Автоматизация процессов управления проектами: необходимость или дань моде
Иллюстрация: Shutterstock.ai
В современном мире, где конкуренция постоянно возрастает, а скорость выполнения задач играет всё более важную роль, автоматизация процессов управления проектами становится не просто модой, а необходимостью. В контексте управления проектами она может использоваться для разных задач, в том числе:
- планирования проекта, определения критического пути
- постановки задач, мониторинга прогресса, управления коммуникациями
- сбора данных, создания отчетов, отслеживания показателей эффективности
В этой статье вместе с руководителем проектов ИТ-компании SimbirSoft Владимиром Якимковым обсудим преимущества и подводные камни автоматизации управления проектами, какие инструменты можно использовать уже сейчас и с чего начать.
Аргументы за и против
Рассмотрим основные преимущества и трудности в автоматизации процесса управления проектами.
Как показывает практика, компании, которые используют автоматизацию, работают эффективнее и быстрее. Во-первых, автоматизация процессов управления проектам может повысить скорость выполнения задач и снизить количество ошибок из-за человеческого фактора, а также освободить время сотрудников для более важных задач.
Во-вторых, автоматизация помогает оптимизировать расходы на ресурсы проекта. В-третьих, позволяет стандартизировать процессы, повысить точность данных и улучшить отчетность.
Однако внедрение и использование таких инструментов может быть дорогостоящим и потребовать специальных знаний и навыков. Хотя в ИТ-компании специалисты с соответствующим набором скилов и опыта должны быть. Тем не менее, есть риск, что некоторые сотрудники будут сопротивляться изменениям и не захотят использовать новые инструменты. А если автоматизация не будет должным образом спланирована и реализована, это приведет к потере контроля над проектом.
Является ли автоматизация управления проектами необходимостью или данью моде? Ответ на этот вопрос зависит от конкретного проекта. В одних случаях автоматизация необходима и при правильном подходе помогает повысить эффективность управления проектами, улучшить качество результатов и повысить конкурентоспособность бизнеса. В других случаях она совсем не обязательна, например:
- В небольших проектах, если задачи проекта могут быть легко выполнены вручную.
- В проектах с уникальными задачами, если задачи проекта не поддаются стандартизации.
- В проектах, где важен человеческий фактор, если задачи проекта требуют творческого подхода или межличностного взаимодействия.
Автоматизация – реальный инструмент, который дополняет работу человека, помогает повысить эффективность. Но прежде чем принимать решение о ее внедрении, важно взвесить все за и против, проанализировав области, в которых такие инструменты усилят работу на проекте, а не затормозят.
Что можно использовать уже сегодня?
В 2023 году с российского рынка ушли привычные для многих руководителей проектов и команд разработки Jira, Trello, Slack. Все были вынуждены максимально быстро искать или создавать собственные решения. В настоящее время в качестве решений для автоматизации процессов управления проектами на рынке закрепились следующие системы:
- Megaplan – комплексная система управления проектами. Включает учет задач, контроль времени, управление клиентами и проектами, автоматизацию бизнес-процессов и CRM. Подходит для малого и среднего бизнеса.
- Bitrix24 – многофункциональный инструмент. Объединяет в себе управление проектами, задачами, контактами, CRM, корпоративную социальную сеть и другое. Подходит для компаний любого размера.
- LeaderTask – система для управления задачами и проектами. Предлагает удобные инструменты для планирования, делегирования задач и контроля исполнения. Подходит для индивидуальных предпринимателей и команд любого размера.
- Weeek – сервис для управления задачами и проектами. Позволяет организовать работу команды, создавать проекты, распределять задачи, назначать исполнителей и контролировать сроки их выполнения. Также предусмотрена возможность визуализации задач на канбан-доске и календаре. Подходит для компаний любого размера.
- Яндекс.Трекер – система для управления задачами и проектами. Позволяет создавать и трекать задачи, управлять проектами, настраивать рабочие процессы, а также вести аналитику по проектам и задачам. Подходит как для малых команд, так и для крупных предприятий.
- YouGile – относительно новый российский инструмент управления проектами и задачами, ориентированный на Agile-методологии и Scrum. Позволяет планировать спринты, управлять бэклогом, вести доски задач в стиле канбан и проводить ретроспективы.
