Excel и "1С" не предел
Основная цель управленческого учета – иметь информацию для принятия решений. А именно:
-
смотреть, что происходило в отдельном юрлице и что происходило целиком в холдинге с учетом ВГО;
-
знать, что происходило по каждому направлению и насколько оно прибыльно;
-
понять маржинальность каждого из направлений, подразделений, видов деятельности, бизнес-единиц и так далее.
Зная, что было раньше, с помощью управленческого учета мы прогнозируем, что будет. Поэтому требования к управленческому учету следующие:
-
показывать то, что мы хотим анализировать;
-
показывать это достоверно и раскрываемо (с возможностью дрилдауна в любую цифру отчетности);
-
делать это оперативно.
Популярные решения для автоматизации управленческого учета в России
Чаще всего для управленческой отчетности используется Excel. Эта гениальная программа прекрасна тем, что в ней можно практически все, но есть и недостатки.
-
Перенесенная туда информация сложно проверяется;
-
Если в первичке информация обновилась, в Excel все осталось как было;
-
Умышленные искажения для сокрытия прямой кражи или расчета бонусов;
-
Один файл невозможно открыть и править нескольким сотрудникам одновременно;
-
Низкая производительность: если, что у вас в Excel-файле с расчетами много ссылок, то он долго открывается, а иногда и вообще не открывается. В итоге по мере роста компании часто приходится отказываться от некоторых ссылок внутри Excel-файла, — это боль, потому что все эти формулы и переходы выстраданы кровью и потом;
-
Нет проверки методологии: у вас есть правила, как строить отчет, но при появлении неожиданных обстоятельств (например, начали приходить штрафы за парковку) в этом алгоритме схема действий не предусмотрена. В результате все данные Excel-файла становятся невалидными.
К решениям на 1C часто возникают вопросы именно по управленческому учету. Для ведения первички мы ценим и любим 1C, но для управленческого учета у нее есть проблемы с достоверностью, раскрываемостью и производительностью.
Например, там нет двойной записи. 1C часто постулирует, что двойная запись есть, но это верно далеко не для всех конфигураций и отчетов. Многие отчеты строятся на основе данных без двойной записи. Например, по регистрам с дополнительной аналитикой поверх бухгалтерии и при этом данные из проводки попадают только в одну строку отчета. В целом в 1С верхнеуровневые отчеты строятся без должных связок между собой, и доверия к ним нет.
Эти компании ушли из России. Если у вас выкуплена лицензия, то какое-то время вы сможете ими пользоваться, но ни обновлений, ни нормальной поддержки уже не будет. Поэтому придется планировать переход, а насколько срочно — уже ваш выбор.
Требования к автоматизированной системе управленческого учета
Управленческий учет не обязан вестись там же, где ведется первичка. Опыт показывает, что системы для первички должны быть отдельными: различные конфигурации 1C, CRM, специализированные складские программы (iiko, МойСклад и т.д). Это множество источников информации. Даже если данные пересекаются, вести их в единой системе сложно и не нужно. Перетаскивать в бухгалтерию всю CRM-систему, все реализации товаров, все комплектации блюд и так далее – неправильно, это утяжеляет 1C, которая и так работает не быстро, а при перегрузе становится сложной в поддержке и в смене источников. Поэтому рекомендую брать отдельно стоящую систему, которая решит ваши задачи.
-
Важно, чтобы система, интегрируясь с другими источниками, именно синхронизировалась, то есть, чтобы при изменениях в первоисточнике в ней бы также отражались изменения.
-
Само собой, система должна быть многопользовательской с разделением по правам.
-
Важно, чтобы система позволяла забирать данные из произвольных источников, а в России обязательно из 1C.
Система должна позволять вам вносить и корректировать данные руками. Это важная опция, которая позволит вам:
-
отказаться от Excel, если часть данных хранилась там (например, расчет бонусов, который не нужен ни для бухучета, ни для CRM, а в Excel отлично живет);
-
вносить управленческие корректировки, чтобы разбить платеж по направлениям, по регионам, по номенклатурным группам — это тоже отлично делается в другой системе, не там, где ведется первичный учет.
Часто для принятия решений вам нужно разделить расход пропорционально выручке или разбить транспортные расходы пропорционально удаленности точки от единого склада, или курьерские расходы пропорционально количеству писем или количеству клиентов по направлению. Система должна распределять (аллоцировать) расходы.
Но тут есть риск делить шкуру неубитого медведя. Очень важно сначала получать достоверную информацию, и только потом заниматься аллокацией.
Достоверная финансовая информация возможна только тогда, когда вы собираете триаду отчетов:
-
Отчет о движении денежных средств (ДДС). ДДС практически всегда достоверен, он легко проверяется. Хотя знаю случаи, как кассир подменял задним числом кассу, вытаскивая деньги, но это было в 2000-е годы, скорее всего, этого уже не осталось. Остатки по банковским счетам, остатки в сейфе и кассе всегда проверяются.
-
Отчет о прибылях и убытках (ОПУ). Тут некоторая засада — без построения баланса отчет о прибылях и убытках имеет довольно низкую достоверность, его не проверить. И если вам показали ДДС, показали ОПУ и долго отговаривали смотреть баланс — баланс, скорее всего, будет нарисованный.
-
Баланс. Он должен быть встроенным, а не специально сделанным отчетом. Иначе часто активы не равны пассивам, и никакой проверки отчета о прибылях и убытках нет.
Отчет должен раскрываться в первичку, не быть нарисованным. Всегда есть вопросы детализации — дополнительное раскрытие по региону, по номенклатурной группе, по менеджеру, по видам товаров, по направлению бизнеса, по любым другим критериям аналитики. Например, у ресторанов это кейтеринг, веранда, бизнес-ланчи. Вам нужно анализировать информацию во многих разрезах, поэтому система управленческого учета должна поддерживать необходимое вам количество аналитик, хотя бы 20-30, а лучше 100. Для крупных компаний особо важно иметь разные системы аналитики для отдельных типов бизнеса.
Бизнесы разные, и даже внутри крупной компании есть разные бизнес-процессы и задачи. Кроме того, сегодня бизнесы стремительно меняются, поэтому вам необходима гибкость настроек — возможность вносить изменения так, чтобы в старом периоде система работала одним способом, в следующем работала другим способом, и это происходило бы гибко и плавно.
1C-решения удобны для бухгалтеров. Наши решения удобны для финансистов, потому что имеют Excel-подобный интерфейс, там легко и приятно работать, фильтровать, копировать и так далее. Другая крайность — BI-системы. В них будет красота неимоверная, но не будет необходимой достоверности. Вероятно, в ближайшее время после ухода зарубежных гигантов на рынке будет появляться больше российских BI-компаний.
Что будет, если не заниматься управленческим учетом
Ответ простой: если у вас не будет достоверной, актуальной, проверяемой отчетности по тем критериям, аналитикам и разрезам, которые вам нужны — вы получаете риски ошибок, вопрос только в величине убытка. Сможете ли вы вовремя расширить нужное направление, отказаться от какого-то бизнеса, точки или группы товаров, принять решение урезать постоянные расходы – это вопросы, которые нужно решать постоянно. Если это не делать, то возрастает вероятность ошибок, которые в момент турбулентности становятся еще значительнее. Насколько это опасно для вас и вашего бизнеса, решайте сами.
Опубликовано 08.02.2023
