Как мы автоматизировали ЖКХ-процессы на 200 домов
В результате появилась единая платформа, а благодаря ей - около 40% времени сотрудников освободилось для решения нерутинных задач, работа всех отделов УК ускорилась в 4 раза, а количество ошибок уменьшилось на 80%. Жильцы домов стали получать услуги вовремя и их недовольство наконец-то начало спадать. Стоимость такого решения - от двух миллионов рублей, с полной окупаемостью меньше чем за год.
Клиент: «SOS, мы не справляемся!»
Под управлением именно этой УК больше 200 многоквартирных жилых домов, общая жилплощадь составляет около 1,3 млн. кв. м.
При этом средний возраст зданий — от 30 до 70 лет. То есть в основном это старый жилфонд с высокой степенью износа, а значит — им очень нужен регулярный ремонт.
Однако сотрудники ДУК столкнулись с тем, что качественно выполнять эти обязательства очень трудно. Бюджет буквально утекал сквозь пальцы, а раздраженные жильцы обрывали телефон с вопросами по своим заявкам и грозились уйти к другой управляющей компании. Казалось — провал неминуем.
В результате «внутреннего расследования» главной причиной оказалось неэффективное устаревшее программное обеспечение, которое тормозило большинство процессов.
«Первой мыслью было заменить старые программы современным готовым решением — пойти в магазин, купить новые красивые «коробочки» и установить их. Хорошо, что мы не успели это сделать — “костыли”, обошлись бы нам дороже, чем индивидуальная разработка». Александр Марков, консультант-эксперт по работе с управляющими компаниями.
Запрос ДУК на поиск решения звучал так: нужен современный единый цифровой «посредник» между жителями и управляющей компанией, который ускорит и упростит процессы: учета и исполнения заявок, ведения подомового учета, анализа и формирования отчетности.
И как следствие — с одной стороны снизит риск отказа домов от услуг УК, а с другой — «спасет» от штрафов надзорных органов.
Трудности перед управляющей компанией возникли действительно серьезные, поэтому команда Лаборатории разработок предложила поэтапную работу, которая постепенно решила поставленные задачи.
Разработка проекта
Здесь первым делом определили инструменты автоматизации — базовое ПО, на основе которого создается проект. Им стали два продукта, которые успешно используются в сфере ЖКХ:
1С:Учет в УК ЖКХ, ТСЖ и ЖСК 3.0 — обеспечивает интеграцию подомового и бухгалтерского учета в единую систему. Здесь отражаются и анализируются все доходы и расходы, взаиморасчеты с подрядчиками, формируются финансовые отчеты для контролирующих органов.
1С: ТОИР 2 КОРП 2.0 — отвечает за управление ремонтом жилья и техническими активами управляющей компании (в т.ч. управление бюджетом, выделенным на ремонт). Все заявки, планы на ремонт, учет оборудования и техники отражаются и автоматизируются здесь. При этом подрядчики могут сами ставить отметки о том, что провели работы — для этого им выдается специальный доступ.
АСУ АДС — собственная разработка. Позволила заменить устаревшую систему, которой пользовался клиент.
Персонализация процесса разработки включала создание специальных отчетных форм (дашбордов, таблиц). Они помогают отслеживать, как идут работы, которые выполняют подрядчики, а также как поступают и исполняются заявки от жильцов. А главное — позволяют провести аналитику по причинам частого ремонта и уйти от режима «реагировать на заявки» в режим «предвидеть то, что в течение года потребует ремонта и внимания».
«Возможно, кому-то программы, созданные на базе 1С, кажутся ”серенькими” и скучными. Но когда стоит вопрос потери клиентов и денег, то главным фактором при выборе все же становится возможность объединять и быстро анализировать данные в одной канализационные трубы — так и сделали. И клиент видит, что УК держит свое слово. При этом с программой справились (не без помощи, конечно, в том числе психологической) даже самые возрастные наши сотрудницы. Ни для кого ведь не секрет, что в сфере ЖКХ большинство тружениц канцелярий — дамы в статусе “бабушка”, которые нередко в штыки принимают всякие цифровые нововведения» - вспоминает Александр Марков, эксперт по работе с управляющими компаниями.
Результаты
«Это первый год нашей работы, когда начальник ФЭУ перед сдачей отчета ложится спать без валерьянки».
-
100% заявок стали обрабатываться и выполняться. Новая система учета позволила не терять эти данные «на входе».
-
Около 40% трудовых ресурсов освободилось для решения более интересных и прибыльных задач. Например, появилась возможность развивать новую услугу — внутриквартирные ремонты.
-
В 5 раз увеличилась скорость получения оперативной отчетности. Онлайн-табло с аналитическими данными позволяет следить за процессами в режиме реального времени.
-
На 80% меньше стало влияние человеческого фактора на все бизнес-процессы. Практически исчезли ошибки, которые появляются по вине сотрудников.
-
В 2 раза повысилась производительность плановых отделов. Онлайн-отслеживание всего цикла работы с заявками позволила составлять реалистичный график для всех работ.
-
На 90% выросла скорость принятия решений. Появилась возможность в режиме реального времени отслеживать «красные зоны», которые требуют немедленного вмешательства.
-
В 4 раза быстрее стала обработка данных. Это стало возможным благодаря сквозной системе учета данных и интеграции данных в надстройки финансового учета.
Кроме этого получился хороший социальный эффект - улучшились отношения с жильцами. Благодаря тому, что работы стали выполняться качественно и вовремя, а отчетность по бюджету стала прозрачной.
Конечно, прямо сейчас рано говорить о пользе для жителей - на данный момент они могут лишь частично оценить все плюсы от перемен в работе УК. Окончательные (и самые впечатляющие) результаты цифровизации еще впереди — владельцы квартир увидят в течение года.
Сейчас на очереди второй этап проекта, который позволит автоматизировать работы сразу в нескольких жилых комплексах, охватывающих до 600 многоквартирных домов.