«Экстра М» автоматизировала S&OP на российской платформе
Экстра М – производитель высококачественных макаронных изделий собственной торговой марки, а также изделий брендов Pasteroni, Знатные и др.
По мере увеличения объема производства процессы планирования компании усложнялись и требовали постоянно возрастающих трудозатрат. На момент принятия решения об автоматизации планирование осуществлялось в Excel и строилось следующим образом: еженедельно 10 менеджеров составляли прогноз продаж в своих персональных файлах, затем, после валидации их расчетов ответственным руководителем, все данные сводились в общий файл прогноза по продажам, который отправлялся в отдел управления запасами. Там, на основе прогнозных значений и данных, вручную выгруженных из нескольких отчётов в 1С, рассчитывалась потребность в заказе импортной продукции и потребность в продукции собственного производства. Объемы импорта, полученные таким образом, отправлялись на дальнейшую обработку, где специалисты распределяли потребность на заявки и вручную заносили их в 1С. Все это требовало значительного количества времени.
«Недостатками существовавшего подхода являлись отсутствие целостности данных, трата большого количества времени на ручную обработку показателей, высокая вероятность человеческой ошибки. С целью оптимизации процесса была поставлена задача по снижению трудозатрат и продолжительности цикла планирования в рамках цепочки Продажи-Производство-Закупки-Логистика-Персонал за счет методологического совершенствования процесса планирования и его автоматизации в единой системе. Для реализации задачи была выбрана отечественная платформа Optimacros», – прокомментировала Ольга Соколова, финансовый директор компании Экстра М.
Проект формировался итеративно и был разделен на функциональные блоки, после завершения разработки каждого из которых пользователи получали готовый инструмент планирования по отдельному бизнес-процессу и приступали к его тестированию и последующему использованию. Дальнейшая настройка и интеграция процессов планирования велась с учетом обратной связи от пользователей. Полностью внедрение было завершено за 3 месяца, в изначально согласованный срок.
«У каждого специалиста появился свой персональный рабочий стол, где помимо основных рабочих форм он может найти такую полезную для себя информацию как исторические данные по продажам, текущий размер собственной премии и т.д. В блок прогнозирования продаж были внедрены системы согласования планов и расчета KPI, на которые завязан расчет премирования менеджеров. Также был отлажен блок управления производством: при составлении производственных графиков менеджер точно знает, с какого времени и какой объем продукции готов к переходу на фасовку, видит актуальные данные о доступности производственных линий и объемов сырья.
Благодаря гибкости Оптимакрос в ходе проекта удалось максимально сохранить привычный пользовательский опыт: выгрузка производственных графиков из Оптимакрос в Excel была настроена таким образом, что выгружаемый файл полностью сохранил свой первоначальный привычный для работников производства вид», - добавила Ольга Соколова.
В ходе проекта был настроен полный цикл обмена данными между Optimacros и 1С, в результате чего работа менеджеров по взаимодействию с этой учетной системой значительно упростилась. Теперь пользователям не нужно самостоятельно формировать и выгружать отчеты из 1C – платформа Optimacros ежедневно автоматически скачивает, обрабатывает и предлагает к использованию самые актуальные данные. Отделу управления запасами больше не приходится вручную вносить заказы поставщикам, они автоматически формируются в Optimacros и выгружаются в 1С одним кликом.
«Как это часто бывает на наших проектах, гибкость ОМ позволила «на лету» подстроиться под требования заказчика и отразить их в финальном решении, — отметил директор по развитию и продажам «Оптимакрос» Максим Шилов. — В результате реализации проекта процесс планирования продаж и операций в Экстра М стал прозрачнее на всех уровнях: руководителю стал доступен просмотр итогов планирования, видны предпосылки, которые легли в его основу, и отчет по план-факт анализу. Мы довольны достигнутым результатом, итогом которого стало создание инструмента автоматизации процесса S&OP, где на вход поступают планы продаж, а на выходе появляется непротиворечивый план производства и закупок. Бизнес получил возможность оперативно сравнивать план с фактом, а также проводить анализ “что, если” на достоверных данных».
Перенос процесса S&OP компании на платформу Optimacros полностью завершен, однако Экстра М продолжает развивать внутреннюю экосистему платформы, автоматизируя процессы финансового планирования и бюджетирования, формирования управленческой отчетности силами собственных сотрудников, которые прошли обучение Optimacros в ходе проекта.
