КЭДО как неизбежность: нюансы перехода в безбумажное будущее
Неумолимая логика развития
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – вариант ведения документооборота, сопровождающего трудовые отношения в компании или организации, при котором документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде. Решение о ведении КЭДО каждая организация принимает самостоятельно. По закону пока еще есть выбор: вести бумажный кадровый документооборот в электронной форме или в смешанном формате. Однако переход на 100%-ный КЭДО – вопрос времени. В пользу этого говорят следующие объективные предпосылки.
В 2021 году в ТК РФ появился специальный раздел «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», что говорит о стремлении государства провести цифровизацию трудовых отношений и сделать ее прозрачной в ближайшем будущем.
Далее пандемия показала, что важно иметь возможность вести удаленно не только основные бизнес-процессы компании, но и вспомогательные, в число которых входит и кадровый учет. У компаний все чаще возрастает количество дистанционных сотрудников.
В целом на рынке наблюдается общее стремление оптимизировать кадровый документооборот между региональными офисами, сократить время обработки документов и исключить риск их утери. Поэтому КЭДО уже сегодня можно рассматривать как неизбежность.
Законные требования
Между тем на пустом месте из одних лишь стремлений к модернизации и объективного удобства новые форматы документооборота не возникают. Задача эта серьезная, и ее реализация должна опираться на прочную основу в виде законодательной базы.
Формирование нормативно-правовых основ для внедрения КЭДО-систем в РФ началось в 2011 году, когда вступил в силу Федеральный закон № 63-ФЗ, определяющий правила электронного подписания документов. Окончательно правовое поле для КЭДО оформилось во временных рамках 2021-22 гг., когда был принят Федеральный закон № 377-ФЗ, который дает определение, устанавливает порядок и правила перехода к КЭДО. На его основании в Трудовой кодекс РФ в 2022 году были внесены поправки. Они увидели свет в формате приказа Минтруда России № 578н, установившего единые требования к составу и форматам электронных документов.
Так, если компания принимает решение о переходе на КЭДО, то, согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, ей необходимо подготовить локально-нормативный акт, в котором будут прописаны:
• сведения об информационной системе, в которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
•дата введения электронного документооборота и срок уведомления работников об этом.
Таким образом, можно сделать вывод, что сейчас сделан первый шаг для полного перехода на КЭДО.
Ключ – в платформе
Поэтому, чтобы переход к КЭДО был не в тягость руководству компании, отделу кадров и сотрудникам, необходимо, чтобы платформа поддерживала ведение документооборота по всем основным кадровым бизнес-процессам компании в соответствии с действующим законодательством.
Второй ключевой момент – возможность предоставлять опцию подписания электронных документов как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника. Не менее важны поддержка работы с разных типов устройств (компьютеров, смартфонов, планшетов) и адаптация под нестандартные процессы компании.
Сегодня компании могут подойти к выбору КЭДО-платформы тремя путями: использовать цифровую платформу «Работа в России», разработать собственную информационную систему или приобрести готовое ПО.
Эффективное внедрение на практике
Для небольших компаний целесообразно использование готового ПО, что позволит организовать внедрение сервиса собственными силами: при грамотной организации работ срок внедрения системы не превысит месяца. А крупным игрокам можно выбрать любой из вариантов, но в каждом случае необходимо двигаться поступательно: выполнить пилотный запуск на ограниченном числе пользователей и только затем переходить к тиражированию системы на все подразделения компании. Сроки проекта при этом могут варьироваться от 2-3 до 6–12 месяцев в зависимости от объема внедрения дополнительных функций.
Приведем пример внедрения готового решения для КЭДО в относительно небольшой компании силами собственных специалистов (см. таблицу). После того, как согласие на присоединение к КЭДО дали 99,5% сотрудников, работы заняли порядка полутора месяцев.
Сравнение процесса оформления отпуска за свой счет до перехода на КЭДО и после
|
До КЭДО |
После перехода на КЭДО |
|
Сотрудник заполняет бланк заявления на отпуск за свой счет, распечатывает его, подписывает, фотографирует и отправляет в отдел кадров.
Специалист отдела кадров оформляет кадровый документ в системе, сохраняет приказ, отправляет на подпись сотруднику
Сотрудник распечатывает приказ, подписывает, фотографирует отправляет в отдел кадров.
Оригиналы документов передаются при личном визите сотрудника в офис или отправляются почтой РФ.
Процесс подписания документов растягивается, документы теряются, специалист отдела кадров вынужден контролировать подписание вручную. |
Сотрудник создает в своем кабинете заявку на отпуск за свой счет, указывает даты отсутствия, подписывает ее своей ЭЦП.
Специалист отдела кадров видит заявку сотрудника в кадровой учетной системе, автоматически создает из заявки кадровый документ, подписывает приказ ЭЦП со стороны работодателя и отправляет его в кабинет сотрудника.
Сотрудник получает уведомление о том, что ему на подпись направлен приказ, заходит в кабинет и подписывает его своей ЭЦП.
Документы подписываются в день оформления, специалист следит за процессом подписания через журнал электронных документов. |
В целом компании, внедрившие КЭДО, отмечают сокращение времени обработки документов и значительное снижение роли человеческого фактора при их подготовке. Кроме того, повышается прозрачность кадровых процессов, а также достигается экономия ресурсов, обеспечивающих жизнедеятельность компании.
Для сотрудников плюс – упрощение процессов подготовки и подачи заявлений на отпуск, на предоставления налоговых вычетов и т. д. через электронный формат. В личных кабинетах всегда доступна информация о накопленных днях отпуска, можно посмотреть расчетные листки за любой период.
Самое главное – подписание документов не требует присутствия в офисе или отправки оригиналов по почте.
Итоги
КЭДО повышает эффективность документооборота, позволяя компаниям автоматизировать ручные процессы, такие как хранение, поиск и распространение документов. Это может сэкономить время и снизить риски ошибок и потери документов.
Системы электронного документооборота могут помочь компаниям сэкономить деньги за счет снижения потребности в бумаге, чернилах, тонере, а также сократить другие расходы, связанные с документами. КЭДО повышает безопасность конфиденциальных документов через контроль доступа, шифрование и другие меры.
Кроме того, отмечаем производительность современных систем КЭДО, что позволяет сотрудникам быстро находить и получать доступ к нужным документам. Плюс ко всему они улучшают сотрудничество между командами, предоставляя централизованное окно доступа и контроля за работой над документами.
Опубликовано 07.08.2023
