Гибридная работа — это «вещь в себе»
Кажется, что все сегодня говорят о гибридной работе. И это не удивительно. Это огромное изменение в фундаментальной идее о том, что представляет собой работа, и ясно, что такая модель никуда не денется. Едва ли не каждый день та или иная крупная компания объявляет о своем плане организации гибридной работы. Неудивительно, что девять из десяти руководителей отрасли сообщили в ходе проведенного McKinsey опроса, что будут сочетать удаленную и офисную работу. Однако в этих анонсах компаний не хватает одного: как они на самом деле будут это сделать.
Гибридная работа — это «вещь в себе». Она отлична от полностью удаленной работы и от работы только в офисе. Помимо тех особенностей удаленной и офисной работы, с которыми мы уже познакомились с весны 2020 года, у нее есть свои проблемы и преимущества. В этой статье я хочу предложить некоторые идеи об основах гибридной работы. Конечно, универсального подхода к гибридной работе не существует, но мы нашли несколько инструментов и идей, которые, как мы надеемся, будут полезны.When to work where?
Для любого плана гибридной работы ключевой вопрос — зачем сотрудники идут в офис. Что работодатели хотят получить от их личного присутствия? Что испытывают сами сотрудники? (Надеюсь, вы сможете ответить на эти два вопроса.) Существует ли такой вид работы, который лучше подходит для дома? Конечно, все зависит от конкретного человека, но есть некоторые общие идеи.
Многие сторонники гибридной модели предпочитают использовать для целенаправленной работы или звонков свой домашний офис. Нередко повышение производительности с началом пандемии было связано с тем, что люди, которые раньше отвлекались на что-то в офисе, стали работать в полностью принадлежащем им пространстве. Когда сотрудники приходят в офис и делают что-то, что они могли бы лучше делать дома, их время и пространство используется неэффективно. Нет смысла приходить в офис и просто сидеть за своим столом, отвечая на один звонок за другим. Это может быть день работы из дома.
Работодатели и исследователи, разбирающиеся в гибридной работе, предполагают, что основная роль офиса заключается в содействии личным встречам, как запланированным, так и неформальным. Руководство должно так организовать график в своей компании, физические площади и стиль работы, чтобы превратить офис в место для продуктивной совместной деятельности. Кроме того, часто офис выполняет функционал шоурума, в котором существующие и потенциальные партнеры и заказчики могут ознакомиться с образцами продукции производителя.
Поговорим о планировании
Планирование может показаться самой рутинной задачей, но решение о том, как организовать и спланировать работу вашей команды, будет иметь огромное значение. Еще до пандемии удаленные работники подчас сталкивались с предвзятостью: их работа оставалась незамеченной. Ситуативное или произвольное планирование гибридной работы может означать, что отдельные менеджеры не видят некоторых членов своей команды, или члены команды не видят друг друга.
Существуют также весомые доказательства важности того, что социологи называют «слабыми связями». Это касается, людей, которых вы знаете, но не общаетесь с ними регулярно. Взаимодействие с коллегами, с которыми вы не работаете в тесном контакте, может открыть нечто новое, поскольку они, скорее всего, будут работать с другой информацией или с другими идеями.
Важно вдумчиво находить баланс, который даст «гибридным» сотрудникам некоторую свободу, но при этом обеспечит общение и сотрудничество как между командами, так и между ними. Это может означать создание некоторой структуры для гибридной работы и в долгосрочной перспективе пойдет на пользу компании. Мы ищем способ работы, эффективный для всех сторон. Существует довольно широкий спектр планов гибридной работы. Сегодня нередко обсуждают, должны ли это быть два дня дома и три в офисе, или наоборот, но нет никаких причин, по которым нужно выбирать именно из этих двух вариантов. Если вы создадите систему, в которой легко ориентироваться, то сможете установить правила и позволить своим командам настроить их под себя.
Одним из популярных решений является выделение дня без совещаний для сосредоточенной работы и/или дня, насыщенного собраниями. Это дает людям план «по умолчанию» и позволяет подстроить график каждого расписания к одному такому дню. Один из популярных способов — сделать понедельник рабочим днем и начать неделю с настроя команды. Некоторые устраивают очень короткие встречи, в то время как другие уделяют больше времени общению, мозговому штурму и обмену информацией.
Существует несколько программных решений, помогающих командам формировать и обновлять свои планы и графики работы. Это особенно важно, если компания сокращает присутствие в офисе и переходит на незакрепленные рабочие места. Важно иметь систему, благодаря которой сотрудники не погрязнут в обмене сообщениями, чтобы узнать, кто и где будет присутствовать. Им нужно место, где они могут проверить, как меняется их рабочая неделя.
Однако есть опасения, что это программное обеспечение может испортить и без того переполненный ландшафт. Одно исследование показало, что в среднем сотрудник, работающий полный рабочий день, тратит 10 часов в месяц на цифровое общение, при этом 52% используют в среднем за свой рабочий день четыре или более цифровых инструмента. Какое бы программное обеспечение для группового планирования не использовалось, компаниям необходимо максимально оптимизировать свои инструменты коммуникаций. Нет ничего хуже, чем просматривать электронную почту, Slack, Zoom, Teams и WhatsApp, пытаясь найти важную информацию.
