Как выстроить взаимовыгодное сотрудничество с ИТ-аутсорсером: взгляд со стороны подрядчика
Изображение: Robodeski/shutterstock.com
50% успеха работы зависит от заказчика. Поэтому перед передачей проекта на аутсорс сперва выстраивайте процессы в компании. Становитесь заказчиком, с которым срабатываются. Аутсорсеры тоже выбирают компании, и мы отказывались от сотрудничества с теми, у кого в процессах неразбериха. Под неразберихой я имею в виду нестыковки, когда разные директора и департаменты противоречат и блокируют решения друг друга. В таких случаях проблемы начинаются на этапе подготовки к проекту. Лучше отказать клиенту сразу, чем уйти в минус и подпортить репутацию.
Кейс: генеральный директор и ИТ-директор крупной компании не сошлись на стоимости работы: один готов увеличить смету в два раза, а второй утверждал, что цены завышены. Здесь возник диссонанс: руководство противоречили друг другу и разные люди выходили к нам с разными решениями. Процесс согласования затягивался, а сроки у заказчика поджимали, что добавляло суеты. При этом мы не могли снизить стоимость, так как изначально сделали коммерческое предложение без большой маржи для нас, о чем сразу предупредили. В итоге мы отказались от сотрудничества.
2. Выбирайте ИТ-аутсорсера, который понимает ваши боли и предлагает решения
Обычно у компаний целый пул аутсорсеров, которые могут сдать проект. Также на ЛПР выходят сейлзы на конференциях и предлагают свои услуги. Предстоит сделать сложный выбор и заранее понять, с какими аутсорсерами сработаетесь и не потеряете время и деньги на тупиковое сотрудничество. Менеджер со стороны подрядчика прежде всего должен выяснить, что волнует клиента, какая проблема не устраняется. В идеале, при первой рабочей коммуникации делаются наметки решений или предлагается проконсультироваться с технической командой, чтобы вернуться с обратной связью.
При изучении портфолио полезно обратить внимание на:
- Релевантность опыта ИТ-команды вашим задачам.
- Стеки и сроки.
- Сегменты клиентов. Присмотритесь к смежным отраслям, поскольку одна сильная компания набирает команду и для ретейла, и для финтеха: разница в стеках ИТ-специалистов.
Обратите внимание, как быстро менеджеры и руководители проекта реагируют на запросы, предоставляют информацию. Именно шустрые ребята выручают в моменты горящих сроков и не затягивают со сдачей проекта.
3. Подключите аутсорсера к доработке техзадания и просите аргументировать дополнения
От большинства сложностей спасает подробное техзадание, которое составляют перед стартом работы. Вы предоставляете ИТ-аутсорсерам документ, в котором прописываете задачи для решения. Исполнитель изучает техзадание, анализирует, строит дорожную карту и уже с ней выходит на новую встречу. Это все происходит до заключения договора.
Даже самое детальное ТЗ клиента ― это не константа, и опытный разработчик помогает его доработать. Пример: клиент прислал лучшее техническое задание, которое я видел. Он прописал проблемы, задачи и желаемый результат. Однако после подробного изучения и переговоров мы поняли, что даже этот документ нуждается в доработке. Мы дополнили техзадание, вышли на второй раунд согласования и аргументировали каждое решение и размер бюджета. По итогу пришли к единому видению с двух сторон и полной прозрачности процессов.
Выделю три барьера, которые возникают при составлении техзадания:
- Заказчик не понимает в деталях, что хочет. А если понимает, может не учитывать особенности технической реализации. Поэтому одна из целей пресейла — получение детального, подробного и подтвержденного заказчиком образа результата. Если со стороны клиента несколько стейкхолдеров, например, сервис будет использовать несколько систем-потребителей, важно добиться единого представления для каждого из них.
- Ожидания заказчика могут разбиться о реальность: не хватит бюджета или времени на реализацию. Тогда аутсорсеры выясняют, что хочет клиент с точки зрения бизнеса, и предлагают техническое решение.
- Заказчик может не учитывать контекст, поскольку варится в нем каждый день. И если у технической команды не возникнут вовремя вопросы, ожидания и реальность не совпадут.
Перед заключением договора детально обсуждайте проект и шаги по нему. Не стесняйтесь озвучивать замечания сразу, иначе недомолвки повлекут за собой последствия. Думаю, к доработке техзадания можно отнестись как к тестовой работе с ИТ-аутсорсером. До заключения договора вы поймете уровень экспертности команды, ее опыт в решении задач и комфорт в коммуникации. Если уже неудобно взаимодействовать, то это сигнал, что с аутсорсером не получится плодотворное сотрудничество. Даже если у него релевантное портфолио и хорошие отзывы.
4. Добивайтесь прозрачности ценообразования и не пытайтесь сэкономить
Добросовестные аутсорсеры называют цену, которая не ниже рыночной, и обосновывают стоимость. Кажется, что это очевидный и понятный пункт, однако регулярно встречаюсь с чрезмерным желанием сэкономить.
Поделюсь кейсом: заказчик выбрал конкурента, который предложил цену в два раза меньше. При этом она оказалась ниже себестоимости нашей работы. Я поделился опасениями с клиентом и порекомендовал внимательнее изучить договор. ЛПР, к своему будущему сожалению, посчитал, что цена в порядке и объем работ действительно возможно выполнить в два раза дешевле, чем они делаются на рынке. В итоге мои опасения оправдались: заказчик через 4 месяца вернулся к нам, потому что конкуренты слили бюджет и не принесли результат. В этом сотрудничестве клиент потерял время, деньги, а взамен получил вымотанные нервы.
5. Изучайте договор
Обычно аутсорсеры, которые занижают цену, составляют договор некорректно для заказчика. С этим же столкнулся наш клиент из предыдущего кейса. Главное в договоре отразить, что исполнитель должен прописать перечень работ и выполнить его на 100% в рамках согласованной стоимости. А еще не запрашивать увеличение сметы при форс-мажорах, которые происходят по его вине. Защитите свои интересы на этапе подписания договора, иначе велик риск переплатить или потерять время на исполнителя, который в итоге не выполнит все то, что обещал сделать.
6. Наладьте регулярную коммуникацию
При четко выстроенной работе не возникает ощущения, что на проекте что-то идет не так. Главный лайфхак ― непрерывная коммуникация и управление ожиданиями. Организуйте еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные встречи, чтобы обсуждать дела на проекте.
Регулярная коммуникация помогает:
- Соотносить ожидания и снимать вопросы по процессу работы.
- Контролировать друг друга.
- Понимать, что происходит на проекте: какие возникают сложности, с чем быстро справляетесь. Это помогает перестроить работу других структур, если процессы связаны. А еще снимает тревогу и завышенные ожидания.
Рекомендация: выбирайте команду, с которой комфортно общаться и решать рабочие вопросы. Это снизит уровень стресса в работе и предотвратит возможные конфликты.
Вместо вывода
Выстраивание сотрудничества с ИТ-аутсорсерами — длительный процесс, который требует вовлеченности с двух сторон. В конечном итоге, главное правило — подходите к выбору партнера осознанно и выстраиваете коммуникацию на основе доверительных отношений и прозрачности. Тогда сотрудничество станет не просто временным решением, а залогом успешной цифровизации и достижения поставленной цели.
Опубликовано 15.10.2024
