Автоматизация бизнес-процессов с помощью Телеграм-ботов

Телеграм-боты — это программные приложения, которые взаимодействуют с пользователями через мессенджер Телеграм. Они могут выполнять различные задачи, такие как предоставление информации, автоматизация процессов, управление данными и многое другое. В условиях быстро меняющегося бизнес-ландшафта ТГ-боты становятся важным инструментом для повышения эффективности и гибкости компаний.

В моем департаменте существует большой бэклог задач по автоматизации текущих процессов. Многие из этих задач «живут» в бэклоге уже давно, имеют не самый высокий приоритет и вряд ли были бы решены в ближайшее время. Одна из них — удобное и оперативное получение отчетов и ключевых показателей топ-менеджментом компании. Задача была решена ранее, но не самым удобным способом. Изначально часть отчетов отправлялась на электронную почту по расписанию, что создавало значительные задержки. Причем топ-менеджеры часто сталкивались с ситуацией, когда им требовались данные вне запланированных рассылок. Дополнительно многие запросы на получение специфической аналитики предполагали ручную подготовку специалистами, а это увеличивало временные затраты и снижало оперативность принятия решений. Подобные недостатки старой системы привели к поиску новых вариантов для автоматизации получения отчетов и данных. Воспользовавшись опытом коллег, я решил рассмотреть ТГ-ботов как инструмент для быстрого и эффективного решения таких задач. Телеграм оказался идеальным выбором для автоматизации бизнес-процессов по нескольким причинам. Во-первых, Телеграм доступен на любых мобильных устройствах и уже установлен у всех потенциальных конечных пользователей. Это особенно важно для акционеров компании, которые не сидят в офисе за компьютером и почти не пользуются учетной системой компании: они постоянно в разъездах, а мобильный или ноутбук всегда с собой. Во-вторых, ТГ-боты достаточно легко разрабатывать и внедрять. Существует множество библиотек и фреймворков, упрощающих процесс создания ботов, и в результате компании могут быстро начать использовать их для решения своих задач. В-третьих, разработка и поддержка обходится дешевле, чем создание полноценных мобильных или веб-приложений, что делает их привлекательными для компаний с ограниченным бюджетом. Наконец, ТГ-боты могут выполнять множество задач — от предоставления информации до сложной интеграции с другими системами, и они легко настраиваются под специфические потребности бизнеса.

Что нужно учесть

Цель любой автоматизации — максимально эффективно решать задачи и улучшать рабочие процессы. При создании и внедрении ботов, мы выделили основные принципы, которые позволяют это делать.

Удобный и интуитивно понятный интерфейс. Мы уделили большое внимание UX/UI при разработке функционала и интерфейса для наших ботов, поскольку далеко не все конечные пользователи являются продвинутыми пользователями. Первоначально мы столкнулись с проблемой, что пользователи избегают применения инструмента, если интерфейс неудобен или непонятен. Поэтому мы активно собирали обратную связь и вносили изменения для улучшения юзабилити. Теперь пользователи охотно работают с ботами, а сарафанное радио привлекает все больше сотрудников к этому процессу.

Персонализация и настройки позволяют каждому сотруднику настроить бота под свои индивидуальные потребности. Например, руководители имеют возможность задавать параметры отчетов, такие как период, по которому необходимо получить данные, выбор конкретных клиентов или продуктов для анализа. Таким образом можно быстро получать именно информацию, необходимую для принятия решений.

Интеграция с учетными системами в реальном времени позволяет пользователям получать актуальную информацию и оперативно реагировать на изменения. Например, руководители могут мгновенно запрашивать данные по ключевым показателям и получать их в формате текстового сообщения или файла (скажем, Excel), что особенно удобно для работы с большим объемом данных. Пользователи должны иметь возможность реагировать на любые события учетной системы, требующие их участия, не заходя в саму систему. Это значительно ускоряет процесс утверждения и делает его прозрачным, так как все действия фиксируются и легко отслеживаются. Так, юрист может согласовать договор, а финансовый директор — заявку на расходование денежных средств, находясь в командировке.

Основные задачи, решаемые с помощью Телеграм-ботов

Для руководителей компании телеграм-бот выполняет две ключевые группы задач: аналитические и функциональные, направленные на предоставление топ-менеджменту оперативного доступа к важной информации и упрощение ряда административных процессов.

Аналитические задачи

Включают получение оперативных данных из учетной системы, поэтому пользователи бота получают необходимую информацию в режиме реального времени. 