Более подробный обзор про инструменты для управления проектами можно найти здесь.
Также есть ряд ИИ-решений, которые помогают спланировать работу и загрузку команды, подобрать команду, исходя из оценки навыков сотрудников на основе ранее выполненных задач, спрогнозировать риски и прочее. Среди таких виртуальных помощников можно отметить Stratejos, Smart Projects, TARA AI, PineStem. Некоторые разработчики встроили в свои таск-трекеры ИИ-помощников, которые умеют расшифровывать записи встреч, кратко излагать содержание, искать и анализировать данные. Тем самым, снимая часть рутинных задач с руководителя проекта.
Да, прямое общение с нашими командами, проведение встреч один на один, душевных разговоров и ретроспектив, где мы делимся эмоциями, ИИ мы доверим еще не скоро. Но уже сейчас определенно можно полагаться на помощь ИИ в выстраивании стратегий управления, планирования и сценариев по нивелированию рисков проекта.
Что мешает внедрять инструменты автоматизации в управление проектами?
Среди основных трудностей, которые необходимо учитывать, отмечу следующие:
- Внедрение систем автоматизации может быть дорогостоящим, особенно для малых и средних компаний. Бизнес нередко имеет неоправданные ожидания отдачи от инвестиций и не всегда учитывает, что потребуются затраты на обучение сотрудников, поддержку и обновление системы.
- Процесс внедрения системы автоматизации может быть длительным и сложным. При этом автоматизация, безусловно, не заменит все функции управления проектами, требующие человеческого участия. Напомню, что мы рассматриваем такие инструменты только в качестве помощников для руководителя проекта, чтобы сделать его работу более эффективной.
С чего начать?
Как человек, который непосредственно работает с проектами, я вижу огромный потенциал в автоматизации рутинных задач, что позволит освободить время для более важных дел. Что можно сделать для этого уже сейчас?
- «Подружить» все используемые инструменты. Если у вас уже есть системы для работы с клиентами или учета, можно настроить их взаимодействие с инструментами управления проектами.
- Автоматизировать сбор данных и составление отчетов, чтобы всегда иметь под рукой актуальную информацию о проектах без лишних усилий.
- Обеспечить мобильный доступ ко всем системам и совместную работу. Важно, чтобы все инструменты для управления проектами были доступны на мобильных устройствах, обеспечив свободу перемещения и возможность всегда быть на связи с проектом. Сегодня наличие удобных инструментов для совместной работы – must have не только в ИТ-проектах.
- Использовать возможности ИИ, о которых я упоминал выше.
Важно не только внедрить новые инструменты, но и показать коллегам, как ими пользоваться. Чтобы помочь команде быстрее освоиться и начать работать эффективнее, советуем провести несколько тренингов и вебинаров.
Сейчас лучшей практикой автоматизации в контексте управления проектами может стать внедрение BI-инструментов и ML-алгоритмов. С BI-инструментами упрощается и ускоряется процесс создания отчетов. Они позволяют генерировать наглядные, понятные отчеты, которые помогут всей команде и заинтересованным сторонам видеть, на каком этапе находится проект, и принимать обоснованные решения на основе актуальных данных.
ML-алгоритмы способны анализировать огромные объемы данных и на основе этого предсказывать потенциальные риски и проблемы еще до того, как они станут очевидными, а также прогнозировать задержки и более эффективно распределять ресурсы. Это даст возможность действовать проактивно. Например, использование дашбордов с ключевыми показателями эффективности позволит руководителям проектов в реальном времени отслеживать прогресс и корректировать планы.
Наши проекты постоянно меняются, а значит нам нужны инструменты, которые можно легко масштабировать и настраивать под текущие нужды проекта. Многое, конечно, зависит и от project-менеджера. Руководителю проекта важно тоже постоянно развиваться, учиться работать с рисками, выходить из зоны комфорта, всегда искать что-то новое, думать, как улучшить свою работу, и быть готовым это внедрить. Поэтому мы с вами и собрались на этой профессиональной площадке, чтобы почерпнуть для себя что-то новое из опыта коллег по цеху.
Опубликовано 05.03.2024
