Цифровизация управления автопарком в фармацевтических компаниях
Изображение: Open Studi0/shutterstock.com
Точно по графику
Интенсивная эксплуатация и широкая география — не просто слова. Медицинские представители объезжают в день порядка десяти точек, а компания часто присутствует в 100–150 городах страны. К автомобилям медицинских представителей следует добавить служебный транспорт офисных сотрудников и собственный грузовой транспорт компании. Все вместе они образуют разнородную и распределенную систему в виде автопарка, в которой ввиду масштабности наряду с техническими закономерностями начинают действовать и статистические. Поэтому пренебрегать научным подходом к управлению такой системой явно непростительно.
Самая первая задача — обновление автопарка. Когда у фармацевтической компании пятьсот медицинских представителей, то спланировать покупку новых автомобилей на следующий год — задача нетривиальная. Решается она исходя не только из технического состояния машин и интенсивности эксплуатации, но и целей компании. Если планируется начать работу еще в трех регионах и нарастить объем продаж на 8,4%, то сколько дополнительных авто потребуется? К тому же следует учесть риски — поломки и ДТП.
Точный расчет всегда следует сделать заблаговременно. Купить машину — не сходить за продуктами, особенно когда автомобили приобретает организация. Сначала закупку необходимо спланировать и согласовать, потом оформить договор и провести первичное обслуживание, а затем отправить машину в регион и оформить акт приемки при передаче сотруднику, зафиксировав документ в системе. К тому же планировать бюджет надо с учетом графика расширения. В одном регионе машина потребуется уже в январе, а другом — в августе. Если авто придет на месяц позже, компания недополучит то, что могла бы получить за месяц. А если на месяц раньше, то простой без дела тоже стоит денег. То есть грамотное планирование напрямую влияет на эффективность операционной деятельности. Поэтому доверить его лучше цифровым платформам: в отличие от человека они никогда не ошибаются.
Интеграция на вход и выход
Сегодня CRM-системы стали неотъемлемой частью продаж в фармацевтических компаниях. Учет визитов в аптеки и поликлиники ведется именно в CRM. Она и является первым претендентом на интеграцию с платформой по управлению автопарком. Такое решение разом снимает несколько задач. Во-первых, отчет о визитах автоматически передается в путевые листы. Во-вторых, согласовать и подписать его можно в электронном виде. И в-третьих, нет больше нужды отправлять документы почтой.
Такой же подход используется при интеграции с другими системами компании. Причем теми, которые дают информацию не только на вход, но и на выход. Так, для топ-менеджмента платформа может готовить аналитические отчеты об использовании автопарка, а для бухгалтерии — отчеты финансовые. В результате как положение дел, так и управление организацией становится прозрачным для всех участников процесса. Такие платформы — живые системы, получающие и отдающие множество данных.
Не изолированная, а встроенная в бизнес-процессы платформа — вопрос принципиальный. Управление автопарком для большинства компаний не самоцель, а лишь одно из звеньев в работе бизнеса. Однако от того, насколько органично оно будет встроено в жизнь и структуру корпорации, зависит успешность фирмы в целом. Отлаженный бизнес напоминает фабрику — промедление в работе одного конвейера или нестыковки в одном месте неизбежно тормозят работу всего предприятия.
Когда все под контролем
Какие бы возможности ни давала платформа, мы всегда рекомендуем исходить из потребности бизнеса. В работе фармацевтической компании не обойтись без интеграции с CRM-системой, а в такси обязательной станет интеграция с диспетчерской службой. Поэтому разработчик должен не просто внедрить платформу, но и обеспечить грамотный консалтинг, основанный на лучших практиках. Всегда следует знать, какой продукт покупаешь, как его нужно использовать и что именно он принесет. Ведь цифровизация не дань моде, а средство повысить рентабельность.
Однако в какой бы отрасли ни специализировалось предприятие, будь то фармацевтические компании или курьерская служба, ряд базовых процессов присущ любому автопарку. Амортизация машин и расход топлива есть везде, и оба процесса платформа протоколирует от и до. Так, нормы технического обслуживания в зависимости от модели авто закладываются в систему, а затем назначается график обслуживания. Соблюдается он или нет, в какой зоне находится та или иная машина — в зеленой, желтой или красной — собственник бизнеса или менеджер всегда может видеть. Тем самым он получает в руки монитор здоровья автопарка. Прозрачнее становятся и расходы на топливо. Исходные данные — показания одометра, остаток бензина в баке и нормы расхода по паспорту автомобиля. Сведения о поездках медицинский представитель фиксирует в путевом листе, а сведения о заправках поступают автоматически из топливной компании — благодаря интеграции с топливными картами. Повышенный расход, когда приходилось стоять в пробках или ездить по скоростной магистрали, тоже учитывается. Фактические показания сравниваются с расчетными, и если отклонения превышают допустимый зазор, то возникает вопрос почему. Таких вопросов никто не любит, поэтому они и снимаются сами собой благодаря цифровой платформе.
Автоматизация значит комфорт
Бизнес живет не одним контролем, и крайне важно, чтобы сотруднику было комфортно. Если в одной компании цифровая платформа освобождает его от рутины, а в другой работают по старинке, то он предпочтет первую. И речь идет не только о медицинских представителях или других специалистах. Так, благодаря интеграции платформы с 1С или SAP исчерпывающие данные по автопарку автоматически получают бухгалтеры, а благодаря интеграции с системами BI-аналитики владелец бизнеса или топ-менеджмент получает возможность принимать и корректировать решения.
Дополнительное удобство в работе медицинским представителям обеспечат заполнение с планшета и интеграция с сервисами геолокации. Первое делает сотрудника мобильным, а второе помогает подобрать оптимальный маршрут. Освободившись от рутины, тот же медицинский представитель может совершить на один-два визита больше. То есть не только заработать больше, но и принести больше прибыли. Впрочем, удивительного мало. Именно так работает автоматизация — о какой бы сфере ни шла речь.
Опубликовано 01.07.2024
