Как организовать эффективную коммуникацию с ИТ-аутсорсером?
Изображение: Everett Collection/shutterstock.com
В этой статье я поделюсь практическими наработками из опыта своей компании по организации эффективной коммуникации при создании ПО на заказ.
Так ли уж важна коммуникация при разработке ПО?
Да, важна. Если кратко, эффективная коммуникация дает максимальный контроль над процессом создания проекта. Если в деталях, то:
- Заказчик знает и понимает, как продвигается работа по проекту, на каком этапе проект находится, какие задачи уже выполнены, какие осталось реализовать и т. д. Быть в неведении — хуже всего. Поэтому контроль над процессом позволяет заказчику снизить уровень общей неопределенности по проекту, а при необходимости оперативно внести необходимые корректировки в соответствующие планы и организацию бизнес-процессов.
- Аутсорсер лучше дисциплинирован, а, следовательно, существенно снижаются риски срыва сроков. Даже на фриланс-биржах вводится система промежуточных отчетов для любых заказов со сроками больше недели. Как это ни странно, но осознание того, что нужно будет отчитаться по проекту совсем скоро, а не в «прекрасном далеко», добавляет мотивации, повышает скорость и эффективность работы, а второе дыхание (и третий глаз) открывается чаще и с лучшей результативностью.
- Заказчик максимально вовлечен в проект. Это значит, что своевременно обнаруживаются узкие места по проекту. А значит, можно оперативно продумать способы преодоления этих узких мест. Или на худой конец — «план Б», потому что реализация «плана Б» значительно лучше, нежели срыв проекта в целом.
- Заказчик имеет возможность оперативно внести коррективы по проекту, его функционалу. Да, в теории клиент должен четко понимать, какой функционал ему необходим, отразив это в спецификации проекта. Но практика зачастую далека от теории. Потому что есть феномен неполноты информации и потому что заказчик может вообще работать в условиях быстро изменяющейся бизнес-среды.
- И да, с учетом последнего пункта можно утверждать, что эффективная коммуникация позволяет сэкономить ресурсы заказчика, реализовав необходимые изменения не только в более короткие сроки, но и с меньшим бюджетом. Хотя бы потому что переделывать — всегда дороже, чем сделать сразу правильно.
Пять инструментов эффективной коммуникации
Если вкратце, на мой взгляд, эффективная коммуникация строится посредством четырех основных кирпичиков — спринт-церемоний, еженедельных созвонов, ежедневных отчетов и канала оперативной коммуникации. И все это как цементом скрепляется договоренностью о временных рамках коммуникации. И замечу, что если в строительстве необходимо сперва подготовить кирпичи, а потом уже наводить цементный раствор, то при организации эффективной коммуникации с ИТ-аутсорсером я бы рекомендовал начать именно с наведения раствора.
1. Спринт-церемонии
Задачи инструмента и его реализация. Спринт-церемонии — это, конечно, классика жанра Agile-разработки. Здесь команда разработчиков аутсорсера посредством видеозвонков или видеоконференций встречается в обозначенное время с владельцем продукта, и стороны обсуждают бэклог текущего спринта и его роль в реализации всего проекта. Как говорится, думай глобально, действуй локально.
Периодичность. Оди-два раза в месяц. Реже — нецелесообразно, так как снижается гибкость проекта и скорость учета изменений окружающей бизнес-среды. Чаще — нецелесообразное раздробление проекта и, соответственно, нецелесообразная трата времени (тем более, забегая вперед, скажу, что у вас еще будет возможность корректировки). Например, для большинства проектов нам удается распланировать задачи сразу на месяц.
Продолжительность. Возможно, это самое длительное событие в рамках коммуникационного взаимодействия. Например, в нашей практике есть случаи, когда продолжительность спринт-церемонии составляла около трех часов. Так что выделяйте в своем расписании достаточно большое окно под спринт-церемонии и в своем рабочем расписании не планируйте других важных мероприятий в этот день.
Время проведения. Понедельник (лучше) или вторник (можно, но я бы рекомендовал это как «план Б»). Если понедельник, то вторая половина дня — чтобы у обеих сторон было время качественно подготовиться, например, сразу после обеденного перерыва. Если вторник — можно в первой половине рабочего дня, а подготовку можно осуществить накануне.
Итоги. Аутсорсер четко понимает, какие задачи требуется решить в рамках текущего спринта. Заказчик четко знает, насколько должен продвинуться проект в рамках данного спринта, а также получает информацию к размышлению и планированию следующего спринта.
Важный момент (думаю, это является нормой в разработке ПО, но все же отмечу). Для фиксации перечня согласованных задач используйте систему управления проектами (трекер задач). Ваш ППР-результат (в аналогиях со строительством и их терминологией) должен действительно быть «Проектом Производства Работ», а не «Пришли, Поговорили, Разошлись».
2. Еженедельные созвоны
Задачи инструмента и его реализация. Еженедельные созвоны необходимы для того, чтобы, с одной стороны, обеспечить еще большую гибкость задач, а с другой — обеспечить оперативный контроль над проектом и оперативное отслеживание прогресса по проекту. Также можно воспользоваться видеозвонками или видеоконференцией. На этих созвонах команда аутсорсера представляет отчет о задачах, поставленных в бэклог текущего спринта и выполненных на текущей неделе, обсуждаются возникающие проблемы/узкие места и способы (или хотя бы направления) их решения. Также здесь ставятся задачи текущего спринта на следующую неделю. Кроме того, именно здесь можно оперативно внести коррективы по проекту, если в этом возникает необходимость.
