Low-code, формализация и исчезающие документы: тенденции и ожидания российского рынка ЭДО
Документы и процессы в ЭДО, которые скоро исчезнут
Современные ECM-системы работают со сравнительно небольшим спектром документов — канцелярией и, возможно, электронным архивом, на большее игроки ECM-рынка не претендуют. У корпоративной документации очень большой жизненный цикл — многие внутренние документы подразделений не попадают в систему, потому что они незначительны и имеют очень короткий срок действия. При этом в ECM стандартно попадают входящая и исходящая корреспонденция (первичка), HR-документы, ОРД/ВНД-приказы по предприятию, большие протоколы.
Служебная записка
Когда я начинал работать с внутренними ECM-системами (примерно 8–10 лет назад), служебные записки были невероятно популярны, предприятие создавало их по любому поводу. Потом на служебную записку выносилась резолюция, ожидались согласования и так далее.
Сейчас в таком формате она исчезает, я практически не вижу служебных записок в ECM. Ее заменяют целевыми заявками внутри информационных систем — заявка на закупку техники, на выделение ресурсов, на что-то еще... Но это не превращается в документ, остается только внутри системы.
Листы ознакомления
Есть сферы, где они останутся: например, безопасность, где на основании подписи в листе ознакомления сотрудник несет определенную ответственность. На старых предприятиях с традиционными порядками такие действия привычны. Но в целом служебная записка и лист ознакомления как документы перестают существовать.
«Подсервисные» процессы
Существовавшие прежде долгие процедуры (я называю их «подсервисные» процессы — сервисный процесс под сервисный процесс), которые требовали личного присутствия — пойти куда-то, с чем-то ознакомиться, завизировать, — перестают использоваться, потому что стало проще делать рассылки на телефоны, размещать информацию на публичных ресурсах, также часто применяется публичная оферта для сообщения об изменениях в документах.
Классическая концепция управления процессами, как и многие другие концепции управления, изначально зародилась в крупной проектной деятельности. Там заложен запас прочности для нужного количества согласований, минимизации рисков (это ключевое) и соответствия требованиям законодательства.
Командная работа — это скорее про эффективность и скорость. Картина, когда один сотрудник все разрабатывает и за все отвечает, а остальные стоят и ждут, — это классический процесс, а не командная работа, и в нынешних BPM- и ЕСМ-системах стараются от этого уходить.
Аналогично уходят и сами разработки — например, BPM- и ЕСМ-системы больше стремятся за трендами ИT-рынка, чем за трендами риск-менеджмента, поэтому рождаются новые инструменты для эффективной работы и способности быстро меняться. Постепенно это распространяется на все рынки и все бизнесы, потому что все сферы деятельности предприятия зависят от ИT. Классические идеи управления процессами, документами, чем бы то ни было преобразуются — все направлено на идею делать все быстрее. В ЕСМ- и BPM-системах естественно распространяется концепция децентрализации, когда локальная команда принимает решения на месте, качественно их имплементирует и отвечает за результат.
В случае ЕСМ-системы это параллельная работа над документом с сокращением количества шагов, необходимых для принятия решения, его комплементации и запуска в работу. Соответственно, в таких системах будет все больше инструментов для работы.
Современная ЕСМ-система подразумевает возможность параллельной совместной работы над документом — естественно, с управлением по правам. Файл можно, даже разделяя на кусочки, дорабатывать одновременно, а затем так же согласовывать внутри компании.
Задача в том, чтобы командой быстро обработать большой объем данных. Для этого нужны инструментарий параллельной работы и доверие. В ЕСМ-системе и BPM-системе параллельное согласование. Хитрые маршруты ЕСМ-система не строит — для этого уже нужна BPM, чтобы получился более серьезный процесс с этапами интеграции и автоматизированной проверки в дополнение к классическому этапу согласования. BPM-система формирует обертку для ЕСМ, чтобы документооборот получался не локальный, а глобальный — когда мы из небольшой заявки в небольшом локальном отделе доходим до документа, который отправляем контрагенту или распространяем на все предприятие.
Для чего системе ЭДО Low-code
Low-code стал популярным благодаря тому, что позволяет очень быстро тестировать прототипы.
Скорость принятия решений критически важна в бизнесе. В Low-code можно оперативно создать прототип, оценить его и убедиться, что он рабочий. Если это бизнес с пулом стандартных рыночных требований, можно на Low-code за неделю получить решение, которое уже протестировано, его остается только внедрить и пользоваться. А если речь идет о более нестандартном бизнесе, где есть специфические внутренние требования, какие-нибудь реестры (например, как у банков и страховых) — тогда после создания прототипа можно с Low-code дорабатывать решение, чтобы соответствовать общей концепции и сделать его максимально удобным для конечных бизнес-пользователей.
Преимущества СЭД на базе Low-code платформы в сравнении с классической СЭД
Помимо вышесказанного, для формирования прототипа не нужны дорогостоящие разработчики. Citizen developer – популярный термин. При этом недостатков в сравнении с классической СЭД не ощущается. Low-code-платформа добавляет к ыункциям классической СЭД практически любые возможности, плюс те, что уже имеются в платформе в рамках других бизнес-модулей.
Типовые и перспективные решения ЭДО в корпоративном секторе
Типовые решения для корпоративного сектора — это практически регламентированные обработка входящих-исходящих, общий отдел, кадровый ЭДО, а также электронный архив, для которого тоже есть регламенты.
