Преодоление негатива при внедрении корпоративного портала: персонализация, стандартизация и управление контентом
Изображение: TanyaJoy/shutterstock.com
Современные организации стремятся к внедрению новых технологий и инструментов для улучшения эффективности бизнес-процессов и повышения продуктивности сотрудников. Однако, внедрение нового корпоративного портала может столкнуться с рядом проблем, включая сопротивление сотрудников, необходимость персонализации подхода и стандартизации процессов, а также адаптацию портала под различные отделы и роли. В данной статье мы рассмотрим ключевые сложности внедрения корпоративного портала и предложим стратегии управления контентом для успешной реализации проекта.
Проблемы внедрения нового корпоративного портала и сопротивление сотрудников
Одной из основных проблем при внедрении нового корпоративного портала является сопротивление сотрудников. Многие сотрудники могут испытывать страх перед изменениями, неудовлетворенность новым интерфейсом или отсутствием необходимых навыков для работы с новым инструментом. Кроме того, большую роль играет нежелание сотрудников тратить время на освоение новой платформы, пусть и в рабочее время. Тем кто внедряет корпоративный портал в организации или модернизирует его, нужно четко знать ответы на самые популярные вопросы: “Сейчас и так всё работает, без корпоративного портала”; “Для чего он вообще нужен, только деньги тратите, лучше бы премию выплатили”, “Можно ли продолжить работу без портала?”. Поможет с такими ответами, четко сформулированная цель проекта и задачи, которые он способен решить. Если всё это будет удачно сочетаться с миссией компании, то это приведёт к более понятной аргументации для будущих пользователей площадки.
В моей практике, на стадии обсуждения идеи мотивационно-образовательного портала для продавцов нашей продукции, сразу же обсуждалась первостепенная цель для компании - мотивировать продавца продавать именно наш бренд и цель для покупателя - увеличить собственный доход. Как пересечение этих целей и была сформулирована мотивационная часть портала, которая включала в себя получение дополнительной внутренней валюты за регистрацию проданных товаров продавцом в своём личном кабинете. Компания получала рост продаж по сравнению с аналогичными конкурентными товарами, а продавец получал дополнительную мотивацию. Другая составляющая, которую важно было транслировать компании (инициирующей портал) - образовательная. Целью был рассказ о бренде, коллекциях товаров, УТП, производственных процессах, всё это тоже было необходимо внедрить в головы продавцов. Но по собственной инициативе продавцы слабо интересовались материалами. На очередном мозговом штурме было принято внедрение тестов по каждому материалу и за 100% верные ответы на 8-10 вопросов продавец также зарабатывал внутреннюю валюту. На накопленные баллы продавец мог совершить приобретение товаров бренда по льготной цене или вывести деньги себе на карту.
Для успешного преодоления сопротивления необходимо провести обучение сотрудников, организовать поддержку и мотивацию со стороны руководства, а также создать коммуникационную стратегию для информирования сотрудников о пользе нового портала. Зачастую инициатива внедрения исходит от руководства с подачи аудиторов, скрам-мастеров, коучей, руководителей бизнес-процессов внутри организации. В редких случаях порталы могут охватывать только часть бизнес-процессов, в таком случае инициатива создания может принадлежать руководителю (или руководителям) отдела компании. Например, портал связывающий менеджеров и маркетологов, с целью увеличения продаж и улучшения качества обслуживания клиентов, в рамках которого менеджеры пользуются обучающими материалами, которые готовят и размещают на портале маркетологи. Или портал охватывающий сотрудников производства и отдел по корпоративной культуре, цель портала повышение лояльности сотрудников к предприятию, путём участия в конкурсах компании, тимбилдинге и других мероприятиях размещаемыми на портале. Обучение сотрудников встречает меньше сопротивления, если его проводить в рабочее время и при этом сместить дедлайны по всем текущим задачам на срок обучения. Ещё лучше устраивать обучение в рабочее время вне офиса, на сторонней площадке и в игровой форме. Так вы привьёте не только желание обучаться, но и лояльное уважение к изобретателям платформы и самому порталу в целом.
Персонализированный подход для каждого сотрудника и стандартизация процессов
Для решения проблемы персонализации и стандартизации бизнес-процессов необходимо разработать систему профилей пользователей, которая позволит адаптировать интерфейс портала под индивидуальные потребности каждого сотрудника. Важно сохранить баланс между персонализацией и стандартизацией, чтобы обеспечить эффективность работы и соблюдение корпоративных стандартов. Проведение анализа потребностей сотрудников и определение ключевых функциональных требований поможет создать персонализированный подход, который сочетает в себе удобство использования и стандартизацию процессов. Например, менеджеру доступны лишние ветки не влияющие на цель его пребывания на портале. Цель - саморазвитие в техниках продаж и увеличение продаж, а ему так же доступны такие ветки как, способы контроля производственных процессов, ценообразование в компании, бухгалтерская отчётность и так далее. В таком случае фокус размывается. В силу любопытства, возможно, менеджер и рассмотрит все доступные ветки, но это не повлияет на те цели, которые мы ставим для него при подключении к площадке.
