Электронные документы. Решения для госорганов
Ни развитие межведомственного электронного взаимодействия, ни повсеместное внедрение в работу государственных и муниципальных учреждений систем электронного документооборота не позволяют полностью отказаться от традиционных бумажных документов. Для этого существуют сотни причин, — как технические, так и укоренившаяся десятилетиями привычка работать с бумажными документами. Поэтому выбор оптимальных решений для сканирования всех видов документации остается для госучреждений насущной проблемой.
Задачи, которые решают государственные учреждения с использованием сканеров, можно разделить на две группы. Первая – обеспечение электронного документооборота, развитию которого в государственном и муниципальном управлении сейчас уделяется особое внимание. И дело не только и не столько в обеспечении текущего внутреннего делопроизводства — острее всего в оцифровке «бумаги» нуждаются органы, работающие с обращениями граждан. Даже при форсированном переводе госуслуг на цифровую основу весьма большое число обращений сопровождалось, и будет сопровождаться впредь бумажными документами — уровень компьютеризации нашего населения далеко не столь высок, как может показаться, это очевидно даже оптимистам. Другая, столь же важная причина — юридическая значимость бумажных документов, используемых, например, для отчетности. А значит, потребность государственных учреждений в сканировании документов сохранится еще долгие годы.
Вторая группа задач — перевод в электронную форму документов, находящихся в отделах делопроизводства и архивах. О том, насколько важна эта задача, можно судить хотя бы по недавней трагедии, случившейся с собранием Института научной информации по общественным наукам РАН, архивы которого пострадали от огня и воды, став на ближайшие годы недоступными для использования. При этом речь идет и о текущих задачах государственного управления, а значит, целых комплексах документов, находящихся в ведении учреждений. Массовая оцифровка производится во всех структурах, которым приходится работать с копиями многостраничных документов в нескольких местах одновременно (очевидный пример – делопроизводство арбитражных судов).
Объем документов, которые приходится сканировать в государственных учреждениях, столь велик, что для решения этой задачи многофункциональные устройства применимы лишь в ограниченном числе случаев. И дело не только в их недостаточной производительности при работе с большим объемом бумажных материалов, главное – скорость обработки документов и зачастую отсутствие продвинутых функции для работы с отсканированными изображениями. Для использования цифровых копий в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) необходимо создание качественных копий, которые гарантируют их корректное распознавание в потоковом режиме. Не менее важно качество сканирования и в отношении документов, имеющих нечеткие оттиски печатей и штампов, рукописные пометки, резолюции и другие реквизиты. Учитывая, что сканеры используются в госучреждениях в массовом порядке, одним из основных, если не главным требованием к ним является простота управления. В противном случае затраты на то, чтобы обучить служащих работе со сканирующими устройствами будут слишком велики как на федеральном уровне, так и для каждого отдельного региона.
В модельном ряду компании Xerox есть сразу несколько сканеров, которые, обеспечивая необходимое качество электронных копий, обладают и целым рядом дополнительных функций, облегчающих постоянную работу с устройством, и не требуют от пользователей специальных навыков или подготовки.
Наиболее оптимальны для обработки текущей документации в государственном секторе компактные решения формата А4. Их основное достоинство — простота, а в случае с устройствами Xerox – еще и невысокая цена. Так, у планшетного сканера Xerox x7600i и протяжного Xerox DocuMate 3115 оптимальная ежедневная нагрузка невелика, — до 500 страниц, но даже она позволяет удовлетворить потребности небольшой рабочей группы. Xerox x7600i способен оцифровать в черно-белом и цветном режиме до 8 стр./мин., скорость работы Xerox DocuMate 3115 доходит до 15 стр./мин.
Если Xerox x7600i — классический пример настольного сканера, который отлично подходит для оснащения рабочего места в офисе, то Xerox DocuMate 3115 можно использовать и на выезде, что оценили, например, работники социальных служб. Так, сканирующий модуль можно отстегнуть от настольной док-станции и подключить непосредственно к ноутбуку через порт USB. При этом, несмотря на то что сканер этот протяжной, он с успехом работает с документами самых разных форматов, в том числе заламинированными.
