Зарина Сафиуллина: Электронный документооборот: новые решения старых проблем
Тем не менее проблем по-прежнему немало: обилие ручного труда для ввода и переноса данных при внедренной системе ЭДО, интеграция с различными учетными системами, выбор оптимального решения «на вырост» для развивающегося бизнеса. О том, какие современные решения могут справиться с этими вызовами, мы побеседовали с Зариной Сафиуллиной, руководителем по развитию направления автоматизации ЮЗЭДО в компании «TeрраЛинк».
C какими проблемами сегодня сталкивается бизнес при реализации проектов ЭДО?
В первую очередь это огромное количество нормативных актов и различных законодательных инициатив. И их число только увеличивается. Еще 10 лет назад область ЭДО регулировалась довольно размеренно, а сейчас проводится по несколько отраслевых экспериментов подряд. Я говорю о новых мерах, которые не вводятся в качестве императива в данный момент, но в обозримом будущем станут таковыми. Например, изменения по электронно-транспортным накладным и машиночитаемым доверенностям, по маркированным товарам. Постепенное введение новых нормативных актов — уступка со стороны регуляторов бизнесу. Так несколько легче адаптироваться к изменениям. Но учитывать многочисленные акты и их обновления в информационных системах все равно непросто.
Еще одной проблемой является то, что в ЭДО одновременно задействованы многие участники рынка (операторы, удостоверяющие центры и другие) и не все из них вовремя успевают адаптироваться к новым условиям.
Многие компании пользовались решениями западных производителей, и в прошлом году они лишились поддержки. Нужно ли им полностью менять ПО или есть варианты?
Все зависит от того, как именно все было устроено. Если весь бухгалтерский учет велся в облаке, которое отключили, то компании придется искать новое решение — альтернативы нет. Если же компания работала с локальной системой, которая продолжает функционировать, но лишилась официальной техподдержки, то можно попробовать подключить альтернативную. Мы обладаем достаточными компетенциями и предоставляем такой сервис, в частности, для решений SAP, Microsoft и Open Text.
Кроме того, мы предлагаем нашим клиентам миграцию на другое ПО. У нас есть список западных решений и их аналогов. Клиенты могут с ним ознакомиться и решить, что из имеющегося у них можно заменить.
В частности, для задач ЭДО у нас есть решение для крупных компаний с большим потоком финансового электронного документооборота, которые используют в качестве учетной системы SAP ERP или SAP S/4 HANA и планируют ее интеграцию с сервисами операторов. Установка модуля нашей платформы TerraLink xDE для SAP в инфраструктуре компании не потребует приобретения дополнительных лицензий от вендора SAP или обновления версии системы в случае, например, обновления законодательства, обмен документами не остановится.
В чем суть единой цифровой платформы TerraLink xDE, которую предлагает ваша компания?
Это платформа со множеством модулей, предназначенная для максимальной автоматизации процессов, связанных с ЭДО. Это не только обмен электронными документами, но и их хранение, формирование в том виде, которого требуют регуляторы, и маршрутизация между различными информационными системами. Я бы сравнила ее с конструктором: компания может купить тот набор модулей, который нужен для решения актуальных задач, и в любой момент добавлять новый функционал. Более того, мы предусмотрели точки расширения, позволяющие дописать свою бизнес-логику. Благодаря этому решение может легко масштабироваться вместе с бизнесом. Поддержка осуществляется по принципу одного окна. TerraLink xDE — российское ПО, что особенно важно для платформы по автоматизации юридически значимого электронного документооборота. Все версии и обновления нашего продукта выпускаются в соответствии с изменениями российского законодательства по ЭДО.
Какие внешние требования предъявляют к информационным системам ЭДО участники рынка?
Главный регулятор и драйвер в этой сфере — ФНС. В первую очередь это касается нормативных актов, которые я уже упоминала: требования к форме документов, к электронной подписи и так далее, которые должна уметь поддерживать и обновлять корпоративная система ЭДО. Помимо этого, ФНС активно участвует в создании внешних информационных систем, которые собирают различные данные. Например, система цифровой маркировки и прослеживания товаров «Честный знак», блокчейн для учета машиночитаемой доверенности, ГИС ЭПД от Минтранса для проверки накладных. И это тоже своего рода требование, ведь нам нужно уметь интегрироваться с этими системами. Это должно быть заложено в нашей информационной системе.
Как ваша система ЭДО интегрируется с другими решениями, работающими в ИТ-ландшафте предприятия, какие у этого сложности и особенности?