Проблемы адаптации портала под разные отделы и роли
Каждый отдел и сотрудник в организации имеют свои уникальные потребности и требования к корпоративному порталу. Для успешной адаптации портала под разные отделы необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить ключевые потребности каждого отдела и разработать соответствующие функциональные возможности портала. Важно обеспечить гибкость и масштабируемость портала, чтобы он мог адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса и эффективно поддерживать работу различных отделов и ролей. Портал должен постоянно и оперативно изменяться и подстраиваться под реальные действия и функционал сотрудников. На первых этапах внедрения нужно усилить внимание к тем действиям сотрудников, которые происходят вне площадки. Например, распечатал документ и отнёс его на подпись руководителю, нужно заменить на электронную отправку документа и его дальнейшее визирование (согласование) через портал. Нужно постепенно исключить все действия сотрудников, которые можно сделать вне портала - так получится действительно удобный инструмент. В теории - просто, на практике мы столкнулись с перегрузкой функционала руководящих должностей. Т.к. зачастую руководитель задействован в процессах каждого сотрудника и в межведомственных (между отделами компании) взаимодействиях. Некоторые руководители жаловались, что в день к ним приходит на согласование от 900 до 1100 различных бизнес-процессов. Конечно в таком режиме невозможно адекватно принимать взвешенные решения. С другой стороны это позволило выявить процессы в которых можно делегировать ответственность за принятие решения на подчиненных, либо установить критерии в рамках которых можно принимать решение без руководителя, не отправляя ему бизнес-процесс или полностью вывести его из процесса. Полностью уйти от формата совещаний тоже не удалось, более того, совещания становились дополнительным всплеском появления в системе новых задач, процессов и проектов.
Стратегии управления контентом на корпоративном портале
Управление контентом на корпоративном портале играет ключевую роль в обеспечении информационной доступности, актуальности и удобства использования портала. Для успешного управления контентом необходимо разработать стратегию контент-маркетинга, определить ключевые категории контента, создать систему обновления и модерации контента, а также обеспечить гибкость и масштабируемость системы управления контентом. Важно также проводить анализ эффективности контента, собирать обратную связь от пользователей и регулярно обновлять контент для поддержания интереса пользователей и повышения эффективности работы портала. Зачастую проблема порталов в хорошем стартовом наполнении и долгим дальнейшим периодом старения этой информации. Это связано и со сроками релиза проекта и с его отладкой и тестированием, дальнейшей доработкой и передачей на администрирование. Зачастую команда администраторов тратит время на обучение особенностям размещения контента на площадке. Дальше сталкивается со сложностями производства контента и потребностью наращивать штат (дизайнер, копирайтер, верстальщик). О команде администраторов корпоративного портала часто задумываются на финальном этапе разработки и зачастую это не команда, а отдельные кадры с навязанным дополнительным функционалом. Для того, чтобы контент был актуальным, уже на этапе появления идеи портала следует и набирать администраторов проекта, чтобы после релиза максимально “бесшовно” перейти к работе по поддержанию и наполнению актуальным контентом. Кроме того, следует заранее задуматься о “захламленности” портала. Как будет формироваться архив с устаревшей информации, будет ли сохраняться к ней доступ, кто и по каким критериям будет отслеживать эти вопросы. На практике мы можем столкнуться с информацией о зимних коллекциях одежды находящихся в разделе “актуальное” летом или выбор новогоднего подарка летом. Подобные случаи часто случаются даже на вновь созданных порталах, так как на этапе разработки проекта весь контент был написан с учетом сезонной специфики, релиз затянулся и портал был выпущен с уже устаревшим наполнением.
***
Внедрение корпоративного портала представляет собой многоэтапный и сложный процесс, требующий глубокого анализа потребностей сотрудников, разработки индивидуализированных подходов, соблюдения стандартов процессов и эффективного управления контентом. Принятие правильных решений в случаях, когда внедрение корпоративного портала вызывает сопротивление, поможет организации повысить эффективность операций, улучшить внутреннюю коммуникацию и ускорить процесс принятия решений. Это в свою очередь приведет к укреплению конкурентоспособности компании и достижению успеха на рынке, обеспечивая устойчивый рост и развитие бизнеса.
Опубликовано 25.07.2024
