«Удаленка» и «гибрид»: как обеспечить высокую производительность и психологический комфорт сотрудников

Особенности гибридного и удаленного формата работы

Удаленный и гибридный форматы дают больше свободы сотруднику, чем работа из офиса. Среди классических аргументов «за удаленку» обычно называют экономию времени на дорогу и денег на обедах, более расслабленную атмосферу, гибко управлять рабочим временем.

Несмотря на схожесть, гибридный и удаленный формат работы требует от hr-службы разных подходов для построения эффективного взаимодействия с сотрудником.

В гибридной среде работают все те же инструменты, которыми компании пользовались еще в «доковидные» времена. Сотрудники приезжают в офис 2—3 раза в неделю, а значит, очно общаются с коллегами и руководством и погружены в жизнь коллектива. Поэтому можно легко оценить вовлеченность в работу и психическое благополучие человека.

При удаленном формате большинство HR-технологий перестают работать. С одной стороны, дома человек находится в комфортной среде и может заняться задачами, которые требуют большего сосредоточения. С другой — на удаленке сильно «притупляется» чувство сопричастности, командности, ответственности за общий результат.

Неформальные мероприятия для командного настроения

Компании важно поддерживать командное настроение и вовлеченность сотрудников, если большая часть людей работает в гибридном или удаленном формате.

Один из инструментов вовлечения — неформальное общение. В PARMA TG на регулярной основе проводятся несколько активностей:

1. Внутренние онлайн-мероприятия. Мои коллеги организуют конференции по обмену опытом между сотрудниками — It’s Conf, сообщества с онлайн-встречами — ИТ-кухня, на которых обсуждают профессиональные и неформальные вопросы. На этих мероприятиях сотрудники выступают спикерами или общаются с коллегами из других городов.
2. Телеграм-канал для корпоративных новостей и неформального общения с коллегами. Например, сотрудник из Северодвинска в середине мая отправил фото заснеженных улиц — и создал хороший повод обсудить погоду в разных городах присутствия PARMA TG. Такая микрокоммуникация делает всех нас частью одной команды.
3. Корпоративные офлайн-мероприятия. Новый год в PARMA TG — центральное событие, которое объединяет сотрудников из разных городов.
4. Командные офлайн-мероприятия, например вечеринки в честь завершения проектов. У нас они стали традицией и дают возможность сотрудникам обсудить рабочие моменты и обменяться впечатлениями в неформальной обстановке.

Надо сказать, что ни одно внутрикорпоративное мероприятие не было «придумано» в кабинетах руководства: идеи рождаются на основе обратной связи с сотрудниками. Мы регулярно проводим пульс-опросы, из которых получаем информацию, а еще работает онлайн-приемная. Так возник внутрикорпоративный телеграм-канал — по результатам опроса мессенджером пользовались большинство сотрудников. Идея ИТ-кухни тоже пришла от коллег, мы поддержали ее и помогаем организовывать регулярные встречи.

Влияние удаленки на производительность

С переходом на массовую удаленку многие компании отмечали спад производительности своих сотрудников. Внешняя ситуация заставила людей поменять ритм жизни, и к этому нужно было привыкнуть. Когда адаптация прошла, эффективность работы восстановилась.

На мой взгляд, удаленный и гибридный формат работы не менее эффективны с точки зрения производительности труда, чем работа в офисе. Преимущества отмечают и работодатели:

1. Удаленный формат расширяет географию найма. Один из офисов нашей компании находится в Перми, и хотя это столица региона, здесь нет нужного нам количества ИТ-специалистов. Поэтому мы нанимаем людей из других городов.
2. За счет удаленки бизнес снижает затраты на аренду офисов.
3. Удаленка экономит время и деньги на общении с заказчиками. Конечно, очные встречи по-прежнему необходимы, но рутинные вопросы давно перешли в онлайн — так быстрее и дешевле.

Мы много работаем с заказчиками из государственного сектора. Бытует мнение, что это довольно консервативный сегмент рынка, в котором мало используются онлайн-инструменты. С уверенностью скажу, что это миф. Сейчас большая часть работ и общения перенесена в онлайн: принятие работ, обсуждение текущих задач. Так что удаленка — взаимовыгодный формат работы.

Злоупотребление гибким графиком — и как его избежать

В ИТ-сфере есть несколько вариантов «творческого» использования преимуществ удаленной работы. Например, некоторые специалисты трудятся на двух работодателей и не ставят никого в известность. Руководитель и HR-специалист замечают «двойную занятость» по красным флажкам: человек регулярно опаздывает на встречи, не соблюдает сроки выполнения задач, периодически его нет на связи. Как правило, в отрасли такие кейсы заканчиваются увольнением, но все-таки стоит рассматривать каждую ситуацию отдельно. Если тревожные признаки появились — это повод встретиться и проговорить ситуацию.

