Чек-лист при выборе компании для перехода на импортонезависимую систему документооборота

В этой статье Игорь Петрик, руководитель отделения систем электронного документооборота в ИТ-компании «Международный деловой альянс», представит полезный чек-лист, который поможет сделать правильный выбор партнера для беспроблемного перехода на импортонезависимую систему документооборота.

Текущая ситуация на отечественном рынке СЭД

По оценке TAdviser, объем российского рынка СЭД, ЕСМ и CSP-систем по итогам 2021 года вырос на 10% и составил 64,2 млрд руб. В 2022 году наибольшее влияние на рынок оказали усиление фактора импортозамещения, уход с российского рынка западных вендоров и продолжение курса государства на цифровизацию экономики. Процесс, который шел уже много лет, в прошлом году получил значительное ускорение.

В феврале 2023 года Федеральная налоговая служба представила рейтинг операторов электронного документооборота в России. На момент его публикации в список вошли 48 аккредитованных операторов ЭДО. По прогнозам TAdviser, рост российского рынка СЭД, ECM и CSP-систем в 2023 году составит порядка 10% и достигнет 77,7 млрд рублей.

Уход западных вендоров сформировал в регионе устойчивый спрос на миграцию как с зарубежных СЭД, так и отечественных систем, основанных на западных технологиях. Технологии IBM и SAP предоставляют сильные решения для управления документами и бизнес-процессами на предприятиях.

Одна из самых популярных систем — IBM Domino/Notes. Системы электронного документооборота на базе этой системы представляют собой решения, использующие клиент-серверную платформу IBM Domino/Notes для автоматизации управления документами и бизнес-процессами. Их основной функционал: организация документов, управление жизненным циклом документов, электронный документооборот, моделирование и автоматизация бизнес-процессов, безопасность и контроль доступа, совместная работа с документами и проектами, интеграция с другими системами.

Основные преимущества СЭД на базе Domino/Notes, которые обеспечили им широкое распространение в мире, включают гибкость, масштабируемость и наличие разнообразных инструментов для управления документами и бизнес-процессами в организации.

Какие сложности возникают при переходе с иностранных систем на отечественные

Сегодня бизнесу приходится переходить с зарубежных СЭД корпоративного уровня на импортонезависимое ПО. Этот переход может сопровождаться рядом сложностей. Вот некоторые из них.

Различия в функциональности и возможностях. Иностранные СЭД могут иметь разнообразные функциональные возможности и интеграции с другими системами, которых может не быть в отечественных аналогах. Переход может потребовать анализа и пересмотра текущих рабочих процессов и бизнес-требований.

Проблемы совместимости и интеграции. Существующие процессы и документы, созданные в иностранных СЭД, могут иметь определенный формат или структуру, которые не всегда легко адаптировать для отечественных систем. Необходимо обеспечить совместимость и безопасный импорт данных в новую СЭД.

Обучение и переобучение персонала. Переход на новую СЭД может потребовать обучения сотрудников. Возможно, некоторые функции будут работать по-иному, и сотрудникам потребуется время на привыкание к новому интерфейсу и процессам.

Перенос и адаптация данных. Перенос данных из старой системы в новую может быть сложным, особенно если структура и формат данных различаются. При этом необходимо обеспечить сохранность и точность данных.

Технические проблемы. Возможны технические сложности при интеграции отечественных СЭД с другими системами, сетевыми решениями и оборудованием.

Смена рабочих процессов. В случае, если отечественная СЭД предоставляет другие возможности или подходы к управлению документами и бизнес-процессами, может потребоваться пересмотр и изменение рабочих процессов организации.

Культурные аспекты. Смена системы может вызывать некоторое сопротивление у сотрудников, особенно если они уже привыкли к СЭД, которая была внедрена много лет назад. Культурные аспекты и восприятие новой системы также могут повлиять на успешность перехода.

Стоимость и время. Переход на новую СЭД может быть затратным и требовать времени на подготовку, обучение и внедрение.

Читайте также

Machine Learning на практике: зачем технологии бизнесу и когда их использовать?

Являясь частью искусственного интеллекта, машинное обучение (Machine Learning, ML) открывает все больше возможностей бизнесу. Его внедряют для трансформации процессов, развития транспорта, логистики, АПК и других отраслей, а экономический эффект применения ИИ составляет более триллиона рублей. Рассмотрим, какие прикладные задачи компаний решает ML, приведем примеры внедрения, поговорим про подход Retrieval-Augmented Generation (RAG) и дадим чек-лист качественной интеграции и использования ИИ в реальном секторе.

Чтобы все эти сложности не стали препятствием для успешного перехода с иностранной СЭД на отечественную, следует провести тщательный анализ, планирование и подготовку, включая тестирование и адаптацию системы под требования и потребности организации.

Как происходит процесс миграции и интеграции СЭД

Процесс внедрения или смены системы электронного документооборота обычно включает несколько ключевых этапов. Только грамотное прохождение каждого из них может гарантировать успешное завершение проекта.

