CRM, ATS и RMS: три компонента успеха автоматизации рекрутмента
Как мы разработали свою CRM-систему и почему она не совсем CRM
Импортозамещение — один из ключевых трендов цифровизации в России. Многие компании оказались в непростой ситуации: рынок российского программного обеспечения не так развит, как мировой. Кроме того, многие отечественные программы не соответствуют выработанным за годы высоким требованиям к софту. Поэтому, даже если нет потребности в срочном импортозамещении, может появиться другая проблема: компания, выросшая из одного российского решения, в нынешних условиях не сможет найти такой аналог, который отвечал бы актуальным критериям. Особенно если дело касается продуктов, не направленных на массового потребителя.
Автоматизация рекрутмента 2.0: когда счет в пользу рекрутеров
Группа компаний Selecty, специализирующаяся на предоставлении ИT-персонала, более восьми лет активно использует системы, обеспечивающие автоматизацию процессов внутри компании. Для рекрутмента автоматизация процессов особенно актуальна — в день специалист может обрабатывать сотни резюме, проводить десятки встреч и без систематизации могут случаться накладки и ошибки.
Для автоматизации рекрутинга используются CRM-, ATS- и RMS-системы. С помощью ATS-систем рекрутеры могут собирать резюме, планировать коммуникацию и искать лучших претендентов на вакансии. Классические CRM-системы используются в целом для автоматизации бизнес-процессов компании, в частности, они обеспечивают эффективный менеджмент взаимодействия с клиентами и кандидатами. По сути, главная задача CRM- и ATS-систем — объединить большой массив данных и вывести их в единой базе. Поскольку ни одна из этих систем не закрывает специфичные потребности рекрутеров, появился третий вид — RMS-системы (Recruitment Management System), которые объединяют функционал CRM- и ATS-систем и обслуживают все этапы воронки найма персонала.
Долго, дорого или полезно?
Еще в 2021 году мы вплотную подошли к решению о замене программного обеспечения и провели детальный анализ существующих на рынке ПО систем, повышающих эффективность рекрутеров и позволяющих контролировать процессы, своевременно внося в них необходимые корректировки. И на этом этапе мы столкнулись с серьезной проблемой выбора новой RMS-системы. На протяжении нескольких лет мы работали с отечественным решением. Однако ограниченность его функционала не позволяла нам эффективно решать наши задачи.
Как минимум, с точки зрения инфраструктуры прежняя система не выдерживала нагрузки: у нас огромная база кандидатов, более 1 млн профилей, в которой работают одновременно около 100 рекрутеров. Кроме того, в старой системе нельзя было отметить, что кандидат уже в работе, поэтому появлялись накладки. Общение с кандидатами осложняло отсутствие возможности коммуникации в мессенджере или звонка кандидату прямо из системы. И это далеко не полный список ограничений, с которыми приходилось мириться.
В связи с этим мы начали анализировать рынок зарубежных и российских решений в данной сфере, в первую очередь в плане возможностей.
Можно сказать без иронии: нас постигло разочарование. Но именно оно помогло нам оценить собственный опыт и потенциал, чтобы понять, каким образом мы можем закрыть актуальные потребности и в будущем, возможно, помочь другим агентствам в подборе персонала.
Мало кто решается на собственную разработку: общее мнение, что это дорого, долго и не факт, что результат получится таким, как ожидают пользователи.
Подавляющее большинство компаний, даже тех, у кого с бюджетами на внутреннюю автоматизацию все хорошо, делают выбор в пользу предсказуемой функциональности, идя на компромисс. Кроме того, необходимость в дальнейшем обеспечивать поддержку, зачастую тоже является стоп-фактором в том, чтобы идти в собственноручную разработку внутренней системы.
Вот несколько причин, почему мы приняли решения о создании собственного программного обеспечения:
-
Для нас рекрутинг — бизнесообразующая функция. Нам важно, чтобы автоматизация была на высшем уровне, а также чтобы систему можно было быстро адаптировать под изменяющиеся требования бизнеса компании.
-
В нашу группу компаний входит не только блок рекрутинга, но и ИT-аутсорсинг. Поэтому у нас есть своя специфика: массовый ИT-подбор на большое количество проектов к разным заказчикам, следовательно, одного кандидата могут процессить параллельно в пять-шесть проектов, поэтому инхаусные системы «могут позволить себе» быть более простыми с точки зрения функциональности, наша — нет.
