Юлия Петрук: «Время независимых систем прошло»
С конца 2012-го и до конца 2013 го барнаульская компания «КС-Консалтинг» реализовала интересный проект в Томской области, который среди подобных внедрений на муниципальном уровне, пожалуй, не имеет аналогов.
С конца 2012-го и до конца 2013 го барнаульская компания «КС-Консалтинг» реализовала интересный проект в Томской области, который среди подобных внедрений на муниципальном уровне, пожалуй, не имеет аналогов. Администрация городского округа Стрежевой интегрировала используемые в организации системы электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с модернизированным официальным сайтом муниципалитета. О проекте и первых результатах работы в интегрированных системах рассказала Юлия Викторовна Петрук, главный специалист управления делами администрации ГО Стрежевой.
В чем уникальность проекта в вашем муниципалитете? Ведь системы документооборота есть уже практически в каждой организации, да и сайтом городского округа тоже сегодня не удивишь.
Уникальность этого проекта, конечно, не в наличии сайта или нескольких обособленных систем автоматизации работы с документами, а в том, что мы отказались от принципа «независимости» и интегрировали наши информационные системы, тем самым решив ряд новых задач. До начала проекта у нас уже работали системы «ДЕЛО», eDocLib и сайт. В «ДЕЛЕ» еще с 2003 года мы регистрируем входящие и исходящие письма, правовые акты, ведем контроль исполнения документов и поручений руководства. Работа с обращениями граждан тоже организована в СЭД «ДЕЛО». В системе eDocLib мы ведем базу муниципальных правовых актов. А сайт выполнял стандартные функции официальных интернет-ресурсов муниципальных образований: предоставление гражданам контактной информации и сведений об органах муниципальной власти, публикация данных о вакансиях, условиях и результатах конкурсов и многое другое. А самый большой блок – «Муниципальные правовые акты» – необходимо поддерживать в актуальном состоянии.
Как возникла идея проекта? Как он развивался?
Все началось с осознания необходимости модернизации сайта. Мы живем в соответствии с требованиями Федерального закона 8-ФЗ, который гласит, что органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель установил довольно обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и получилось так, что движок нашего сайта, разработанный одной томской компанией, уже не мог удовлетворить всех потребностей и справиться с размещаемыми объемами. Теперь нам потребовалась «промышленная» CMS. Когда же стали продумывать концепцию нового сайта, сразу решили, что нам необходима интернет-приемная. Не секрет, что у населения формат интернет-обращений в органы власти очень популярен. Жители нашего города должны иметь возможность обращаться через Интернет к местным властям, поэтому на новом сайте и появилась интернет-приемная. В ходе проекта мы автоматизировали выгрузку в СЭД «ДЕЛО» обращений, поступающих в интернет-приемную. А чтобы авторы могли оперативно отслеживать ход рассмотрения своих писем, предусмотрели обратную связь: пересылку из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через интернет-приемную) сведений обо всех этапах работы с обращением и о том, как вопрос решен в итоге.
А как удалось автоматизировать публикации на сайте нормативных актов?
Процесс правотворчества у нас был организован в системе eDocLib. Для обеспечения публикации документов была применена схема обмена пакетами по e-mail. В eDocLib создается специальный тип документа – «Публикация». Объект «Публикация» автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования. Сформированные карточки «Публикации» далее попадают к оператору, который проверяет краткое описание публикуемого документа и при необходимости укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и отправляет пакет на публикацию. Документ помещается в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» – «отменен» и т. п.), то в публикации на сайте автоматически формируется гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность данных и одним кликом опубликовать документ.
Вы довольны результатами проекта? Уже есть задумки по его расширению?
Да, первые результаты уже есть, и они заметны. Сайт стал работать быстрее, наполнять его информацией стало проще, увеличилась посещаемость. ECM-система eDocLib активно используется в качестве базы данных правовых актов. Особенно полезна она оказалась для юристов и экономической службы: вместо долгого поиска нужного документа и выяснения его статуса у них появилась простая возможность посмотреть всю информацию в базе или на сайте. О более масштабных планах пока не говорим, развиваемся постепенно. В 2013 году, например, протестировали несколько новых функций интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбрать способ получения ответа на обращение – обычной почтой и/или электронной, по e-mail. Подумываем о налаживании обмена документами между СЭД «ДЕЛО» и eDocLib, чтобы интеграция всех наших систем стала полной. Одно могу сказать: время «изолированных» систем прошло, хотя их внедрение, конечно, тоже дает позитивный эффект.
Опубликовано 13.05.2014