Офис
Планировка офиса и его дизайн могут и должны быть адаптированы для отражения этих новых трендов. Если цель офиса — сотрудничество и создание сообщества, то в нем нужно предусмотреть места для этого. Кофе-машины в углу уже недостаточно. Компании должны тщательно продумать дизайн пространств, поощряющий общение и сотрудничество. Один из способов сделать это — использовать пространства, которые имитируют места социального общения, такие как кафе. Другой способ — применять информационные дисплеи не только для информации и распространения сообщений, но и для формирования корпоративной культуры. Многие компании используют дисплеи в местах общего пользования для распространения информации о пандемии, для внутренних коммуникаций и корпоративных сообщений, но это только малая часть того, для чего их можно задействовать. Они могут помочь мотивировать людей, позволят поделиться хорошими результатами, больше рассказать о своих коллегах.
Помещения для встреч и совместной работы играют в гибридном офисе большую роль, хотя их дизайн зависит от конкретного офиса. Например, это может означать множество комнат для отдыха, мозгового штурма или вместительные конференц-залы для больших собраний. И том, и в другом случае потребуются технологии, способствующие общению и сотрудничеству.
Важнейшим фактором этих технологий является простота использования. Если сотрудники знают, что они будут возиться с кабелями и звонить в ИТ-поддержку, это подавляет те самые спонтанные взаимодействия, которым такие помещения должны способствовать.
В современных дисплеях установлены датчики IoT, которые автоматически включают и выключают экран, что удобно для сотрудников и повышает энергоэффективность. Датчики также следят за качеством воздуха, их можно настроить для автоматического регулирования температуры или освещения, а также для отправки сообщения о том, что пора открыть окно для улучшения качества воздуха. И что наиболее важно для мозгового штурма: сенсорный экран можно превратить в цифровую доску для совместной работы с ноутбуком.
Для проведения встречи важно оптимизировать каждый аспект видеосовещания. Выберите аудиосистему, соответствующую размеру и оформлению конференц-комнаты. Например, встроенный динамик и микрофон на 55-дюймовом дисплее отлично подходят для небольшой комнаты с ковровыми покрытиями, но в большом помещении из стекла и бетона, скорее всего, потребуются специально расположенные динамики и микрофоны. В больших помещениях также необходимы большие дисплеи с четким изображением, с высокой контрастностью и яркостью.
Дисплей для совместной работы должен быть таким, чтобы каждый в комнате мог четко видеть отображаемый контент и всех гостей, присутствующих на видеовстрече. Все дисплеи должны четко отображать нюансы выражения лиц.
Незакрепленные рабочие места
Некоторые компании планируют воспользоваться преимуществами гибридной работы, сократив свои офисные площади. Стоимость офисных площадей достаточно высока, поэтому в этом определенно есть смысл, но важно, чтобы подобная экономия средств не происходила в ущерб моральному духу в компании или заинтересованности сотрудников.
Есть несколько инструментов, которые делают работу с незакрепленными рабочими местами более приятной. Самое главное — это эргономика. Как и в случае совещаний, если трудно настроить высоту стола, компьютерного экрана и стула, некоторые сотрудники, возможно, не станут особенно об этом беспокоиться, но со временем они будут менее склонны работать в офисе, так как станут ассоциировать это с болями в спине и ухудшением осанки. Точно так же важно предлагать регулируемые по высоте мониторы с низким уровнем синего света, чтобы сотрудники не уходили домой с головной болью.
Компании также должны упростить начало работы, когда вы прибудете в офис. Программное обеспечение для планирования может помочь сотрудникам увидеть, где сидят их команды и где доступны рабочие столы. Запирающиеся шкафчики или персонализированные картотеки могут стать для сотрудников тем местом, где они смогут взять все, что им нужно, чтобы начать свой рабочий день.
Выводы
Хотят они того или нет, многим компаниям придется изучить гибридную работу. Во времена жесткой конкуренции за таланты (77% британских работодателей в настоящее время пытаются заполнить квалифицированные должности) только 25% соискателей хотят работать в офисе полный рабочий день. Прошлый год дал работникам и руководителям четкое представление о преимуществах и недостатках удаленной работы. Работодатели, которые найдут баланс между удаленной работой и работой в офисе, получат значительное преимущество перед своими конкурентами.
Не существует единого, универсального способа организовать гибридную работу. Хорошее планирование, специально подобранные инструменты и обсуждение с членами команды помогут компании заложить основу для многолетнего успеха.
Это требует внимания и времени, но решение данных вопросов может стать ключевым фактором для развития и роста вашего бизнеса. Когда компания находит лучшую гибридную модель для своей работы, вознаграждение в виде высокого морального духа, производительности сотрудников и их творчества может быть огромным.
Опубликовано 22.02.2022