Запрос различных видов отчетов. Отчеты могут генерироваться учетной системой в любом формате (например, всем привычный Excel) и высылаться в виде файла, что особенно удобно, если заходишь с ноутбука и нужно работать с большим объемом данных. Руководители могут запрашивать такие отчеты, как сводки по продажам, данные о текущих запасах на складе или анализ финансовых показателей. В частности, директор может запросить отчет о продажах за последний квартал и получить его мгновенно через ТГ-бота.

Получение ключевых показателей. Если не нужно формировать целый отчет (файл) и сохранять его в памяти мобильного телефона, а просто узнать значение какого-то ключевого показателя (продажи по выбранному бренду за определенный период или дебиторскую задолженность конкретного клиента), то данные придут в виде текстового сообщения. Бот может предоставлять доступ к различным ключевым показателям, имеющимся в системе, — выручка, прибыль, дебиторка и другие метрики, важные для оценки текущего состояния бизнеса.

Функциональные задачи

Включают автоматизацию ряда административных процессов, что значительно упрощает и ускоряет выполнение задач.

Согласование документов. Руководители могут использовать ТГ-ботов для согласования различных документов — заявок на расходование денежных средств, договоров и т. д. Например, финансовый директор может согласовать заявку на расходование средств на маркетинговую кампанию, находясь в командировке. 

Управление задачами и проектами. Телеграм-боты позволяют руководителям управлять задачами и проектами, контролировать их выполнение и получать уведомления о статусе. К примеру, руководитель проекта может отслеживать выполнение ключевых задач и получать уведомления о завершении этапов проекта. 

Упрощение коммуникации. Телеграм-боты облегчают коммуникацию между руководителями и сотрудниками, позволяя оперативно решать возникающие вопросы и делегировать задачи. Скажем, CEO может быстро связаться с менеджерами отделов для получения актуальной информации или поручения новых задач. 

Управление календарем и встречами. Телеграм-боты могут интегрироваться с календарем руководителя, предоставляя возможность управлять встречами и событиями, получать напоминания о запланированных мероприятиях и вносить изменения в расписание. Так, руководитель может быстро перенести встречу или добавить новое событие в календарь через ТГ-бота.

Читайте также

Будущее ИТ-образования: диплом или практика? Кто победит в новой реальности индустрии?

ИТ-образование — это обширная и многогранная область, охватывающая множество направлений, от разработки программного обеспечения до управления данными и информационной безопасности. В ближайшие 5-10 лет ИТ-образование будет продолжать быстро развиваться, реагируя на изменения в технологиях и запросы рынка труда. О том, каким ИТ-образование будет завтра, о ключевых тенденциях, изменениях в подходах к обучению и о том, как современные технологии влияют на подготовку специалистов IT-World рассказывает  Георгий Ефименко, основатель и генеральный директор IT-лаборатории VibeLab.

Оповещения и уведомления. Пользователь может настроить себе отправку важных оповещений и уведомлений — обновлений по проектам, изменений в расписании, срочных задач, а также получение ежедневного сводного отчета. Это помогает руководителям быть в курсе всех значимых изменений и оперативно на них реагировать.

Доступ к корпоративным ресурсам. Телеграм-боты могут предоставлять доступ к корпоративным ресурсам, в том числе документам, базам данных, внутренним системам и другим важным материалам. Руководители могут быстро получить доступ к нужной информации без необходимости использовать компьютер. Например, генеральный директор может получить доступ к договору или презентации прямо через ТГ-бота.

Оперативная техподдержка. Руководители могут использовать ТГ-ботов для запроса технической поддержки и решения возникающих проблем. При возникновении технических неполадок руководитель может обратиться к техподдержке через бота и получить оперативную помощь.

Внедрение телеграм-ботов: процесс и проблемы

Внедрение ТГ-ботов в компании вызвало разнообразные реакции среди сотрудников. В целом, можно выделить несколько ключевых аспектов их восприятия и реакции на нововведение.

Первоначальные ожидания и опасения. Как и при любом изменении, у сотрудников возникли определенные ожидания и беспокойство. Некоторые из них опасались, что новые технологии усложнят их работу или потребуют значительных усилий при обучении. Другие, напротив, ожидали улучшения условий работы и повышения эффективности. Чтобы минимизировать сопротивление и обеспечить «мягкое» внедрение, мы организовали обучение сотрудников использованию ботов. Были проведены обучающие сессии, на которых сотрудники узнали о функционале и возможностях ботов, а также получили пошаговые инструкции по их применению. Это помогло многим избавиться от страха перед новыми технологиями и убедиться в их полезности.