Перспективные решения — это решения, для которых сейчас формируется законодательная база. Развитие документооборота сильно зависит от госуправления, и там, где у государства появляются новые требования или изменяются существующие процессы, и развиваются перспективные решения. Например, 1 января 2023 года вступил в силу закон о машиночитаемых доверенностях, и это изменило в том числе и типовые существующие решения — теперь придется везде учитывать использование машиночитаемых доверенностей и найти новые решения по их выпуску, управлению и изменению. Та же история с электронными транспортными накладными — сейчас по ним формируется список требований. Эти темы активно обсуждаются внутри комьюнити ЭДО, и в ближайшее время они обрастут типовыми решениями.
Будущее искусственного интеллекта в развитии систем ЭДО
Системы ИИ эффективны: не болеют, не спят, не едят, не ходят в отпуск, всегда одинаково внимательны. При правильной настройке и риск-менеджменте искусственный интеллект на 80% ускоряет многие процессы принятия решений. 70–80% — это современная точность работы искусственного интеллекта. Можно 70–80% задач переложить на искусственный интеллект, и он их решит: распознавание документов, маршрутизация, другие внутренние сервисные операции, где нужно формализовать процесс и детально разбить его на алгоритмы, где есть детализированная область принятия решений.
При этом там, где необходимо творчество, искусственный интеллект может выдавать непрактичные или недолговременные решения, и его нужно контролировать.
С учетом точности работы и пока небольшой распространенности, искусственный интеллект действительно сильно поднимает эффективность. Он кратно перспективнее динамики ИT-рынка и даже общей динамики рынка ЭДО.
Отличия динамики российского рынка СЭД, ЕСМ- и CSP-систем от темпов роста мирового рынка
До начала санкций рынок ЭДО ориентировался на западные рынки, но идея того, чтобы ЭДО был легитимным и соответствовал законодательству, не была в приоритете.
Сегодня современные системы ЭДО на российском рынке — это не только техническая база и инструментарий, но и множество готовых решений, отвечающих требованиям российского законодательства. Рынок ЭДО очень тесно работает с государством.
Поскольку мировой рынок и наш локальный рынок сейчас развиваются в совершенно разной динамике и условиях, на российском рынке СЭД образовался вакуум, и он втягивает множество решений разной степени готовности. Российский рынок СЭД омолодился — с него ушли привычные и понятные решения мирового рынка, на которые была экспертиза. Появляется много новых решений, а существующие платформы активно развиваются, потому что для них открылись ранее недоступные ниши. Поэтому я считаю, что развитие российского рынка СЭД будет идти кратно активнее мирового рынка.
Российские тенденции в развитии СЭД, ЕСМ и CSP-систем
Формализация со стороны государства
Рынок СЭД, ЕСМ- и CSP-систем в России будет двигаться под управлением государства, под его влиянием. Это видно даже по тому, что государство возложило ответственность за развитие СЭД на Федеральную налоговую службу. Она предъявляет требования и выпускает много регламентирующей документации, а значит, развитие СЭД будет проходить в формате большего регулирования и регламентирования рынка. Появляется все больше формализованных документов. Я видел планы ФНС — порядка 50 типов документов должны быть формализованы.
Появление формализованного типа документа сразу сказывается на развитии системы электронного документооборота, это и становится технологической тенденцией. Приходится успевать следовать за требованиями. Когда государство вводит множество новых требований и новых рекомендаций, у тебя нет выбора, куда развиваться: информационные системы развиваются так, как от бизнеса требует государство. Сейчас это развитие электронной подписи, переход на большее количество формализованных документов, первичка.
Снижение внутренних издержек
Конкуренция на рынке не снижается, поэтому есть технологическая тенденция на увеличение эффективности системы. Маленькие компании уходят в open house. Крупные компании в связи с появлением различных льгот стараются формировать из внутренних ИT-департаментов очень крупные самостоятельные. Это характерно для всех систем на российском рынке: системы становятся платформенными — крупная компания хочет иметь платформу, чтобы на ней уже самостоятельно развивать свои локальные решения.
Более мелкие компании не стремятся держать штат ИT-специалистов. Это слишком дорого, и они делают выбор в пользу готовых решений либо возможности быстро заказать решение или доработать под себя без привлечения разработчиков. Такое положение вещей характерно для всего ИT-рынка, в том числе и для СЭД/ЕСМ.
Будущее СЭД: технологии и возможности
Разработчики СЭД стараются создать как можно более гибкую платформу, легко меняющуюся вслед за изменениями требований, и выпускать максимальное количество готовых решений. В существующих обзорах и рейтингах систем СЭД в основном оцениваются:
- удобство использования;
- максимальная нагрузка;
- количество готовых решений, которые система вместе с собой поставляет;
- экспертиза на рынке, то есть возможность поддержки системы.
Я думаю, что через несколько лет подобная система будет представлять собой конструктор, настраиваемый бегунками. Пользователь говорит: мне нужны вот такие цифры мощности системы и вот такие решения внутри нее — и все это в готовом виде загружается на площадку.
При этом безусловно удобна подписочная модель. Любое решение быстро устаревает, а потому разработчикам СЭД выгодно поддерживать клиентов в рамках подписной модели как на долгосрочное использование разового решения, так и для регулярного развития существующих количественных и качественных решений. Важнее всего станут удобство быстрого развертывания, возможность быстрого масштабирования и соответствие требованиям законодательства.
Опубликовано 22.12.2023
