Оптимизация документооборота
Расходы в области печати составляют существенную часть бюджета на ИТ. Мы попросили Владимира Поликаркина, менеджера по продукту компании Xerox Россия, рассказать о том, как сэкономить на документообороте и не понести репутационные риски.
– Расходы обычно делят на первоначальные – покупка принтера/МФУ – и последующие – замена расходников, бумаги, обслуживание и т. п. Как можно сэкономить на обоих этапах?
– Прежде всего, нельзя экономить на печати за счет качества работы, иначе репутационные риски могут свести на нет всю полученную выгоду. Для наибольшей экономии в долгосрочной перспективе при покупке печатной техники необходимо сфокусироваться не на разовых ценовых предложениях и скидках, а на показателях совокупной стоимости владения.
Перед покупкой важно оценить, во сколько обходилась эксплуатация всех принтеров и МФУ. Учету должны подлежать первоначальные вложения в закупку каждого аппарата и все расходы на замену тонера и ресурсных запчастей, ремонт и вызовы сервисного инженера. Поскольку у всех принтеров и МФУ есть счетчик отпечатков, после подсчета общей стоимости владения каждого аппарата можно выяснить с помощью простого деления, во сколько в среднем обходилась печать одной страницы. Если разделить значение счетчика отпечатков на количество месяцев эксплуатации, легко узнать другую важную величину – средний объем печати в месяц. Оперируя величинами среднемесячной нагрузки и совокупной стоимости владения, несложно подобрать подходящее устройство на замену.
Многие компании сокращают расходы на печать, закупая совместимые картриджи. Однако к такой экономии следует относиться с большой осторожностью. Недорогие расходные материалы от непроверенного производителя могут оказаться некачественными, что влечет за собой неоправданно высокие риски.
Значительную долю издержек можно сократить, если уменьшить объем печати и потребление бумаги. В частности, это помогают сделать системы контроля печати. Они позволяют вести учет расходов и контролировать доступ к функциям принтеров и МФУ, уменьшая объем нецелевой печати документов или полностью ее исключая.
Сэкономить можно и путем закупки недорогих сортов бумаги. Однако при этом необходимо быть уверенными в качестве материала, иначе пострадает внешний вид документов. Важный недостаток некачественной бумаги – высокое содержание бумажной пыли, которая со временем может накапливаться в узлах печатающего устройства, вызывая сбои в работе и неисправности. Использование некачественной бумаги может обойтись значительно дороже, чем закупка сортов более высокого сегмента, если принять во внимание возникающие при печати проблемы и рост расходов на вызов специалистов по техническому обслуживанию.
– Мы живем в непростое с точки зрения экономики время, когда на счету каждая копейка. Это приводит к тому, что фирмы все чаще используют расходники подешевле, в том числе неоригинальные, объясняя это тем, что качество их более-менее устраивает, а минусы не очевидны. Поясните подробно, каковы здесь риски?
– Использование некачественных расходных материалов может повысить износ печатной техники, вызвать сбои в ее работе и увеличить затраты на ремонт, сводя на нет выгоду от экономии. Если поломка принтера или МФУ будет вызвана использованием неоригинальных расходных материалов, это может привести к потере гарантии производителя. Совместимые картриджи непроверенных брендов часто производятся с браком, и их применение может привести к замятию бумаги, повышенному расходу и просыпанию тонера. В результате возникает риск дополнительных издержек и ощутимых репутационных потерь, связанных с ухудшением внешнего вида документов. Кроме того, совместимые и перезаправленные картриджи могут быть негерметичны, что небезопасно для здоровья пользователей из-за попадающих в воздух частиц тонера.
– Поможет ли приобретение одного МФУ вместо нескольких устройств – принтера + сканера + копира – решить все задачи компании в области документооборота?
– Это лишь одно из множества доступных направлений оптимизации, которые только в комплексе позволяют достигнуть значительного снижения затрат.
Одним из самых простых способов сокращения издержек является переход от нескольких персональных устройств к одному, рассчитанному на работу группы пользователей и высокие месячные нагрузки. Чем большей производительностью обладает печатающее устройство и чем больше сотрудников могут с его помощью удовлетворить свои потребности в печати, тем меньше у него стоимость отпечатка. «Коридорное» МФУ требует больше первоначальных инвестиций, но его установка гораздо более выгодна, если учитывать, сколько устройств оно заменит и во сколько обошлась бы их эксплуатация.
Разумеется, устанавливать одно мощное устройство на весь офис неудобно для сотрудников и весьма рискованно с точки зрения технической поддержки. Потому следует тщательно планировать расстановку оборудования с учетом бизнес-процессов, чтобы в случае поломки одного аппарата работникам было удобно печатать документы на других.
Не стоит забывать о применении высокотехнологичных решений. При оптимизации печатной инфраструктуры мы советуем более активно использовать электронные документы, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов и уменьшить объем расходов. Эффективным средством сокращения издержек и оптимизации документоемких процессов может стать система контроля печати, например YSoft SafeQ или Xerox PrintSafe. Существует мнение, что сам факт установки такого ПО в некоторых случаях снижает затраты на печать до 30%, поскольку сотрудники понимают: использование офисной техники в личных целях не останется незамеченным.
Целый комплекс задач, связанных с оптимизацией офисного документооборота, решит передача печатной инфраструктуры на аутсорсинг надежному сервис-провайдеру. Аутсорсинг не только позволяет сократить в среднем 25 – 40% издержек на печать, но также освобождает сотрудников от непрофильных обязанностей и обеспечивает максимальную эффективность процессов работы с документами.
– Дайте, пожалуйста, несколько советов руководителю: на что обратить внимание при покупке печатающего устройства и при его последующей эксплуатации?
– Необходимо учитывать обширный комплекс факторов, поэтому у печатной инфраструктуры в вашей компании должен быть хозяин – сотрудник, отвечающий за работоспособность аппаратов от покупки до списания и несущий ответственность за все затраты, в том числе стоимость владения. Такой специалист должен следить за состоянием техники, контролировать наличие расходных материалов на локальном складе и проводить регламентное обслуживание, чтобы свести к минимуму риск выхода из строя и простоя оборудования. Если есть такая возможность, разумным решением было бы переложить обязанности по управлению печатной инфраструктурой на профильного сервис-провайдера. Это позволит как спрогнозировать ежемесячные расходы, так и избежать простоев, при этом гарантию результата можно закрепить в условиях договора.
Опубликовано 28.11.2016