Пользователи начинают предъявлять свои требования, основное из них — максимально избавиться от повторяющихся действий путем автоматизации. Это и подписание документов, и их формирование. И если раньше ЮЗЭДО затрагивал лишь бухгалтерию, то сейчас он связан практически со всеми отделами. Им пользуются отдел логистики, дистрибуции и даже кадровые службы. Поэтому платформа должна уметь интегрироваться со всеми учетными системами, которые задействованы в этих бизнес-процессах: ERP, HR, система закупок. И, конечно же, необходима интеграция с архивом. С TerraLink xDE все это достаточно легко сделать благодаря тому, что у нашей платформы очень простой интеграционный механизм.
Как при переходе не выйти за рамки запланированного бюджета?
Исходя из своего опыта, мы сформулировали для себя некоторые правила. Необходимо помнить, что время — крайне важный ресурс. Времени на реализацию проекта нужно выделять столько, чтобы его хватило на различные маневры. Если произойдет что-то серьезное, потребуется запас, чтобы проанализировать ситуацию и принять соответствующее решение. Так что чем «авральнее» идет проект, тем больше трудозатрат, тем выше незапланированные расходы.
Важно всегда иметь в виду, что время развертывания платформы не равно времени внедрения. TerraLink xDE можно развернуть за неделю. Тем не менее важно подготовить пользователей, провести различные организационные и обучающие мероприятия. Это тоже потребует ресурсов.
Еще один принципиальный момент: в процессе внедрения необходимо проводить промежуточные демонстрации системы и консультироваться с заказчиками - конечными пользователями системы ЭДО. Иначе на финальном этапе может оказаться, что они получили не то, что ожидали. А доработка — это дополнительные расходы.
И последнее. Наша компания уже больше двадцати лет занимается электронным документооборотом. За это время мы отметили ряд рутинных действий, регулярно повторяющихся на разных проектах. Например, реализуем интеграцию с криптопровайдером, с операторами ЭДО, настраиваем электронный архив.
Чтобы не повторять эти действия для каждого реализуемого проекта и тем самым удешевить процесс перехода на ЭДО наших заказчиков, было принято решение создать собственное решение - TerraLink xDE. Сейчас коробочная версия продукта максимально включает всю необходимую функциональность, чтобы быстро и эффективно начать переводить бизнес-процессы на ЭДО и их автоматизировать, даже самостоятельно.
Есть мнение, что западные вендоры приучили к определенному функционалу, гибкости, адаптивности и масштабируемости в своих решениях. Так ли это? И как в этом плане обстоят дела у отечественного продукта?
Да, пользователи действительно привыкли к комфортным решениям. Примитивный квадратный интерфейс «из кубиков» никого сейчас уже не устроит. Требований у пользователей много. И мы стараемся идти им навстречу.
Основной тренд — это мобильные интерфейсы. То есть возможность работать с электронными документами, подписывать и согласовывать их на мобильных устройствах. В первую очередь это пожелания руководителей компаний. Но необходимо помнить о рисках. Поэтому за «парой кнопочек» мобильного интерфейса стоят большая работа и сложная система, различные механизмы, которые обеспечивают соответствие требованиям информационной безопасности: хранение электронных подписей в специальных защищенных хранилищах, двухфакторная аутентификация, ограничение доступа. Все это требует разных компетенций, поэтому для разработки нашей платформы мы активно привлекаем различные отделы нашей компании. И конечно, мы используем весь наш опыт, чтобы делать решения, максимально удобными для пользователей.
Почему сейчас для больших предприятий, использующих ЮЗЭДО, нужны центры компетенций и что они собой представляют?
Центр компетенций — это группа сотрудников или даже один человек на стороне заказчика, которые аккумулируют в себе все знания о том, что такое юридически значимый ЭДО, и распространяют, продвигают их в компании. Думаю, это можно сравнить с ОЦО, общими центрами обслуживания, которые берут на себя, например, всю первичную обработку бухгалтерских документов. Центр компетенций ЮЗЭДО может, к примеру, разработать единый стандарт по ведению ЭДО для компании. В такой команде будут специалисты со знаниями в области бухгалтерского учета, процессов ЭДО, цифровизации в целом, различных технологий, которые могут использоваться, и кибербезопасности. С заказчиками, у которых есть такой центр, удобнее работать. К сожалению, мы пока не сталкивались с подобным. Обычно такой центр у заказчика появляется во время реализации совместного с нами проекта. До этого процессы в компании идут несогласованно. Мы же предлагаем централизованно оценить потребности в автоматизации разных отделов в области ЭДО и их стадию развития. А затем, основываясь на этой информации, составляем дорожную карту развития ЭДО. Компания выделяет человека, который вникает в это, непосредственно занимается. Он и становится таким центром компетенций.
Опубликовано 24.03.2023