1.     Анализ требований и выбор СЭД

В этом этапе определяются бизнес-требования и функциональные потребности организации. Выявляются сильные и слабые стороны текущей системы (если таковая существует) и осуществляется анализ решений на рынке. На основе этой информации выбирается наиболее подходящая СЭД.

2.     Планирование проекта

Создается план внедрения СЭД, определяются ресурсы, сроки, ответственные лица и ключевые этапы проекта. Задачи и цели проекта уточняются, а также разрабатывается стратегия обучения и поддержки пользователей.

3.     Подготовка инфраструктуры и обучение персонала

Для успешной реализации СЭД может потребоваться подготовка и модернизация информационной инфраструктуры организации, например, обновление аппаратных средств и ПО. Также проводится обучение сотрудников, которые будут работать с новой системой.

4.     Конфигурация и внедрение СЭД

На этом этапе происходит установка и настройка СЭД согласно потребностям и бизнес-процессам организации. Производится интеграция СЭД с другими системами, если это требуется.

5.     Тестирование и отладка

Система проходит тестирование на соответствие требованиям, стабильность работы и безопасность данных. Если выявляются ошибки или недочеты, они исправляются.

6.     Запуск и плавный переход

После успешного завершения тестирования и обучения персонала СЭД запускается в рабочем режиме. Обычно начинается параллельная работа новой и старой систем, чтобы обеспечить плавный переход на новую СЭД.

7.     Поддержка и обновления

После внедрения СЭД организация обеспечивает его поддержку и обновления, чтобы сохранить стабильную работу системы и поддерживать соответствие изменяющимся требованиям и бизнес-процессам.

Важно отметить, что процесс внедрения СЭД может занимать продолжительное время, особенно в крупных компаниях. Правильное планирование, поддержка высшего руководства и активное участие пользователей сыграют ключевую роль в успешной реализации проекта.

Рассмотрим основные сценарии миграции с одной СЭД на другую, а также ее интеграции со сторонними системами.

Миграция

Чаще всего требуется миграция с СЭД, использующей различные реляционные СУБД, например, Oracle. В таком случае необходимо написать такой код, который будет обращаться к установленной ранее реляционной СУБД и мигрировать необходимые клиенту данные.

Сценарий 1. Есть возможность работать как с разработчиком старой СЭД, так и с разработчиком новой СЭД. В таком случае они согласовывают между собой порядок работы и формат данных. Каждый пишет свою часть кода, необходимого для миграции.

Плюс: миграция пройдет максимально быстро.

Минус: клиенту придется платить разработчикам из разных компаний.

Сценарий 2.

Нет возможности работать с разработчиком старой СЭД (специалисты уволились, компания закрылась, перестала заниматься этим направлением или больше не хочет сотрудничать с клиентом из-за сложности или стоимости проекта), но есть исходный код. В таком случае разработчики новой СЭД разбираются в исходном коде, после чего разрабатывают механизмы миграции данных.

Плюс: клиенту не придется взаимодействовать с несколькими компаниями.

Минус: на проект потребуется больше времени.

Сценарий 3.

Нет возможности работать с разработчиком старой СЭД и нет исходного кода. Если старая СЭД разработана на платформе Domino, то особых проблем не будет. Если старая СЭД разработана на реляционной СУБД, то могут возникнуть некоторые сложности. Если же СЭД не на платформе Domino и не на реляционной СУБД, то потребуется значительно больше времени и ресурсов.

Читайте также

Как составлять запросы для нейросетей?

Правила формирования промптов немного отличаются от одной нейросети к другой, в том числе в зависимости от их специализации, например на определенных типах контента, однако имеют множество общих черт. О них и поговорим сегодня, приблизившись на пару шагов к идеальному промпту

Плюс: задача в любом случае выполнима и будет решена.

Минус: потребуется много времени и компетенций.

В качестве примера приведу кейс, который был у нас в «Международном деловом альянсе» по миграции зарубежной СЭД на систему документооборота «Канцлер ПЛЮС». Старая система клиента работала на базе Oracle. Это была закрытая система, которая не сопровождалась несколько лет. Чтобы внедрить новое решение, необходимо было вручную разобрать базы данных и их взаимосвязь. Сложность заключалась в том, что все нужно было сделать за 6 месяцев.

Над проектом работало 24 специалиста: разработчики нового функционала и консультанты, которые выезжали к заказчику для проведения работ по обследованию и анализу. В рамках проекта в организации внедрили модули СЭД «Канцлер ПЛЮС»: делопроизводство, архивное дело, гербовые бланки, обращения граждан, электронная цифровая подпись, задания, мобильный клиент.

К системе подключили 6 областных комитетов и 2 департамента. Оба департамента — обособленные подразделения, у которых своя локальная сеть и свое программное обеспечение. Нужно было организовывать взаимосвязь двух локальных сетей таким образом, чтобы они при этом остались независимыми и данные в них не объединялись.

