Электронные трудовые будут соседствовать с бумажными
В середине июля 2019 года эксперты Пенсионного фонда России и представители компаний, специализирующихся на разработке программных продуктов по кадровому и бухгалтерскому учету, обсудили форматы, вид, а также технологии внедрения и работы с электронными трудовыми книжками. Несмотря на то, что проект закона, подразумевающего переход на электронные варианты трудовых, пока еще находится на рассмотрении в Госдуме РФ, где прошел только стадию предварительного рассмотрения, в его окончательном одобрении ПФР, похоже, не сомневается. Полный переход на цифровые документы о трудовом стаже предполагается к 2027 году.
Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» был одобрен Кабмином и внесен в Госдуму РФ 8 июля текущего 2019 года. Его разработка инициирована и организована в рамках Плана мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Вплоть до 15 августа по проекту будут собираться предложения и замечания, после чего его предполагается включить в примерную программу осенней сессии.
Предполагается, что постепенный переход на трудовые книжки в цифровом формате начнется уже с 1 января 2020 года – именно с этой даты работодателей, согласно проекту рассматриваемого закона, обяжут предоставлять данные о трудовой деятельности своих сотрудников в информационную систему Пенсионного фонда в электронном виде. ПФ России, в свою очередь, должен будет организовать учет трудового стажа каждого работающего сотрудника и подсчет пенсионных баллов, которые необходимы для назначения страховой пенсии по старости, в электронной форме, а также создать базу данных, в которой будет храниться информация обо всей трудовой деятельности граждан в оцифрованном виде. Сведения о трудовой деятельности каждого работника, внесенные в информационную систему ПФР, будут храниться в течение всей его жизни.
Заместитель председателя Комитета Государственной Думы по информационной политике Андрей Свинцов отметил, что базы данных оцифрованных в ПФР трудовых книжек граждан России от постороннего вмешательства будут защищать электронные системы безопасности Пенсионного фонда и Росреестра.
Внедрение системы цифровых документов о трудовом стаже, как уверяют законодатели, имеет целый ряд преимуществ. Так, ее функционирование приведет к снижению количества ошибок, которые допускались при назначении пенсии - например, в случае утерянного или не подтвержденного трудового стажа, что негативно отражалось на размере начисляемых пенсий. Останутся в прошлом как необходимость восстановления трудового стажа в случае утери бумажной трудовой книжки, так и возможность ее подделки. При поступлении на работу сотрудник сможет подавать все необходимые документы в цифровом виде, а данные о записях работодателя в своей трудовой книжке ему станут доступны в любое время. Сами работодатели смогут сократить расходы, связанные документооборотом, по некоторым подсчетам, почти в три раза.
Переход от бумажного документа к электронному будет плавным, и пройдет поэтапно, в течение семи лет. Так, с начала следующего 2020 года, как упоминалось выше, работодатели будут обязаны подавать данные о трудовой деятельности своих работников в ПФР в режиме онлайн ежемесячно. Впрочем, как уверены эксперты, никаких особых затрат при переходе на новые правила большинству из них не нужно будет делать – уже к настоящему времени во многих организациях кадровый учет ведется в корпоративных информационных системах (1С, SAP ERP и подобных), что позволяет автоматически формировать все необходимые для передачи в ПФР электронные сведения. Помимо этого, для перехода на систему цифровых трудовых книжек компаниям-работодателям необходимо будет принять новые и изменить уже действующие локальные нормативные акты, поменять содержание трудовых договоров и коллективных договоров, а также уведомить своих работников о произошедших изменениях в своде законов о труде.
Работодатели, со своей стороны, должны будут предоставлять информацию в базу данных ПФР о приеме на работу или об увольнении сотрудника не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. При этом для должностных лиц, которые будут нарушать сроки подачи сведений в адрес ПФР, или же направлять информацию неполную или искаженную, законом предусмотрена административная ответственность.
В течение всего семилетнего переходного периода новая система будет проходить апробацию, и цифровые трудовые книжки будут действовать наравне с традиционными документами в бумажном форм-факторе, а данные о трудовом стаже будут заносить как в электронную базу данных ПФ, так и в классические трудовые книжки. Сотрудники, которым по каким-то причинам нужны трудовые книжки именно на бумажных носителях, смогут написать соответствующие заявления в срок до 1 января 2027 года, и работодатель будет обязан вести для них документы в традиционной бумажной форме. Кроме того, при увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдавать работнику заверенные сведения о трудовой деятельности именно на бумажном носителе. В тех случаях, когда сведения о работе теряются и стаж для начисления пенсии недосчитывается, именно традиционная книжка может стать доказательством в суде.
Однако с 2021 года для граждан, впервые вышедших на работу, трудовые книжки будут вестись исключительно в электронном формате. Предполагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек в бумажном виде прекратиться полностью.
По заявлению Николая Никифорова, экс-министра связи и массовых коммуникаций РФ, в обозримом будущем электронные трудовые книжки могут быть интегрированы с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ). К концу 2018 года, по данным Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, число пользователей портала госуслуг достигло 86 млн человек, а количество посещений портала возросло до 582 млн. Число доступных на ЕПГУ федеральных государственных услуг, представленных в электронном виде, уже превышает 350. Вскоре, по мнению г-на Никифорова, в их список может войти и дистанционное оформление электронной трудовой книжки.
Опубликовано 24.07.2019