Проекты, которые гуляют сами по себе
По мере развития бизнеса вера в ответственность людей умирает, но рождается вера в инструкции. Как и понимание того, что рядовой сотрудник с охапкой лаконичных инструкций эффективнее десятка гениев на вольном выпасе. Однако к этому еще надо прийти, а в GoodSellUs все начиналось с веры в людей.
В начале славных дел
Впрочем, конечно, стартовали мы не с нуля. На тот момент (июнь 2015-го) я уже шесть лет занимался разработкой сайтов, имел немало клиентов, а еще больше потенциальных источников заказов. Кроме того, двоих помощников, которые не знали друг друга.
Управлять парой сотрудников просто, если общаешься с ними каждый день: всегда в курсе текущей ситуации с проектом, всегда есть возможность (а точнее, необходимость) вникнуть в детали и разобраться в вопросах.
Несмотря на то, что три человека (включая меня) не так уж много, потребность вести учет задач и как-то хранить документацию созрела уже тогда. Никаких особых знаний по организации проектов у меня не было, зато среди клиентов нашлось немало тех, кто использовал CRM-системы. Естественно, нам тоже ее захотелось.
Первым делом составили список всех бесплатных предложений, какие только удалось найти. В итоге остановились на «Битрикс24» (более-менее устраивал функционал, работать удобно, но не без проблем, конечно).
Первая схема управления проектами
На мои плечи легли: поиск клиентов, общение с ними, оценка работы, прием платежей, распределение задач между помощниками. Если в какой-то момент у меня не было своего проекта, то ставил задачи и себе. Данные о том, что кто-то интересуется нашими услугами, не хранились, если не считать почту и мессенджеры, через которые и происходило общение с клиентом.
Задача сначала заносилась в «Битрикс24»: наряду со всей необходимой информацией о проекте, указывался дедлайн и добавлялись исполнители. При помощи «Google Документов» в таблицу вбивались ID задачи из «Битрикс24», ее название, имя клиента и исполнителя, сумма за задачу, сумма оплаты исполнителю, дата постановки задачи, дедлайн и дата фактической сдачи. Помощникам таблица была недоступна. Документы и файлы проектов хранились на сервере либо у меня на рабочем компьютере (в специальной папке). Команда общается в Slack, что позволяет быстро обмениваться сообщениями и уточнять детали.
Как видите, все просто, минимум бюрократии, и первое время нас все устраивало. Однако автоматизации в этом деле никакой, напоминалок тоже. Все зиждилось на честном слове исполнителей. В качестве финального штриха добавили разделение по месяцам: новый месяц – новый лист. Однако первые проблемы появились на отложенных проектах – они тонули в старых листах среди задач. Добавили цветную разметку: выполненные выделяли зеленым фоном, проваленные или отмененные – красным.
Второй минус в том, что считать расходы и доходы за месяц приходилось либо вручную, либо писать внешний скрипт, который бы все это делал. Само собой, времени на скрипт не нашлось. В результате лишились нескольких заказов – просто из-за того, что они потерялись среди задач.
Со временем сотрудников прибавилось, и, как следствие, стало труднее отслеживать задачи на основе связки «Битрикс24» + таблица в «Google Документах».
Подключение менеджера и новая система выплат
Одним из самых важных нововведений стал наем менеджера, который взял на себя всю работу с добавлением информации о задачах, клиентах и проектах. Это усложнило документацию, но повысило эффективность работы.
Вторым важным изменением стало планирование выплат сотрудникам – их стали производить дважды в месяц. Это уменьшило заботу по поводу ежедневного запаса денег на счету, но добавило головной боли: как узнать, что задача уже оплачена и не оплатить ее дважды? как удостовериться, что исполнитель получил оплату за все выполненные задачи? что делать, если оплата за один проект, а в проекте несколько задач? Кроме того, было бы удобней оплачивать работу после того, как она сдана клиенту.
Пришлось добавить условие: оплачивать задачи, которые сданы за пять дней до выплаты. В итоге добавилась еще одна таблица – с датами и суммами выплат – и оговорены цвета для обозначения статусов задач и выплат. Это решило большую часть проблем, но не упростило жизнь ответственному менеджеру.
Todoist и события
По-прежнему было сложно уследить за всеми задачами, промежуточными сроками или какими-либо событиями, привязанными к дате. Сейчас-то понятно: нужен был to-do-лист, но в то время, когда проблема с отслеживанием ела деньги компании, это не казалось столь очевидным.
Были испробованы календари, простые to-do-листы, специализированные сервисы, даже отправили менеджера проходить курс по «Битрикс24»… Но подходящее решение нашлось случайно, благодаря сарафанному радио – знакомые в «Твиттере» похвалили сервис.
Todoist позволяет совместно работать с to-do-листами (с разбивкой по проектам, датам и важности). Удобный интерфейс позволил быстро освоить сервис и сразу же ввести в работу. Теперь по каждой задаче в Todoist создаются события-напоминалки.
Минус же в том, что это уже четвертый сервис, который регулярно используется для ведения проектов. А чем больше сервисов, тем сильнее загружен менеджер и тем больше времени понадобится на обучение еще одного менеджера.
Лиды, сделки, контакты
На старте компания имела несколько крупных клиентов, которые обеспечивали работой около 40 человек. Из-за низкой эффективности серьезные заказчики отвалились, и на смену им пришло много мелких.
С ростом базы клиентов потребовалось хранить их контактные данные не только на почте и в скайпе, но и централизованно, в удобном формате. Ведь доступ к этим сведениям нужен не только мне, но и менеджерам. Прослушанные нами курсы по «Битрикс24» не помогли с событиями, но позволили решить проблему хранения данных о лидах, сделках и клиентах.
А главный плюс – исчезла проблема неизвестных клиентов: откуда они, чего хотят, обещали ли мы им что-то. Кроме того, сбор информации о клиентах открыл дополнительные возможности в виде email-маркетинга.
Однако, есть еще масса направлений для развития: безопасность данных, автоматизация типовых задач, упрощение работы с отчетами и инструкциями к проектам. Впрочем, всему свое время.
Сейчас в GoodSellUs пять разработчиков. Их эффективность выше, чем у 40 разработчиков год назад. Мы разрабатываем внутренние инструкции и гайдлайны, чтобы качественно выполнять типичные задачи. На данном этапе это приоритет номер один, но о нем я расскажу в следующей статье.
Опубликовано 16.11.2016