRM)
- Управление персоналом
- Автоматизация рутинных бизнес-процессов
И воплотить их в жизнь можно разными способами.
Коробочное решение
«Коробочный» корпоративный портал подходит для небольших и средних компаний. Это уже готовое решение с базовым функционалом. Несомненный плюс — экономия временных и денежных ресурсов компании. Установка и интеграция, как правило, уже включена в стоимость у провайдера. Не нужны и дополнительные инвестиции в разработку и поддержку — достаточно обратиться в службу техподдержки для решения возникающих вопросов.
Коробочных решений на рынке очень много, и отдельно для таких систем не нужны веб-интеграторы. Сложность интеграции зависит от деятельности организации, которая внедряет это решение. Например, для банковской сферы коробочное решение должно пройти ряд согласований — соответствие стандартам общей информационной безопасности, ИТ-решений, стратегических разработок, HR. Дальше — вопрос денег и времени, хорошие коробочные решения с большим функционалам стоят от 8 млн р. и занимают по внедрению больше года. Однако самая главная сложность для такого — онбординг сотрудников и для данной интеграции должны подключаться не только ИТ-отделы с написанием руководств и технической документации, но и HR и маркетинг для легкого входа сотрудников в новую разработку.
Доработка существующей системы
Если стандартный набор функций готового портала не отвечает всем потребностям компании, его можно дополнить, написав необходимые модули. Например, добавить системы ERP (планирование ресурсов предприятия) или HRM (управление персоналом). Это обеспечит более глубокую интеграцию с бизнес-процессами и позволит создать индивидуальное решение, полностью отвечающее специфике компании, без необходимости разработки портала с нуля.
Рассмотрим на примере. Один из проектов — корпоративный портал — изначально был разработан с ограниченным функционалом. Периодически мы добавляем на него всё новые функции — в основном те, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы, например процесс печати документов по профессиональной переподготовке. Интеграция функций накладывает определенные условия соответствия систем — работаем с кодом, техническими требованиями и нагрузочным тестированием. Однако это может привести к перегруженности сайта и усложнению его внутренней структуры. В таких случаях важно вести полную документацию по проекту и внедрению новых систем, чтобы избежать хаоса.
Самописная разработка с нуля
Для компаний с уникальными требованиями или масштабными задачами не подходят готовые решения. Оптимальный вариант — самописная разработка корпоративного портала с нуля.
Такой подход позволяет создать полностью индивидуальное решение под специфику деятельности компании и без труда встроить портал в существующую IT-инфраструктуру, обеспечив максимально эффективное взаимодействие всех систем. Однако разработка с нуля займет больше времени и средств. Необходима будет и непрерывная поддержка с дальнейшими доработками портала. Но, абсолютно точно, это хорошая инвестиция в максимально эффективный и удобный инструмент для работы компании.
Такие проекты мы любим больше всего: разработчикам в полной мере удается применить свои знания и навыки. У организации отсутствовала единая платформа для коммуникации и обмена информацией между сотрудниками разных отделов, а поиск необходимой информации занимал непозволительно много времени. Нашим решением на вызовы бизнеса стала разработка корпоративного портала и последующее внедрение. В результате улучшилась координация действий между отделами, сотрудники получили возможность быстро и удобно находить необходимую информацию.
Нам, как компании-разработчику, интереснее всего работать с индивидуальными запросами и писать программы под клиента. Можно разработать уникальный сервис и интегрировать его. Например, добавить на корпоративный портал функцию оценки деятельности коллегами — так, голоса коллег влияли на размер премии у всей компании.
Риски при переходе
Интеграция корпоративных порталов с другими бизнес-системами играет ключевую роль в улучшении бизнес-процессов. Однако при переходе на новые системы можно столкнуться с различными рисками. Ниже перечислили те риски, с которыми мы часто встречаемся в своей работе.
- Несовместимость систем, формата данных, архитектуры программы, функционала.
- Технические ошибки — это могут быть как неполадки при настройке интеграции, так и ошибки в коде.
- Потери данных во время переноса или ошибки конвертации форматов.
- Сбои в работе портала.
- Проблемы с безопасностью информации.
- Недостаток квалифицированных специалистов со стороны клиента.
Чтобы избежать подобных рисков, на старте нам важно определиться с желаниями, потребностями компании-заказчика, а также с возможностями рассматриваемых альтернатив.
Поддержка перехода
По нашему опыту, создать и установить идеальный корпоративный портал, не так сложно, как кажется на первый взгляд. Главное определиться с подрядчиком или ИТ-специалистом, который будет сопровождать вас на всем пути интеграции систем.
Будь то коробочное решение или самописная система с доработками, любой из вариантов легче интегрировать в существующий ИТ-контур компании, если:
- провести анализ существующих систем, выбрать подходящие технологии и составить план интеграции по этапам
- провести пилотное тестирование интеграции на фокус-группе, выявить и устранить появившиеся ошибки
- придерживаться этапности: внедрение новых функций поэтапно позволит минимизировать риски и обеспечить контроль результатов
- мониторить, анализировать и оптимизировать работу портала вовремя.
Мы уверены, что успешная интеграция — это вовремя предотвращенные проблемы. Для сотрудников, имеющих доступ к административной панели, необходимо провести обучение правилам безопасной работы. Бывали случаи, когда по ошибке стажеры удаляли части нового портала, однако технические специалисты успешно их восстанавливали. А для легкой адаптации пользователей, советуем провести онбординг, обучить работе с новым порталом, предоставить исчерпывающую информацию и регулярно запрашивать обратную связь.
Удобный и функциональный корпоративный портал для сотрудников — это новый уровень цифровой культуры в российских компаниях. А интеграция портала с существующими системами – сложный, но необходимый для цифровизации процесс. Своевременное планирование, грамотное внедрение и постоянный мониторинг помогут избежать рисков и получить максимум пользы от новой платформы. Помните, что интеграция – это не одноразовая задача, а непрерывный процесс, и успешная интеграция станет залогом эффективной работы всего бизнеса.
Опубликовано 30.07.2024