В оценке производительности стоит ориентироваться на результаты работы сотрудника. Важно сформулировать четкие и понятные ожидания от его работы — сроки и результат.

Таск-трекеры и программы для списания трудозатрат помогут не только понимать уровень производительности, но и перенесут акцент с контроля на результат работы. Благодаря таск-трекерам сотрудник видит плоды собственного труда — это дисциплинирует и мотивирует на дальнейшие достижения.

Присутствие на совещаниях с включенной камерой — очевидный момент. Если сотрудник подключается с выключенным звуком и видео, создается впечатление, что он подключился «для галочки».

В начале массового перехода на удаленную работу были популярны отслеживающие программы, которые контролировали движения мышкой и делали бесконечные снимки экранов сотрудников. С моей точки зрения, такие инструменты не решают задачу контроля. Во-первых, уже давно есть программы-симуляторы движений мышью. Во-вторых, такие «шпионы» сразу говорят о недоверии к сотруднику, а это повышает уровень стресса и негативно сказывается на эффективности и вовлеченности.

Читайте также

Как развивается роботизация в России

В Правительстве РФ готовится очередной национальный проект, получивший название «Средства производства и автоматизации». На его реализацию выделяется более 300 млрд рублей. Цель – предоставить дополнительный ресурс для развития российских промышленных предприятий. По словам Первого заместителя Председателя Правительства РФ Дениса Мантурова, одним из трех основных направлений, на которых будет сосредоточено внимание, станет развитие робототехники.

Мы не используем такие средства в компании. Думаю, что подобный шпионаж говорит о нежелании договариваться и замечать проблемы. Бывает, что сотрудник и работодатель просто не подходят друг другу. В этом случае гораздо эффективнее сесть и обсудить моменты, которые не устраивают обе стороны. Это сложный разговор, но его нужно провести и принять решение.

Лучшие практики для успешной адаптации к гибридной модели работы

Первые месяцы работы — наиболее критичный период сотрудника на удаленке. У новичка нет ощущения принадлежности к коллективу, социальные связи только начинают формироваться, а значительных достижений еще нет. Трех месяцев стандартного испытательного срока мало.

Мы увеличили период адаптации в компании до девяти месяцев. В течение этого времени HR-специалист и руководитель регулярно встречаются с новым сотрудником, получают обратную связь об удовлетворенности работой, отношениях с руководителем и коллегами, проводят анкетирование для оценки результатов встречи.

Весь процесс найма и адаптации в PARMA TG выстроен с учетом особенностей удаленного формата работы.

Онлайн-коммуникации до выхода на работу. Мы можем обменяться с сотрудником необходимыми документами онлайн до выхода на работу. Оригиналы человек принесет в отдел кадров в день трудоустройства, а если он живет в другом городе, просто отправит их почтой.

Онлайн-план адаптации. Все документы, касающиеся плана адаптации, размещены на корпоративном портале. Доступ информации есть у HR-менеджера, руководителя и у сотрудника. Кроме плана и первых задач, мы отправляем памятку с самыми важными контактами, а также ссылку на раздел с часто задаваемыми вопросами.

Первые 3 месяца офлайн. С моей точки зрения, если человек выходит на работу с удаленным или гибридным графиком, то идеально, если первые три месяца у него есть возможность посещать офис. Это дает возможность понаблюдать за новым сотрудником, чаще общаться, оперативно отвечать на его вопросы.

Первое время именно офлайн-общение с коллегами и руководителем дает поддержку, заряжает энергией и стимулирует к решению задач. Стоит оговориться, что тут важно обоюдное соблюдение правил. Если руководитель работает из дома и не появляется в офисе, то выводить в офис нового сотрудника не имеет смысла — это только усилит стресс.

Гибридный формат работы — нематериальная мотивация. Если сотрудник показывает хорошие результаты работы, то возможность совмещать работу из дома и офиса становится отличным стимулирующим инструментом. В то же время, если руководитель замечает, что производительность упала, он снова может вернуть сотрудника в офис на полную неделю.

Новый формат организации рабочих мест. Компаниям неэффективно содержать рабочие места, которые будут простаивать часть рабочего времени. В PARMA TG перестроили пространства по принципу коворкинга. Если сотрудник работает по гибридному формату, то перед приездом в офис он бронирует себе место через корпоративный портал.

