Цифровизация управления на отечественной СЭД
Сегодня растет интерес бизнеса к процессу цифровой трансформации, а вместе с ним и спрос на инструменты для ее осуществления. Происходит переосмысление места систем автоматизации документооборота (СЭД) в ИТ-инфраструктуре.
В прошлом остался этап, когда СЭД решали задачи только по автоматизации делопроизводства. Благодаря современным технологиям СЭД занимают всё большее место в ИТ-инфраструктуре компаний, решают больше задач «за границей» канцелярии: организуют хранение данных, автоматизируют бизнес-процессы. Они переросли в новый класс систем — CSP (Content Services Platform) с широким Low-Code-инструментарием. Отечественные системы этого класса отвечают специальным российским требованиям по поддержке электронной подписи, организации юридически значимого документооборота. Они способны и уже поддерживают цифровое управление на предприятиях, решают множество разнообразных задач.
Как расширить номенклатуру решений
С точки зрения технологий, современные российские СЭД, в частности платформа Docsvision, развиваются как набор сервисов. На базе средств разработки и моделей приложений ИТ-команда может преобразовать СЭД под решение таких задач, которые не покрывают ERP- и CRM-системы. Например, можно реализовать архив финансовых документов, систему для автоматизации претензионно-исковой роботы или внутреннего аудита, управлять кадровыми процессами, включающими подготовку, согласование кадровых документов и их подписание.
Low-Code-инструменты, получившие широкое развитие в отечественных СЭД, сокращают срок разработки различных решений и обеспечивают возможность внесения изменений в созданные решения. Например, платформа Docsvision имеет визуальные конструкторы для модификации форм документов, заданий и других объектов из состояний, процессов обработки, ролевой модели, средств навигации и пр. Гибкость современных СЭД предосттавляет ИТ-командам тот самый инструмент, с которым возможно ускорить разработку и доставку требований в ответ на изменения окружения и новые потребности.
Как управлять процессами
Зазоры между отдельными этапами сложного процесса снижают качество управления. Сбои и ошибки часто возникают из-за невозможности встроить весь процесс в единую систему — отдельные этапы сложного процесса поддерживают разные ИТ-приложения. В итоге сами процессы замедляются, а менеджмент не имеет инструмента для аналитики и для оптимизации процессов.
В результате конвергенции с BPM современные СЭД решают задачи по управлению бизнес-процессами. Функциональность СЭД предусматривает процессинг обработки форм, управления маршрутизацией документов и другой информации, обработку разного рода заявок и т. д. Интеграционные инструменты обеспечивают бесшовное взаимодействие с другими системами.
С помощью СЭД ИТ-команда может выстроить непрерывный контур обработки документов. Например, в части работы с договорами провести процесс от подготовки и согласования документа, через подписание и обмен с помощью оператора ЭДО, в интегрированный с ERP архив, где хранятся данные о финансовых транзакциях,
Можно ли отказаться от бумаги
Бумажные документы и сопутствующие процессы тормозят переход к непрерывно оптимизируемой системе управления. СЭД убирает из обращения внутри компании бумажные документы и оцифровывает процессы. Система обеспечивает юридическую значимость документов, подписанных различными электронными подписями, поддерживает их долгосрочное хранение, управляет машиночитаемыми доверенностями. Развитие технологий и законотворческие инициативы позволяют компаниям отказываться от бумаги, совершенствовать процессы в цифре.
Как управлять задачами
Как отмечалось ранее, СЭД автоматизирует управление процессами, в рамках которых исполнители получают в работу задачи. Задания содержат документы и данные для принятия решения, его выполнения или делегирования. Они обрабатываются в рамках единого рабочего места, имеют одинаковый интерфейс и образуют «общую очередь обработки». В результате использования такого инструмента руководители контролируют исполнительскую дисциплину, имеют детальную картину о работе компании. Если часть задач требует использования других ИТ-систем (ERP, CRM, управление проектами), то интеграция позволяет собрать данные о процессах в едином месте. В результате СЭД собирает информацию для полного и детализированного контроля исполнительской дисциплины в компании. Различные аналитические срезы и отчеты позволят оптимизировать загрузку сотрудников и распределение работ в рамках ансамбля процессов.
Цифровой след и его роль, возможности использования ИИ и PM
Отказ от бумаги и ликвидация разрывов внутри процессов позволяют накапливать данные о выполнении операций, исполнении задач, чтобы по собранному цифровому следу оптимизировать и улучшить процессы в организации. Технология Process Mining воспроизводит реальную картину бизнес-процессов в организации по сырым данным, накопленным при обработке информации, а в дальнейшем по их оптимизации. Инструменты машинного обучения формируют модели «цифрового двойника», которые в дальнейшем позволят заменять работу сотрудников программными роботами в типовых операциях. Результат — сокращение издержек на сопровождение бизнес-процессов и повышение их качества.
Уже сегодня роботы классифицируют входящие документы, например, в системе обращения граждан, и определяют процесс их обработки. В частных компаниях другие роботы определяют исполнителей входящих документов и формируют резолюции на документы. В системах техподдержки они классифицируют обращения.
Отрасль ИИ активно развивается. Чтобы использовать достижения ИИ, компания должна накопить подробную и унифицированную информацию о реальных бизнес-процессах без разрывов и пробелов из-за работы на бумаге. Существенная роль в таких подготовительных работах ложится на СЭД (или CSP-системы). Отечественные системы обладают полной функциональностью, учитывают требования законодательства и отвечают требованиям к российскому ПО.
Опубликовано 19.09.2022