Периодичность. Один раз в неделю.
Продолжительность. В зависимости от сложности проекта, сложности задач, поставленных на эту неделю, а также количества возникших моментов для обсуждения (проблемы, узкие места, изменения в проекте), продолжительность еженедельных созвонов, в среднем, варьируется от 30 минут до 1,5 часов.
Время проведения. Идеальное время для еженедельных созвонов, согласно моей практике — пятница, вторая половина рабочего дня (в идеале — за 2–3 часа до его окончания).
Итоги. Заказчик внес необходимые изменения и дополнения по проекту, имеет четкое понимание прогресса его выполнения. Возникшие проблемы озвучены и обсуждены, поставлены задачи на следующую неделю.
Важный момент. Не забываем фиксировать выполнение задач в системе управления проектов.
3. Ежедневные отчеты
Задачи инструмента и его реализация. Основная задача здесь — обеспечить для заказчика максимальную прозрачность выполнения работ. Реализуется в виде направляемого заказчику документа с перечнем задач и работ, выполненных за текущий день и времени, затраченного на это. При необходимости — комментарии. Периодичность. Каждый рабочий день.
Время проведения. Подготовка отчета осуществляет в самом конце рабочего дня, чтобы была возможность включить в него все работы, выполненные за этот день. Важно, чтобы вы как заказчик имели доступ к этому документу не позднее начала следующего дня.
Итоги. Заказчик видит, на что было затрачено оплаченное им время (что особенно важно при работе по бизнес-модели T&M).
Важный момент. Документ с отчетом также рекомендуется загружать в систему управления проектов, предварительно обсудив его путь (например, в разделе с задачами на текущую неделю).
4. Канал оперативной коммуникации
Задачи инструмента и его реализация. Ежедневные созвоны — это отлично, но все же имеют значительный перерыв по времени (читайте: редкие). Ежедневные отчеты могут претендовать на статус «частые», но, по сути, являются односторонней связью. При этом, например, бывают ситуации, когда требуется срочно озвучить важные идеи и комментарии. В этом случае полезно создание специального канала оперативной коммуникации. Например, это может быть специальный раздел в системе управления задач, где вы как заказчик можете создать отельную ветку для обсуждения, изложив суть своего обращения.
Итоги. Не дожидаясь еженедельного созвона, заказчик может донести до аутсорсера важную информацию и получить обратную связь.
Важный момент. Следует помнить, что оперативность коммуникации не должна негативно сказываться на работе над самим проектом. Иными словами, необходимо обеспечить баланс между скоростью реакции разработчиков на обращение и скоростью выполнения текущих задач. Во время работы над задачей программисту требуется огромная концентрация, которая позволяет удерживать весь кодовый и архитектурный контекст, необходимые для реализации этой задачи. В таких случаях любое отвлечение равносильно откату назад в работе над задачей. Поэтому не следует требовать немедленного реагирования на ваше обращение. Вместо этого можно договориться, что ответственный разработчик проверяет канал оперативной коммуникации и дает обратную связь один или два раза в день. Например, в практике нашей компании — раз в 4 часа: по окончании обеденного перерыва и в конце рабочего дня перед подготовкой ежедневного отчета.
5. Договоренность о временных рамках коммуникации
Описывая используемые инструменты, я называл временные рамки проведения спринт-церемоний, еженедельных созвонов и обратной связи по каналу оперативной коммуникации. Однако все приведенные примеры хороши и беспрепятственно реализуемы только в том случае, когда заказчик и аутсорсер находятся в одном часовом поясе.
В то же время ситуация может быть дискуссионной, если заказчик и разработчик находятся в разных часовых поясах. И чем больше разница во времени, тем этот вопрос становится более актуальным, что, тем не менее, не означает невозможность плодотворного сотрудничества между ними. Наоборот, наличие разницы во времени может даже оказаться преимуществом.
Время созвонов, а также обратной связи в плане оперативной коммуникации должны учитывать комфорт обеих сторон. Поэтому при наличии разницы в часовых поясах я особенно рекомендую обговаривать временные рамки коммуникации. так сказать, «на берегу».
Например, если вы находитесь в Москве, а ваш подрядчик в Омске, то вряд ли уместно предлагать проводить еженедельные созвоны с 15:00 мск — в это время у подрядчика будет уже 18:00 по местному времени. В таком случае более целесообразен созвон в 11:00 по Москве. Тогда у вашего аутсорсера будет 14:00, что позволит ему провести полноценную встречу с вами и завершить свой рабочий день без переработок.
Заключение
Итак, эффективная коммуникация с ИТ-аутсорсером действительно позволяет получить максимальную гибкость и максимальный контроль над проектом. Основываясь на практике организации коммуникаций в нашей компании, я выделил пять инструментов эффективной коммуникации — организацию спринт-церемонии, организацию еженедельных созвонов, организацию ежедневных отчетов, использование канала оперативной коммуникации и договоренность о временных рамках коммуникации.
В нашей компании мы применяем эти инструменты как для выстраивания коммуникации непосредственно с нашими заказчиками, так и в случае привлечения других разработчиков на субподряд (что тоже случается, по особенно крупным проектам). Насколько мне известно, все счастливы.
Опубликовано 25.09.2024
