Три ключа для управления временем
Абсолютное большинство ИТ-директоров жалуется на нехватку времени. Многие смирились с этим фактом, однако постоянный цейтнот ведет к снижению эффективности работы ИТ-директора в целом
Абсолютное большинство ИТ-директоров жалуется на нехватку времени. Казалось бы, проекты, встречи, совещания - все это просто не может уместиться в рамках в рамках одного рабочего дня, а то и суток. Многие смирились с этим фактом, однако постоянный цейтнот ведет к снижению эффективности работы ИТ-директора в целом.
Фрэнк Питерсмарк, в течение 30 лет работавший директором по информационным технологиям в американских страховых компаниях, а ныне занимающий должность CIO Advocate, то есть советника и связующего звена с клиентами в консалтинговой компании Xby2, в своей статье, размещенной на портале CIOinsight, дает несколько советов ИТ-директорам по поводу того, как рационально использовать время. Время является “золотым стандартом” для CIO, поэтому он должен заставить его работать себе на пользу, как утверждает автор. Предлагаем вкратце ознакомиться с советами Фрэнка Питерсмарка, поскольку они, несомненно, будут полезны не только для заокеанских, но и для российских ИТ-менеджеров.
Чаще всего, как утверждает Фрэнк, если ИТ-отдел или департамент работает в режиме “пожарной команды”, это означает, что ни его руководитель, ни сотрудники управлять временем просто не умеют. С другой стороны, если работа осуществляется плавно и постепенно, при этом также растет эффективность бизнеса, это означает, что айтишники в данной компании находятся на правильном пути в плане организации и управления рабочим временем. В своем рецепте по эффективному управлению рабочим временем Фрэнк Питерсмарк выделяет три ключевых ингредиента.
Первый из них - планирование и приоритизация навыков. Автор напоминает старую поговорку: “если что-то не записано, значит оно не существует”. Как правило, на CIO сваливаются задачи из совершенно разных областей. Поэтому от него требуется умение расставить эти задачи по шкале их важности и приоритетности для компании. Кроме того, CIO должен быть стратегом, который сквозь рутину повседневных задач должен уметь разглядеть будущее развитие компании. Однако видеть будущее - это одно, а спланировать и записать шаги, необходимые для его достижения - это совсем другое, как предупреждает Фрэнк Питерсмарк. Данный план должен учитывать баланс интересов всех топ-менеджеров компании. Это требует опыта и практики, однако жизненно важно в плане организации рабочего времени ИТ-директора и его сотрудников. В соответствии с планом, должны быть расставлены приоритеты задач, которые отвечают потребностям бизнеса - стратегическим и оперативным. Этот план должен стать для CIO “полярной звездой”, как говорит Фрэнк Питерсмарк. Ориентируясь на него, он сможет планировать бюджет, а также принимать или отвергать те или иные инициативы.
Второй ингредиент - коммуникации и навыки по установлению ожиданий. Когда план готов, CIO мало просто показать его на совете директоров. Нужно будет много общаться с коллегами и представлять его на всех уровнях в компании. Фактически, как говорит Фрэнк, этот план является неотъемлемой частью диалога ИТ-директора и компании.
Автор говорит о принципе “палки и морковки”, этими двумя инструментами CIO должен блестяще уметь обращаться. “Палка” применяется в тех случаях, когда другие руководители пытаются внести инициативы, не соответствующие плану работы и препятствующие его выполнению. “Морковка” же применяется в тех случаях, когда нужно поощрить за успешное завершение заранее намеченных этапов плана. Данная стратегия работы опирается на четкое установление ожиданий, когда любой сотрудник компании знает, что будет сделано, а что не будет.
Третий элемент технологии эффективного управления временем, по мнению Фрэнка - это компетентные прямые отчеты. Они позволяют CIO держать “руку на пульсе” бизнеса, говорить с ним “в один голос”. Но чтобы этого добиться, ИТ-руководителю необходимо сплотить команду своих сотрудников, синхронизировать их работу, а также достичь полного обоюдного доверия. Это требует времени, однако, как отмечает Фрэнк Питерсмарк, эффект от грамотной организации рабочего времени превзойдет все затраты.