Еще одно достоинство моделей Xerox – интеграция сразу с несколькими программными решениями, что заметно облегчает работу с документами. Например, для распознавания текста здесь используется Nuance OmniPage Pro – OCR-система, которая с успехом обрабатывает и документы со сложной структурой, в том числе многостраничные. Для облегчения управления служит ПО Visioneer OneTouch: позволяет сканировать, обрабатывать и сохранять документы по заданным сценариям, которые «прописываются» в аппаратной кнопке устройства.
Для учреждений в целом и отдельных подразделений, объемы сканирования в которых велики, у Xerox есть специальные решения. Так, для организаций с ежедневной нагрузкой до 1000 страниц подойдет планшетный сканер Xerox DocuMate 4700, способный обработать одну страницу А3 за 2,5 секунды, или более сложный Xerox DocuMate 3920, оснащенный устройством для автоподачи оригиналов и способный просканировать до 20 стр./мин. при одностороннем режиме и до 14 — в дуплексе.
К слову, «собратья» последней модели по серии DocuMate 3ххх все имеют автоподатчик оригиналов и могут быть использованы, в зависимости от нагрузки, в структурных подразделениях, где имеется потребность в потоковом сканировании бумажных документов. Скорость работы таких сканеров весьма высока, а наличие устройства автоматической подачи и возможность запрограммировать аппаратные органы управления на автоматическое сохранение результатов сканирования делают их пригодными для отделов делопроизводства даже крупных учреждений. Так, Xerox DocuMate 3220 обрабатывает до 13 стр./мин. в цветном и до 23 стр./мин. в черно-белом режиме, а Xerox DocuMate 3640 – до 80 стр./мин. При этом оптимальная нагрузка последнего – 5 тыс. страниц в день – позволяет обрабатывать весьма внушительные массивы документов, сравнимые с теми объемами, которые образуются в работе крупных организаций.
Там, где помимо производительности требуется еще и компактность, могут использоваться протяжные устройства. Таких среди производительных сканеров Xerox три: Xerox DocuMate 3125 (до 25 стр./мин.), Xerox DocuMate 4760 (до 60 стр./мин в цвете и до 80 стр./мин. в черно-белом режиме.) и оснащенный автоподатчиком Xerox DocuMate 4440i (до 80 стр./мин. в дуплексном режиме).
Возникают в деятельности государственных учреждений и специфические задачи, связанные с потоковой обработкой крупных массивов документов. Особенно часто с ними сталкиваются организации, непосредственно работающие с населением: учреждения здравоохранения, социальной защиты, ЖКХ и т.д. Актуальны такие решения и для тех учреждений, которые обрабатывают большие объемы отчетной документации, в том числе и для статистических органов. В портфеле Xerox на такие ресурсоемкие задачи ориентированы протяжные Xerox DocuMate 4790 и 4799 – с ними можно обрабатывать 10–40 тыс. листов ежедневно. Причем помимо высокой производительности они предлагают завидный ряд дополнительных функций, таких, к примеру, как распознавание листов, скрепленных степлером (при обнаружении такой «пачки» сканирование автоматически приостанавливается), защиту от подачи двух и более листов одновременно, а также «зажевывания» листа при застревании бумаги и др. Есть даже система защиты стекла сканера от пыли, обеспечивающая стабильно высокое качество сканирования. А вместительные лотки устройств автоподачи – на 200 и 250 листов – позволяют подавать на обработку документы большими пачками, одновременно вводить, к примеру, целые комплексы отчетных документов, поступивших от организации. При этом программно можно организовать и сортировку готовых сканов: по папкам в соответствии с происхождением или адресацией комплексов документов.
Требования к закупкам оборудования для нужд госорганов сформулированы в соответствии с действующим законодательством и регулируются ФЗ №44. Помимо собственно технических характеристик, которым сканеры Xerox соответствуют в большинстве случаев даже с избытком, они предполагают наличие четких логистических схем доставки оборудования, а также прозрачного процесса осуществления сервисной поддержки. Жесткие условия поставок соблюдаются благодаря выделению работы с государственными структурами в особенное направление бизнеса Xerox в России и четкому контролю всех логистических и сервисных цепочек. Кроме того, в случае необходимости вендор готов доработать программное обеспечение в соответствии со специфическими потребностями заказчика.
И наконец, возможности Xerox позволяют организовать качественное сервисное обслуживание в любом регионе России, без которого эффективная эксплуатация парка сканеров, тем более, решающих объемные ответственные задачи, критически важные для обеспечения работы государственных и муниципальных органов, просто невозможна.
Опубликовано 25.03.2015