Обратная связь и улучшения. В процессе внедрения мы активно собирали обратную связь от сотрудников. Это позволило нам выявлять проблемы и недочеты, а также быстро вносить необходимые изменения. Например, некоторые сотрудники испытывали трудности с адаптацией к новым инструментам. Для решения данной проблемы мы организовали дополнительные сессии обучения и создали подробные инструкции по использованию ботов. Такой подход способствовал повышению уровня удовлетворенности пользователей и более быстрому принятию новых инструментов.

Техническая интеграция и безопасность данных. Интеграция ТГ-ботов с нашей учетной системой оказалась технически сложной задачей. Требовалось обеспечить безопасное и стабильное подключение для передачи данных в реальном времени. Для этого понадобились значительные усилия со стороны нашей ИТ-команды, включая тестирование и оптимизацию интеграционных процессов. Вопрос безопасности данных был одним из ключевых. Мы должны были гарантировать, что передаваемая через ТГ-боты информация защищена от несанкционированного доступа и кибератак. Для этого мы внедрили дополнительные меры безопасности, в том числе шифрование данных и многоуровневую аутентификацию.

Разработка удобного интерфейса. Еще одним вызовом стала разработка удобного и интуитивно понятного интерфейса для ботов. Мы поняли, что если интерфейс неудобен или непонятен, пользователи будут игнорировать инструмент, поэтому уделили большое внимание UX/UI-дизайну, чтобы взаимодействие с ботами стало максимально простым и понятным. Мы активно собирали обратную связь и вносили изменения для улучшения юзабилити.

Постепенное принятие и поддержка. Хотя изначально наблюдалось некоторое сопротивление, особенно среди сотрудников, не привыкших к новым технологиям, постепенное обучение и демонстрация преимуществ ТГ-ботов помогли преодолеть эти барьеры. Сотрудники начали осознавать, что боты действительно упрощают их работу и повышают эффективность процессов. После внедрения ботов потребовалось обеспечить их постоянную поддержку и обслуживание: решение возникающих технических проблем, обновление функционала и обеспечение бесперебойной работы. Мы создали специальную команду для поддержки пользователей и технического обеспечения ботов.

Примеры успеха и результаты. Со временем мы начали получать положительные отзывы от сотрудников, которые успешно использовали ботов в своей повседневной работе. Эти примеры способствовали распространению положительного опыта и вовлечению других специалистов в работу с новыми инструментами. В конечном итоге, благодаря поддержке и вниманию к потребностям сотрудников, мы смогли добиться высоких результатов. Телеграм-боты стали неотъемлемой частью рабочих процессов, улучшив коммуникацию, ускорив выполнение задач и повысив общую производительность.

Несмотря на перечисленные проблемы, благодаря систематическому подходу к их решению и активной работе с сотрудниками, нам удалось успешно внедрить телеграм-ботов и интегрировать их в повседневные бизнес-процессы компании.

Влияние на эффективность работы и производительность

Внедрение телеграм-ботов оказало значительное влияние на производительность и эффективность работы в нашей компании. Благодаря автоматизации различных процессов нам удалось решить множество задач и улучшить повседневную работу сотрудников.

Ускорение принятия решений. Одним из ключевых преимуществ использования ТГ-ботов стало ускорение процесса принятия решений. Руководители могут мгновенно получать доступ к актуальной информации и оперативно реагировать на изменения. Например, благодаря возможности быстрого получения отчетов и ключевых показателей через бота, топ-менеджеры могут принимать обоснованные решения без задержек. Это особенно важно в ситуациях, требующих немедленного вмешательства, таких как изменения в рыночных условиях или внутренние организационные вопросы.

Оптимизация рабочих процессов. Телеграм-боты помогли оптимизировать множество рутинных задач, что позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических вопросах. Например, бот для автоматического уведомления о статусе заказов сократил время, затрачиваемое на проверку и подтверждение заказов. Это не только ускорило процесс обработки заказов, но и снизило вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

Улучшение взаимодействия и коммуникации. Телеграм-боты значительно улучшили взаимодействие и коммуникацию между сотрудниками. Возможность мгновенного обмена информацией и координации действий через ботов помогла сократить время на согласование различных вопросов. Теперь сотрудники могут быстро делиться обновлениями по проектам, отправлять запросы на согласование и получать обратную связь в реальном времени, что делает рабочий процесс более плавным и эффективным.

