Нужна ли полноценная CRM для работы с тендерами?
«В тендерах денег нет», – уверены многие участники рынка. Те, кто решается попробовать, на практике часто сталкиваются с необоснованным демпингом – участвуют в аукционах, где уже в первые 20 минут цена падает более чем наполовину. Пара таких участий – и в голове собственника бизнеса складывается картина, что тендеры его тематики поделены между акулами рынка, которые ради вытеснения начинающих готовы заключать контракты чуть ли не в ноль...
Почему бизнес, уходящий с тендеров, заблуждается и что делает не так?
Сегодня существует масса аналитических инструментов, позволяющих заранее подготовиться к вхождению в мир госзакупок, глубоко изучить любой рынок и его игроков, а также быть готовым к любым его потрясениям и изменениям. В совокупности с внедренной CRM-системой это дает неоспоримые преимущества перед конкурентами и возможность оперативно масштабировать или менять сферу деятельности.
Рассмотрим пример. Компания изготовивает рекламные конструкции: создает вывески, печатает баннеры осуществляет монтаж. В штате 5 менеджеров и 20 производственников. Опыта участия в торгах нет. Директор поручает одному из менеджеров найти информацию обо всех торгах по рекламным конструкциям в своем регионе, просчитать экономическую выгоду участия в них и подать заявки.
На поиск торгов решено выделить вечернее время – 1 час в день. Для этого сотрудник подписывается на рассылку по тендерам. Теперь каждый день на его почту приходит письмо, в котором много ссылок на тендерные процедуры по интересующей его тематике: менеджер просматривает около 20 из них и более внимательно изучает максимум пять – те, что подходят по названию и сумме. По каждому интересному тендеру нужно составить смету. Задача не приоритетная, и этого, казалось бы, вполне достаточно. Своего юриста в компании нет, поэтому у тендерного брокера заказывается услуга по подаче заявки для участия в тендере.
Итак, документы готовы, заявка подана – ждём участия в электронном аукционе. Но на процедуре торгов директор видит еще 10 участников, которые сбивают цену на 60%. Настроение падает, уверенность в дальнейшем участии в торгах – тоже. Иногда случайно удается выиграть тендер со снижением 10–30% (капля в море).
Что же в нашем примере настроено не так и что влияет на недополучение прибыли?
1. Поиск тендеров
Для того чтобы поставить поиск тендеров на поток и не тратить драгоценного времени на ручное прокликивание списков, нужна мощная поисковая система, которая с помощью тонких настроек найдет подходящие закупки. Пример такой системы – «Тендерплан». Программа позволяет находить тендеры, используя большое количество фильтров. Интересующие закупки отображаются прямо в окне программы, и нет необходимости вручную просматривать рассылки или вовсе искать процедуры по самим площадкам.
2. CRM-система
Весь процесс работы с торгами подчинен строгому алгоритму, который внесен в CRM-систему. Данные из «Тендерплана» передаются в CRM автоматически, и программа сама ведет менеджера по шагам: составить смету, согласовать участие, подготовить документацию, внести обеспечение заявки и т. д. Встроенный календарь заранее напомнит о времени участия в аукционе. После того, как торги выиграны, программа передаст заявку в отдел производства и проконтролирует выполнение заказа в срок.
CRM позволит работать со всеми тендерами, которые потенциально интересны компании, а не только теми, которые менеджер выберет сам.
3. Регламент по работе с тендерами
Документ, в котором описано, как проходит работа с тендерами: начиная от поиска процедуры и заканчивая закрытием контракта и получением оплаты.
CRM как помощник агрегатора
По основной своей сути CRM – это система контроля взаимодействия сотрудников с клиентами. Кроме того, крупные компании способны внедрять продукты, полностью отражающие всю их структуру в целом и позволяющие принимать те или иные решения.
В то же время тендерный агрегатор – продукт, без которого невозможно эффективное участие в тендерах. Помимо автоматизированного поиска, современные решения в этой области предлагают глубокую аналитику, которая позволит полностью изучить рынок для последующего внедрения в него или масштабирования существующего бизнеса. Конкуренты, заказчики, финансы и сезонность – всё это может быть отражено с максимальной точностью и использовано для корректировки стратегии участия в торгах.
В такой ситуации возникает острая необходимость интеграции тендерного агрегатора в существующую CRM-систему. Это позволит привнести в бизнес-процессы массу удобств как для линейного, так и управленческого персонала. При этом каждое подразделение компании и каждый ее сотрудник получает возможность не только автоматизировать и структурировать свою работу, но и вовремя реагировать на ошибки, неудачи и промахи.
Иными словами, соединяя бизнес-решения в широком смысле и точечные тендерные процессы, на выходе получается некий монстр планирования и контроля, который, в свою очередь, позволит функционировать всей бизнес-модели максимально эффективно.
* * *
Рынок ИТ-решений в области бизнес-процессов не стоит на месте, постоянно предлагая всё более эффективные продукты, способные приятно удивлять и открывать новые возможности перед предпринимателем. Грамотный подбор и интеграция CRM и тендерного агрегатора дадут вашей компании неоспоримое преимущество уже сегодня.
Опубликовано 28.08.2023