После внедрения система прошла аттестацию по безопасности. Во многих операциях использовались электронные цифровые подписи.

Интеграция

Интеграция со сторонними системами также может проходить по нескольким сценариям.

Сценарий 1. Вместе работают представители заказчика, разработчики СЭД и разработчики системы, с которой нужно провести интеграцию. Создается формат данных, который устраивает всех, согласовывается механизм интеграции. На их основе пишется программный код для работы с другой системой.

Сценарий 2. Формат данных уже утвержден, им пользуются сторонние системы. В этом случае пишется программный код, способный интегрироваться с другой системой согласно утвержденного формата.

Как выбрать компанию и что стоит учитывать при планировании проекта: чек-лист

При принятии решения о переходе на отечественную систему электронного документооборота, организации сталкиваются с важным вопросом выбора надежной и подходящей компании для успешной реализации проекта. При планировании проекта следует учитывать не только функциональные возможности СЭД, соответствующие бизнес-потребностям, но и опыт компании в реализации подобных проектов, ее технические компетенции, уровень поддержки и обучения, а также ее финансовую стабильность. Доверие, взаимопонимание и прозрачное взаимодействие с выбранной компанией также играют важную роль в успешной интеграции и внедрении новой СЭД. Кроме того, не следует рассматривать в качестве исполнителей компании, у которых нет опыта работы с СЭД корпоративного уровня. Будут сорваны сроки, а бюджет проекта превысит запланированный объем.

Вот чек-лист, который поможет принять правильное решение:

1.     У компании есть опыт внедрения СЭД корпоративного уровня для 10-15 тысяч пользователей.

Важно выбирать только из компаний с проверенным опытом успешного внедрения и поддержки СЭД для крупных организаций с большим количеством пользователей. Такой опыт гарантирует, что подрядчик обладает необходимыми знаниями и ресурсами для реализации масштабных проектов и справится с уникальными вызовами, которые могут возникнуть в комплексных корпоративных окружениях.

2.     У компании есть проекты внедрения СЭД на зарубежных технологиях, и еще остались сотрудники, которые знают эти технологии.

У подрядчика обязательно должны быть компетенции в работе с технологиями, которые уже применяются в компании. Наличие опыта внедрения СЭД на зарубежных платформах говорит о том, что компания хорошо знакома с интеграцией данных, управлением контентом и бизнес-процессами, что существенно облегчит интеграцию новой СЭД и повысит вероятность успешного завершения проекта.

3.     У компании есть референсы и действующие проекты по поддержке СЭД.

Отзывы и рекомендации от других клиентов помогут оценить профессионализм и надежность компании, а наличие действующих проектов по поддержке свидетельствует о способности подрядчика предоставлять долгосрочную поддержку и обслуживание системы после внедрения.

4.     У компании есть опыт миграции с одних СЭД на другие.

Процесс миграции может быть сложным и требовать глубокого понимания технических и бизнес-аспектов системы, а также эффективного планирования и координации действий. Опыт в миграции подтверждает готовность подрядчика к решению возможных технических и организационных сложностей при переносе данных и функциональности с одной СЭД на другую.

Может показаться, что найти подрядчика, который соответствовал бы всем этим критериям, сейчас сложно. Однако на рынке России и СНГ сегодня работает немало компаний с многолетним опытом, которые зарекомендовали себя как разработчики и интеграторы СЭД именно для крупных корпоративных клиентов.

Выводы

Импортозамещение иностранных систем электронного документооборота отечественными — важный шаг в развитии цифровой экономики и повышении информационной безопасности страны. Переход на отечественные СЭД обеспечивает независимость от внешних поставщиков, снижение затрат на лицензии и обслуживание, а также способствует развитию отечественной ИТ-индустрии.

Переход на отечественные СЭД может быть сопряжен с определенными трудностями, такими как анализ и адаптация бизнес-процессов, перенос и адаптация данных, обучение персонала и обновление инфраструктуры. Однако, правильно спланированный проект и выбор подходящего подрядчика помогут успешно осуществить импортозамещение и достичь максимальной эффективности управления документами и бизнес-процессами.

Читайте также

Юлия Смирнова: «Умный город» начинается с простых решений

Прошлый год стал для Комитета по информатизации и связи Санкт-Петербурга временем активного внедрения цифровых решений. Город расширил электронные услуги, продвинулся в клиентоцентричности и подтвердил свои позиции на федеральном уровне. О том, как цифровые технологии делают жизнь в Санкт-Петербурге удобнее и безопаснее, рассказала председатель Комитета Юлия Смирнова.

Импортозамещение отечественными СЭД — это не только стратегически важный шаг в развитии страны, но и рациональное решение для бизнеса. Отечественные системы предоставляют современные технологии, надежность и поддержку, не уступающие иностранным аналогам.