Как справиться с «синдромом выгорания» среди сотрудников на удаленке

По моим наблюдениям, 70% людей, которые говорят о выгорании, не знают, что это такое. Сейчас слова «депрессия» и «выгорание» стали модными, и ощущения человека в таких состояниях сильно романтизированы. Прежде чем давать советы о том, как справится с выгоранием, нужно разобраться с определениями.

Термин «синдром выгорания» введен в психологию из психиатрии в 1984 году. Это состояние физического и психического истощения, возникшее в ответ на эмоциональное перенапряжение при работе с людьми. Наиболее подвержены выгоранию люди, работающие в профессиях типа «человек-человек» — медики, преподаватели, продавцы, социальные работники и работники служб спасения. Выгорание часто путают с сильной усталостью. Если человек после двухнедельного отпуска не чувствует себя отдохнувшим, то, скорее всего, это выгорание. Предвестником может быть накопленная усталость от постоянных переработок.

Эмоциональное истощение переходит в потерю смыслов. Если проблему вовремя не заметить, человек может уйти в депрессию. Это серьезное заболевание психики, которое лечится совместно с психиатром и психологом. К сожалению, в большинстве случаев болезнь не проходит бесследно:70% людей никогда не излечиваются от депрессии. Даже в ремиссии у человека снижен так называемый «уровень счастья». Если вы подозреваете у себя любое из этих заболеваний, обратитесь за помощью к специалистам.

Стоит разделять сильную усталость и выгорание. Ставя себе диагнозы, человек как бы программирует себя на излишние переживания. Гораздо лучше развивать эмоциональный интеллект, стараясь точнее описывать любые состояния, в том числе негативные: переутомление, разбитость, неудовлетворенность условиями труда, конфликт с коллегой.

Попробуйте сформулировать причину своего самочувствия и провести профилактические мероприятия:

1. Общайтесь с людьми. Как ни странно, но именно общение — хорошая профилактика выгорания. При этом важно следить за его качеством: оно должно прибавлять силы, а не опустошать. Например, хорошо работает участие в конференциях. Спикер отдает слушателем свою энергию, получая в ответ в разы больше. Это помогает побороть апатию и усталость.
2. Обращайте внимание на обратную связь. Performance Review или «круговая оценка» — один из инструментов для объективной оценки эмоционального состояния человека, суть которого человека оценивают его коллеги с точки зрения поведенческих реакций. Одновременно человек оценивает сам себя: анализирует ситуации, в которых его поведение помогло в коммуникации и решении задач, а где — нет. Performance Review позволяет получить объективную обратную связь и вовремя заметить негативные изменения.
3. Выберите способ переключения с рабочих задач на режим восстановления. Это могут быть прогулки, спорт или любое хобби. На самом деле неважно, что это будет. Важно, что это занятие не позволит вам «застревать» в рабочих задачах. Мы содействуем сотрудникам в занятиях спортом — организуем тренировки по фитнесу в офисном спортзале и поддерживаем корпоративную команду по гребле на лодках класса «дракон». Кроме спорта, мы периодически проводим мастер-классы и игры в онлайне.
4. Соблюдайте режим труда и отдыха и следите за питанием. Это банальные вещи. Но одно дело знать, а другое — соблюдать. Этот совет требует самодисциплины, но быстро дает результат.
5. Поработайте с психологом. Это опциональный совет. Работа со специалистом в первую очередь поможет узнать свои сильные и слабые стороны. С учетом этих знаний научится выстраивать взаимодействие с другими и улучшить качество жизни.

Если говорить о профилактических мерах с точки зрения компании, то корпоративная культура должна как минимум не увеличивать стресс сотрудников. Хорошо, если работодатель превентивно создает дополнительные комфортные условия труда, организует поддерживающие мероприятия. В пандемию мы постарались организовать максимально комфортные условия для своих коллег: готовили разрешения на поездки по городу и даже перевозили офисную мебель и компьютеры, если у сотрудника не было возможности организовать рабочее место дома.

Читайте также

Цифровизация в России: тренд или шаг вперед для рынка

Что лежит в основе цифровизации — тренды или необходимость? Какие преимущества и вызовы создает цифровизация в России? Как развивается цифровизация в стране? Каким образом цифровые технологии дают возможность бизнесу решить острые вопросы, серьезно влияющие на эффективность и экономику компании?

Чтобы создать такую корпоративную культуру, нужно учитывать пожелания и предложения сотрудников. Компаниям крайне важно наладить процесс получения обратной связи от работников, при этом они могут использовать разные инструменты или совокупность инструментов. У нас хорошо работают встречи один на один между сотрудником и руководителем, пульс-опросы, сотрудники сами делятся своими идеями через онлайн-приемную.