Как проходила модернизация парка печатной техники на Кировском заводе
Любая крупная организация вынуждена печатать множество документов. Если часть из них – чертежи и проектная документация, задача усложняется. Вряд ли есть ИТ-директор, который не хотел бы сэкономить на печати и максимально сократить расходы на поддержание МФУ в рабочем состоянии, причем одновременно не потерять в качестве и оперативности. Кировский завод смог решить эту задачу. Как именно – рассказывают директор по ИТ ПАО «Кировский завод» Роман Привалов и начальник отдела технической поддержки Данила Небеснов.
Какие типы документов чаще всего и в наибольшем объеме печатаются? Есть ли какие-то дополнительные требования, например секретность или большие форматы?
Р. П.: Кировский завод – одна из крупнейших российских промышленных групп компаний машиностроительного профиля с развитой металлургической базой. Основными направлениями ее деятельности являются производство сельскохозяйственной техники (марка «Кировец»), металлургическое производство, энергетическое и промышленное машиностроение. Безусловно, учитывая масштаб деятельности предприятия, существовал огромный бумажный документооборот. Это как финансовые, организационно-распорядительные, так и технические документы. В общей сложности объем печати до реализации проекта составлял более 300 тыс. бумажных копий в месяц (формата от А4 до А0).
Основная проблема, с которой мы столкнулись при использовании сетевой печати, – необходимость соблюдения требований информационной безопасности и исключение попадания конфиденциальных документов в руки посторонних. Также значительные затраты были связаны с сервисом печати – поддержанием в работоспособном состоянии разнородного парка печатного оборудования (более 70 моделей разных вендоров) и закупкой расходных материалов. При наличии большого парка оборудования проблема состоит в невозможности контроля расходов на печать и неоптимальном использовании принтеров. Например, пользователи могут направлять на маломощные или цветные принтеры большие объемы документов, что приводит к образованию очередей и увеличению расходов на печать.
Были и сопутствующие проблемы: парк устройств частично устарел и не поддерживал работу с современными операционными системами, большое количество офисных помещений, а также масштабы заводских помещений и их неравномерное территориальное распределение требовали индивидуального подхода к каждому объекту, а значит, и высокой трудоемкости. Последнее для нас особенно критично, поскольку все работы по обслуживанию вычислительной и оргтехники выполняются силами сотрудников дирекции по информационным технологиям (ДИТ). Мы не используем аутсорсинг и привлекаем подрядные организации только при отсутствии компетенции в нашей службе.
Какие задачи стояли перед проектом модернизации среды печати?
Р. П.: Кировский завод – крупное предприятие, на котором трудятся несколько тысяч человек. По количеству пользователей внутренней корпоративной сети и информационных систем мы сопоставимы со многими производственными компаниями, поэтому вызовы, с которыми мы столкнулись, знакомы многим. Например, проблемы старения и своевременной модернизации оборудования (парк состоял из устаревших аппаратов, выработавших свой ресурс), неоптимальной загрузки оборудования (уровень локальной печати превышал 80%), непрогнозируемые выходы из строя, длительное ожидание расходных материалов и ЗИП.
Вообще, перед нами, как внутренней ИТ-службой, всегда стоят две задачи: с одной стороны, обеспечить наших пользователей современными, удобными цифровыми сервисами, соответствующими самым высоким требованиям качества и безопасности, с другой – за счет внедрения информационных и цифровых технологий существенно сократить операционные затраты на поддержание бизнес-процессов. Поэтому для решения указанных задач на предприятии инициирован проект по оптимизации системы печати ПАО «Кировский завод», создана рабочая группа, состоящая из специалистов ДИТ, а также консультантов и сотрудников российского офиса компании Ricoh.
Перед рабочей группой было поставлено несколько задач: выяснить, какой объем печати в месяц производится на предприятии, рассчитать совокупную стоимость владения и стоимость одного отпечатка. Требовалось снизить совокупную стоимость владения за счет оптимизации количества печатающих устройств и сокращения до минимума разнообразия их типов и моделей. Следовало обеспечить доступность сервисов печати и сканирования для всех сотрудников на всей территории предприятия, сохраняя удобство и безопасность пользования сервисами печати и сканирования. И наконец, необходимо было уменьшить уровень прямых затрат на 20%, а совокупную стоимость владения – на 30%.
Результатом работы группы стал проект, который вышел за рамки простого обновления устройств и сокращения затрат на поддержку печатной среды и превратился в проект управления парком печатной техники. В ходе его реализации принимались во внимание: стоимость обновления всего парка печатной инфраструктуры с учетом оптимизации и рекомендаций по расстановке, обеспечение уровня безотказности работы системы, надежность, бесшумная работа моделей, удобство в использовании, простота замены расходных материалов, экологичность. Оптимизация печати потребовала единой системы мониторинга и аутентификации для организации печати на всей территории завода с использованием карт допуска СКУД.
Какую технику вы заменяли и по каким критериям?
