Аннета АРБАТСКАЯ: «CompanyMedia установлена на компьютерах всех сотрудников банка»
На вопросы главного редактора ITNewsГеннадия Белаша отвечает Аннета Арбатская, директор операционного департамента ОАО «Евразийский банк».
Что привело к необходимости внедрения СЭД?
В 2011-2012 годах наш банк активно развивался, предлагал новые услуги, заключал договоры с новыми партнерами, расширял клиентскую базу. Интенсифицировались и усложнялись его деловые процессы, объем документопотоков рос в геометрической прогрессии, увеличивалась нагрузка на персонал, менее прозрачным становился контроль исполнения документов и поручений, поэтому затягивались сроки реализации многих важных бизнес-процессов. Мы понимали, что назрела необходимость в оптимизации методов, механизмов и технологий работы с документами. Потребовались модернизация информационного пространства банка, упорядочение и структурирование организации хранения корпоративной информации, создание условий для быстрой и удобной работы с документами, обеспечение прозрачного строгого контроля сроков и качества исполнения поручений по ним.
Какие СЭД рассматривались и почему была выбрана система CompanyMedia?
Рассматривать большое количество систем нам не пришлось. Выбор в пользу системы электронного документооборота CompanyMedia определил успешный опыт эксплуатации СЭД в родительском банке, расположенном в Казахстане, в городе Алматы. СЭД CompanyMedia используется в нем с 2003 года и доказала свою эффективность. Знание системы оберегло нас от покупки «кота в мешке».
Какие конкурентные преимущества CompanyMedia привели к выбору именно этой системы?
СЭД CompanyMedia наделена богатыми функциональными возможностями в области автоматизации работы с документами, управления деловыми процессами и задачами. Система бесперебойно работает в компаниях с развитой сетью филиалов, что особенно важно для нас, поскольку мы планируем организацию единого корпоративного электронного документооборота в рамках всех филиалов и отделений в Казахстане и России. CompanyMedia легко настраивается под уникальные особенности и индивидуальные требования отдельного банка, эта возможность, в частности, помогла нам учесть нашу специфику. Дорабатывать систему не потребовалось. В СЭД CompanyMedia реализованы механизмы коллективной работы с документами – редактирование, согласование, визирование, подписание, а значит, и возможность организации корпоративного электронного документооборота. Широкие интеграционные возможности системы, в том числе с бухгалтерскими, банковскими системами, позволили ей комфортно вписаться в имеющуюся инфраструктуру банка.
Какие бизнес-процессы после внедрения СЭД удалось существенным образом оптимизировать?
Оптимизирован и упорядочен документооборот банка в целом, обеспечены условия оперативной и удобной работы с документами, а значит – и более быстрой и качественной реализации бизнес-процессов. Налажен прозрачный строгий контроль сроков и качества исполнения поручений по документам.
Каких результатов удалось добиться за счет автоматизированного контроля исполнительской дисциплины сотрудников банка?
Обеспечен строгий контроль исполнительской дисциплины. Сегодня каждый знает, когда и в какие сроки ему следует выполнить то или иное поручение и/или распоряжение, отреагировать на входящую или внутрибанковскую информацию. И, что очень важно, для быстрого решения заданий реализован удобный и скорый доступ к любой необходимой переписке и документам.
Для внедрения СЭД CompanyMedia пришлось изменять ИТ-инфраструктуру банка?
ИТ-инфраструктуру мы не меняли, поскольку система развернута на виртуальном сервере.
Как вы оцениваете степень информационной безопасности системы CompanyMedia? Есть ли необходимость в ее повышении или она полностью отвечает принятым у вас критериям, стандартам информационной безопасности и конфиденциальности документов?
CompanyMedia характеризуется высокой степенью защиты информации благодаря возможностям платформы, на которой она разработана, а также собственным сервисам, настройкам и инструментам, с помощью которых можно обеспечить необходимый уровень безопасности и конфиденциальности циркулируемых в ней документов. А ее разработчик, компания «ИнтерТраст», обладает лицензией Федеральной службы по техническому и экспортному контролю на деятельность по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации, лицензиями Центра по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России на осуществление разработки и (или) производства средств защиты конфиденциальной информации, шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) и телекоммуникационных систем, на распространение и техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств. Данные лицензии позволяют нам быть уверенными в высоком уровне защиты информации, что очень важно для любого банка, гарантирует сохранность информации, неразглашение коммерческой тайны.
Потребовалась ли специальная доработка СЭД CompanyMedia для нужд банка или использовалось только конфигурирование системы?
Дорабатывать систему не пришлось, так как ее функциональность удовлетворила наши основные требования, соответствует общепринятым и мировым стандартам.
Сколько человек участвовало во внедрении со стороны компании «ИнтерТраст» и сколько со стороны банка?
Проектная команда была небольшая. С нашей стороны в процессе перехода на электронный документооборот участвовали один эксперт ИТ-службы и один специалист бизнес-подразделения, ответственный за делопроизводство. Компанию-разработчика представляли один консультант центра консалтинговых услуг и внедрений и один специалист центра технического сопровождения.
Как вы оцениваете процесс обучения ваших сотрудников работе с системой документооборота, проведенного специалистами «ИнтерТраст»?
Обучение эксплуатации системы проходило в два этапа. На первом работе в СЭД CompanyMedia были обучены инструкторы – специалисты ОАО «Евразийский банк», чтобы они в дальнейшем смогли обучать пользоваться системой всех остальных сотрудников нашей организации. На втором этапе возможности системы демонстрировались пользователям «вживую» – непосредственно в процессе установки системы на рабочих компьютерах специалистов. Такой подход, позволив нам подготовить опорную команду специалистов (инструкторов), хорошо знающих систему, обеспечил также возможность обучения пользователей работе в CompanyMedia силами банковских сотрудников, то есть этих же инструкторов.
Какая часть департаментов и подразделений банка стали пользователями СЭД?
СЭД CompanyMedia была установлена на компьютерах всех сотрудников банка, участвующих в бизнес-процессах, то есть ее пользователями стали практически все специалисты, за исключением разве что уборщиц и дворников. И это вполне закономерно, так как документооборот сопровождает любые деловые операции финансовой организации: в документах фиксируются как управленческие решения, так и результаты их реализации, а также все действия менеджеров в ходе выполнения ими своих должностных обязанностей.
Какие модули CompanyMedia были приобретены и планируется ли расширение их числа?
Нами были приобретены модули «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «Центр отчетов». «CompanyMedia-Делопроизводство» позволил наладить централизованную регистрацию документов, контроль исполнения поручений по ним. Посредством «CompanyMedia-Документы» бизнес-специалисты были обеспечены возможностью индивидуальной и коллективной работы с электронными документами: создавать их, согласовывать/вносить комментарии, выдавать поручения по документам, распространять, упорядоченно (с помощью рубрикаторов) хранить, ограничивать доступ к документам в зависимости от должностных обязанностей пользователей и пр. «Центр отчетов» обеспечил руководителей возможностью автоматически получать статистические и аналитические данные по документам, проектам, задачам, персоналу.
Есть ли планы по расширению использования СЭД CompanyMedia на другие филиалы банка?
В ближайшее время планируется открытие филиалов нашего банка в других городах России, и, конечно же, данная система позволит эффективно решить связанные с этими планами организационные моменты, не говоря уже об управлении процессами и контроле исполнительской дисциплины.
Источник: IT News №14 (сентябрь 2012)
Опубликовано 03.11.2012