Читайте также

Видеоконференц-сервисы для российского рынка: из чего выбирать?

Какие видеоконференц-сервисы представлены на российском рынке? Сопоставимы ли по своим возможностям российские продукты с зарубежными? О наиболее заметных участниках рынка программных ВКС - в материале IT-World.

Повышение уровня удовлетворенности сотрудников. Автоматизация рутинных задач с помощью телеграм-ботов также повысила уровень удовлетворенности сотрудников. Сотрудники ценят возможность использовать удобные и интуитивно понятные инструменты для выполнения своих задач — это не только облегчает их работу, но и способствует созданию более позитивной атмосферы. Например, торговые представители могут быстро получать информацию о клиентах и запрашивать обновления по текущим заказам, что позволяет им более эффективно выполнять свои задачи и улучшать качество обслуживания клиентов.

Примеры использования телеграм-ботов в повседневной работе

Управление запасами. Складские сотрудники используют телеграм-ботов для автоматического обновления данных о текущих запасах и получения уведомлений о необходимости пополнения складских запасов. Это помогает избегать дефицита и поддерживать оптимальный уровень запасов.

Координация доставок. Курьеры и логистические менеджеры используют боты для получения актуальной информации о маршрутах и изменениях в графике доставок. Это позволяет оперативно вносить корректировки и обеспечивать своевременную доставку товаров клиентам.

Сбор данных от клиентов. Отдел маркетинга использует ботов для проведения опросов и сбора данных от клиентов. Благодаря этому удается быстро получать структурированную информацию и использовать ее для анализа и принятия маркетинговых решений.

Техническая поддержка. Сотрудники могут обращаться за технической поддержкой через телеграм-ботов, что ускоряет процесс решения технических проблем и снижает время простоя.

В целом, внедрение телеграм-ботов значительно повысило производительность и эффективность работы в нашей компании. Автоматизация рутинных процессов, улучшение коммуникации и оперативный доступ к информации способствовали достижению стратегических целей и улучшению общей эффективности бизнес-процессов.

Безопасность

Обеспечение безопасности данных, передаваемых через телеграм-ботов, является приоритетом. Все данные шифруются с помощью современных криптографических алгоритмов, что предотвращает несанкционированный доступ во время передачи. Мы используем многоуровневую аутентификацию, включая пароли, одноразовые коды (OTP) и биометрические данные, чтобы гарантировать доступ только авторизованным пользователям. Внедрена строгая политика контроля, ограничивающая доступ к информации в зависимости от роли и уровня доступа пользователя.

Проводятся регулярные аудиты и мониторинг активности телеграм-ботов для выявления и реагирования на подозрительную активность и потенциальные угрозы. Мы также проводим тренинги и обучающие сессии, чтобы повысить осведомленность сотрудников о правилах безопасного использования телеграм-ботов и минимизировать риск человеческого фактора.

Данные хранятся на защищенных серверах, а передача осуществляется через защищенные сети. Используются межсетевые экраны и системы обнаружения вторжений (IDS). Регулярные обновления программного обеспечения и установка патчей безопасности защищают систему от уязвимостей и новых угроз. Мы соблюдаем все регулятивные требования и стандарты безопасности, такие как GDPR и HIPAA, для защиты персональных данных и обеспечения конфиденциальности.

Дальнейшие планы

Внедрение телеграм-ботов в нашей компании идет полным ходом. Помимо бота для руководителей, мы уже успешно внедрили ботов для торговых агентов и водителей. Бот для торговых агентов помогает управлять заданиями и встречами, проводить опросы клиентов и создавать заказы на месте. Водители используют бота для получения актуальной информации о маршрутах, изменениях в доставках и получения оперативной технической поддержки.

Процесс автоматизации и внедрения телеграм-ботов продолжается. В ближайших планах — предоставить всем сотрудникам компании возможность применять ботов, обеспечивая еще более высокую эффективность и оперативность рабочих процессов. Мы также планируем внедрение телеграм-ботов для наших клиентов. Это позволит им получать оперативную информацию о статусе заказов, обращаться за поддержкой и взаимодействовать с нашей компанией более эффективно.
Подобные инициативы направлены на дальнейшее улучшение качества обслуживания, повышение удовлетворенности клиентов и усиление нашей конкурентоспособности на рынке. Внедрение телеграм-ботов для клиентов станет важным шагом к созданию более интегрированной и удобной системы взаимодействия, что принесет дополнительные преимущества как для нашей компании, так и для наших клиентов.