Д. Н.: Мы заменили все 229 единиц множительной техники (около 70 разных моделей) на 76 единиц новой техники четырех типов. Прежде чем приступить к замене, сняли показания печати за несколько месяцев и зарисовали все это на планах этажей. Таким образом, мы увидели реальную нагрузку, а точнее, ее перекосы. Во время проектирования новой инфраструктуры печати мы старались загружать аппараты и расставлять их в основных местах нагруженной печати. Учитывая объективные ограничения архитектуры наших зданий и пожарные требования, смогли организовать несколько точек общей печати по пропускам. Это позволило обеспечить отказоустойчивость и достаточно мягко «отобрать» у сотрудников принтеры «на расстоянии вытянутой руки».
Почему вы не применили аутсорсинг печати?
Р. П.: Мы постоянно рассматриваем все возможные стратегии сорсинга. Главный критерий – экономическая эффективность и наличие конкурентного рынка услуг. На данном этапе, с учетом существующих объемов печати и полученных эффектов от централизованной системы управления печатью, аутсорсинг обслуживания сервиса печати считаем преждевременным. Возможно, в будущем мы подойдем к данному решению при условии формирования рынка услуг и значительного снижения объемов печати из корпоративных систем. Пока же для нас схема обслуживания выглядит так: первая линия – внутренняя служба технической поддержки ДИТ, вторая линия – сервисная компания, сертифицированная производителем, а третья – сам производитель Ricoh.
Каковы счетные результаты проекта? Какие факторы оказались ключевыми для успеха?
Р. П.: Мы считаем проект действительно успешным. Ключевой фактор – уход от локальной печати в пользу сетевой. Все локальные принтеры выведены из эксплуатации. 100% оставшихся устройств являются сетевыми и подключены к единой системе управления печатью Streamline NX, что позволило организовать мониторинг и аутентификацию для организации печати на всей территории завода с использованием карт допуска СКУД и предоставить нашим пользователям сервисы, соответствующие самым высоким требованиям качества и безопасности.
Затраты на печать объективно снизились, даже в условиях растущего курса евро, при этом качество печати выросло, поскольку используются только оригинальные расходные материалы. Мы с уверенностью можем сказать, что управляем стоимостью и качеством печати. Стоимость ч/б печати не превышает 5 рублей за страницу формата А4. Отмечаем рост доступности сервисов печати, копирования и сканирования для всех сотрудников предприятия. При этом дополнительная функция – распознавание текстов (OCR) – оказалась на 100% востребованной большинством пользователей.
Д. Н.: Увеличена надежность и непрерывность сервисов. За все время эксплуатации длительный простой (не по вине системы) случался только дважды: из-за попадания инородных предметов в МФУ и проведения сопутствующего ремонта и замены деталей. При этом для пользователей печать оставалась доступной на любом другом устройстве организации благодаря реализованной функции Follow Me.
В ходе проекта приходилось решать самые разные задачи: от построения политик печати и глобальной конфигурации до разъяснения пользователям их выгод от изменений печатной инфраструктуры. В результате мы с коллегами создали легко масштабируемую и гибко настраиваемую систему, которая не только удовлетворяет текущие потребности, но и легко может быть изменена в соответствии с будущими потребностями завода. Используемый продукт Streamline NX очень гибок и имеет обширный функционал. Мы рассчитываем на дальнейшее совместное совершенствование документооборота на заводе и в дочерних компаниях.
Как пойдет масштабирование в дочерних обществах?
Р. П.: Мы рассматриваем тиражирование системы оптимизации и управления печатью как коммерческий проект. Расчеты показывают эффективность проекта тиражирования для дочерних обществ: срок окупаемости – менее года, снижение операционных затрат на печать – в 2,5 раза. У нас уже есть планы тиражирования данной системы в ряде организаций группы на несколько лет вперед. К 2022 году рассчитываем подключить к данной системе все ключевые дочерние общества.
Д. Н.: Ведутся подготовительные работы по проекту тиражирования для одного из дочерних обществ. Провели демонстрацию возможностей новой инфраструктуры и системы, показали первичный вариант возможной расстановки нового оборудования. Видим интерес руководителей и сотрудников. Думаем, что данная система будет востребована и другими организациями группы.
Реален ли на вашем предприятии безбумажный документооборот?
Р. П.: Мы видим тенденцию к снижению объемов печати. Считаем, что ключевой фактор в этом – безбумажные цифровые технологии. Если говорить про организационные процессы, то в ПАО «Кировский завод» уже внедрены и эксплуатируются системы электронного делопроизводства, подготовки и согласования договоров, широко используется электронный документооборот между предприятиями группы и контрагентами, ведется повсеместное внедрение электронной подписи. В производственной практике широко используются CAD/CAM-системы. Конечно, пока сохраняется дублирующий бумажный документооборот, полностью отказаться от него мешают существующие производственные и бизнес-процессы, а также требования регуляторов. Очень надеюсь, что запущенный на предприятии процесс цифровой трансформации позволит нам в ближайшей перспективе перейти на полностью безбумажный документооборот.
Опубликовано 09.12.2020