Компания без границ: рабочие инструменты
Традиционно многие боятся, что отказ от офиса воспринимается окружающими как признак экономии на всем. И напрасно! Отказ от офиса – это мировой тренд в развитии бизнеса, у него есть даже собственное название: «организация без границ» (Boundaryless organisation). Автором новой модели называют Джека Вельша (Jack Welch), когда-то возглавлявшего GE. Офисные комнаты и коридоры, по его образному сравнению, это «звенья цепи, сковывающие инициативу сотрудников и мешающие им выполнять задачи максимально результативно и одновременно с комфортом для себя».
Прежняя офисная концепция «командуй и управляй» сегодня меняется на «исполняй и доверяй»: взамен автоматизированных рабочих мест, которыми снабжаются сотрудники офисов, предлагается набор специализированных приложений, подбираемых индивидуально под функциональную задачу каждого дистанционного сотрудника.
Формируя мобильную команду, нужно быть готовым к любым неожиданностям. Чтобы находить решения быстро, лучше иметь под рукой все необходимые инструменты, которые могут понадобиться и при традиционной работе в офисе.
Программы отбираются по функциям, и выбрать их можно самостоятельно, но в процессе освоения придется набивать шишки. Лучше воспользоваться опытом других, кто уже научился создавать распределенные команды.
Мы расскажем о нескольких наборах программных инструментов, где обобщен накопленный опыт.
«Мобильное предприятие»
«Билайн» Бизнес
Недавно «ВымпелКом» объявил о начале продаж уникальной платформы для предпринимателей «Мобильное предприятие». Это набор сервисных услуг для сотрудников небольших компаний малого бизнеса, то есть тех, кто занимается разработкой программных систем, грузоперевозками, предоставлением бытовых услуг, оптовой и розничной торговлей, несерийным производством, строительством.
С помощью этого пакета можно реализовать следующие сервисные функции: мобильный Интернет, виртуальные номера, облачная АТС, мессенджер, управление продажами, звонок с сайта, облачное хранилище, блокнот (органайзер, планировщик дел), анализ звонков (бизнес-аналитика), анализ эффективности рекламы. Работать с ними можно через веб-браузер или с помощью клиентских приложений на iOS и Android.
По мнению «ВымпелКома», это минимальный набор технологических услуг, который позволяют управлять небольшим распределенным предприятием технологично и прозрачно.
Roadmap Planner
KeepSolid Inc.
https://www.roadmap-planner.io/
Самым важным для создания распределенного предприятия является не только набор умелых сотрудников, но и планирование их загрузки. Это реализуется, например, с помощью электронной таблицы Excel. Имея под рукой план-график каждого сотрудника, можно добиться неплохих результатов, в том числе получать аналитические отчеты, изыскивая резервы для дальнейшего роста компании. Но этому придется научиться, тогда как работать предстоит сразу. Поэтому лучше начать с уже готового инструмента.
Хороший пример – визуальный интерактивный Roadmap Planner, который поможет подготовить бизнес-планы, используя диаграммы Ганта. По сути это визуальная иллюстрация плана работ каждого сотрудника. Он выглядит как набор полосок, ориентированных вдоль оси времени: каждая полоса обозначает отдельную задачу, выполняемую в рамках текущего проекта. Концы соответствуют моментам начала и завершения работ, протяженность – их длительность. Вертикальная выкладка полос – это иллюстрация текущего перечня задач, благодаря им можно держать под контролем всё, добиваясь успешного завершения проекта.
Иными словами, это отличный инструмент, который позволяет наглядно наблюдать за ходом проекта, своевременно предупреждая, если возникают задержки. Наглядность гарантирует уверенность при корректировке планов, позволяя эффективно перебрасывать сотрудников на авральные этапы. Но есть и недостаток – для крупных проектов Roadmap Planner становится тяжеловесным из-за потери наглядности.
«КонсультантПлюс»
Consultant Plus Inc.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.consultantplus.app
Деятельность любого предприятия результативна, если она отвечает действующему законодательству. Чтобы были результаты, законы надо знать. Для этого можно нанять юриста или получать консультации онлайн, но это дорого и малоэффективно. Свод законов для малого предпринимательства не настолько велик, поэтому лучше установить программу «КонсультантПлюс» и иметь все необходимые правовые документы под рукой: Конституцию РФ, кодексы РФ, основные правовые акты федерального законодательства, обзоры новых документов и справочные материалы.
Даже при возникновении сложных юридических вопросов, требующих знания тонкостей законодательства, есть бесплатное решение: в вечернее время по будням «КонсультантПлюс» позволяет получать доступ к расширенной базе документов, которая в рабочее время предоставляется на платной основе.
В приложении есть вся необходимая справочная информация: календарь бухгалтера, производственный календарь, правовой календарь, ставки налогов, курсы валют. Данные обновляются ежедневно. Необходимый для работы документ можно сохранить локально, а если закон будет обновлен, изменения будут загружены автоматически, позволяя иметь на руках достоверную информацию.
Для успеха в бизнесе необходимо добиваться высокого качества во всем. Это правило распространяется и на распределенные компании, работающие без офиса.
Главное – не экономия, а эффективность работы. Больших результатов можно добиваться и малыми силами, если правильно подобраны инструменты. Так, инвестиционная компания Cue Ball Group из Бостона, которую выделил в своем списке Forbes (https://www.forbes.com/companies/cue-ball-group/), имеет торговый оборот более $200 млн в год при численности штата всего 12 сотрудников.
Polycom RealPresence Trio
Polycom
http://www.polycom.com/voice-conferencing-solutions/conference-phones/realpresence-trio.html
Эффективность работы компании обеспечивают ее клиенты и заказчики. Экономить на качестве общения с ними неразумно. Даже в распределенной компании необходимо решать текущие вопросы с партнерами. Для этого необходимы средства видеотелефонии – ее высокое качество способствует росту результативности.
Например, новейший конференц-телефон Polycom сочетает в себе систему телеприсутствия и конференц-связи. Базовый модуль Polycom RealPresence Trio может выполнять функцию динамика при проведении теле- и видеоконференций, а встроенный всенаправленный микрофон способен улавливать любой звук в пределах 6 м.
Широкий функционал новой модели Trio 8800 обеспечивается за счет использования сенсорного ЖК-дисплея. К системе можно подключить ноутбук или планшет и управлять через них. Есть даже функция демонстрации удаленного рабочего стола. В итоге – полный набор возможностей видео-конференц-связи, используя двухточечное подключение с клиентом или коллегами, у которых достаточно просто установить программу Polycom для видеотелефонии.
Опубликовано 07.03.2017