-
Мы обладаем экспертизой в подборе и хорошо понимаем пользовательский запрос. У нас есть собственная база резюме выдающихся специалистов — аналитиков, разработчиков, дизайнеров и тестировщиков.
-
В наших дальнейших планах вывод системы из категории внутренней в коммерческий продукт.
О чем говорят рекрутеры?
Перед началом работ по созданию собственной системы мы подготовили поэтапный план по разработке и внедрению будущей системы. Для этого пришлось провести полномасштабное исследование среди сотрудников нашей и других компаний, чтобы четко обозначить важные моменты:
-
что людям нравится в их нынешних системах;
-
какие важные недостатки они наблюдают;
-
каких функций не хватает.
Первоначально наша продуктовая команда создала своего рода каркас MVP-системы, в котором отразились основные процессы подбора, существующие в компании. Начиная с июля мы запускаем рекрутеров-первопроходцев и собираем от них обратную связь. В августе в системе уже работала одна из команд подбора. В сентябре команда разработки начала репетировать переезд за выходные. И в середине октября был организован одномоментный переезд на собственную систему. В выходные были выгружены все данные из текущей системы и загружены в новую. Накануне переезда был проведен ряд обучений и организована оперативная поддержка в первые дни запуска. Данный подход позволил нам учесть проблемы, с которыми столкнулась команда первопроходцев, и устранить все дефекты до массового переезда, а репетиции исключили любые критические ситуации.
Нельзя сказать, что все получилось легко и беспрепятственно. Но практически готовая команда и наш опыт, полученный в качестве ИT-аутсорсинга на проектах крупных банков и ретейлеров, позволил нам значительно сократить издержки.
В самый сложный период команда поддержки работала круглосуточно, чтобы помогать всем переходящим в решении сложных вопросов. Это помогло сделать адаптацию более мягкой и понятной, поскольку люди ощущали, что не остаются один на один с чем-то новым и непонятным. Еженедельно мы проводили скрининги по выявлению недостатков и непонятных моментов. В течение этого времени устранялись недочеты и ошибки и настраивалась работа компании в новой системе. Необходимо отдать должное пользователям — они были открыты к изменениям и готовы перестроить свою работу.
Через тернии — к комфорту и эффективности
После интенсивной работы первых месяцев внедрения мы перешли от хаоса нового и неизвестного к органичной работе всех рекрутеров с новой системой. Ко всему прочему, в результате тестирования программы у менеджеров стали появляться конкретные, а не абстрактные предложения по улучшению системы, которые продуктовая команда стала учитывать в своих дальнейших релизах.
Особенно в первые месяцы на команду поддержки посыпалось много предложений по улучшению визуальной составляющей — как сделать шаблоны более читаемыми или как удобнее расположить информацию. По настроениям людей было понятно: даже такие мелочи очень сильно влияют на эффективность работы. В результате мы получили уникальный, а главное — максимально удобный документ-резюме, которого не хватало многим в старой CRM-системе. Кроме того, мы получили множество предложений по расширению справочной информации внутри программы, благодаря чему смогли постепенно улучшить точность получаемой информации для пользователей программы.
Сейчас, по прошествии почти семи месяцев, мы полноценно используем нашу систему, продолжая совершенствовать ее в режиме реального времени. Можно сказать, она прошла проверку и помогла усовершенствовать многие процессы рекрутмента. Для этого наша система была дополнена следующими компонентами:
-
дашборд, улучшающий координацию внутри команд;
-
упорядоченная воронка подбора кандидатов;
-
возможность параллельного трекинга похожих событий;
-
возможность связи с кандидатом с использованием QR-кодов;
-
просмотр истории кандидатов по конкретным вакансиям;
-
подсказки для рекрутеров о статусе кандидата и о том, находится ли он в работе у коллег.
Многие сотрудники отмечают, что скорость работы нынешней системы значительно выше старой. Кроме того, мы больше не зависим от графика обновлений сторонних разработчиков, за счет этого удалось настроить релизную политику в пользу максимального коннекта с бизнес-процессами — теперь обновления системы не тормозят работу. В итоге сейчас у нас есть своя надежная база и собственная продуктовая команда, которая системно получает обратную связь и использует эти данные в новых релизах.
Опубликовано 25.04.2023
