Семь ошибок при переходе на российское офисное ПО
В организациях среднего и крупного бизнеса процесс перехода зависит от требований компании к созданию документов, и здесь, важно не допустить критических ошибок и остановки бизнес-процессов.
Ошибка №1. Внедрять решение без тестирования
Перед тем как внедрять новое офисное ПО, нужно протестировать продукт. Это поможет оценить функциональность и интерфейс решения.
NB! Если все вопросы и проблемы отработаны в процессе тестирования, то переход на новое ПО пройдёт гораздо быстрее и проще.
Важно чтобы решение имело обратную совместимость с текущими и старыми файлами. Одни и те же форматы поддерживают разные программные продукты. Также стоит удостовериться, что сотрудники смогут продолжать работать с созданными ранее документами в других программных продуктах.
Ошибка №2. Выбрать неправильный вариант поставки
Поставка продукта - это то, в каком виде та или иная программа продается. Выбор версии ПО влияет на экономию бюджета для заказчика. Российские офисные решения могут иметь различные варианты версий продуктов, например, серверную, десктопную или облачную. Например, у офисного пакета «Р7-Офис» есть все три варианта: корпоративный сервер, облачная версия и десктоп.
Корпоративный сервер подходит крупным компаниям, сотрудники которых работают в офисе или удаленно. Для развертывания в таких организациях нужны собственные серверные мощности для хранения и обработки информации.
Облачная версия подойдет небольшим компаниям, у которых недостаточно собственных ресурсов.
Если сотрудникам достаточно работать только офлайн, можно остановиться на десктопной версии.
Выбрать подходящую версию поможет ИТ-интегратор, который проанализирует требуемый функционал, поможет сэкономить бюджет и организовать обучение по продукту для сотрудников компании. Также партнер окажет консультационную поддержку по развитию продукта и появлению новых функций в будущем.
Ошибка №3. Предварительно не проанализировать собственную инфраструктуру
Задачи, которые стоят перед внедрением, в большей степени зависят от особенностей ИТ-архитектуры и инфраструктуры организации.
Важно обратить внимание на:
- требуемые ресурсы;
- протоколы подключения;
- особенности администрирования;
- возможность сохранения своих сервисов и бесшовной миграции;
- возможность интеграции с системами и сервисами, развернутыми у заказчика.
Оптимальный вариант - заранее понимать процесс миграции и использовать опыт системных интеграторов, которые уже знают все подводные камни при переходе на российское ПО и имеют соответствующий опыт.
Если требуется интеграция офисного ПО, нужно выяснить:
- в какой среде планируется разворачивать решения, и совместимы ли они. Например, если организация перешла на российскую операционную систему, важно уточнить, можно ли на неё установить выбранный офисный софт;
- имеет ли новое офисное ПО интеграции с уже используемыми информационными системами, например, «1С» или системами документооборота «Тезис», Directum или CommuniGate Pro;
- является ли ПО самописным. В этом случае могут возникнуть сложности, ведь никто, кроме разработчика не разбирается в деталях. Для того чтобы понять, возможна ли интеграция, нужно предварительно посмотреть API системы.
Ошибка №4. Отсутствие рабочей группы
В крупных организациях для внедрения нового продукта нужна специальная рабочая группа из трех компонентов:
- команды интегратора для проверки работоспособности решения на инфраструктуре организации;
- системного администратора для решения технических задач;
NB! В задачи системного администратора также входит оценка нагруженности системы. Это важно, так как высоконагруженные системы предполагают определенный подход к архитектуре, выстраиванию модулей и т.д.
- HR-менеджера для адаптации сотрудников.
Рабочая группа поможет предусмотреть непредвиденную ситуацию. Например, в тестовом режиме в условиях ограниченной эксплуатации всё работает хорошо, но при масштабировании проекта мощностей не хватает.
Решить такую проблему можно двумя способами:
- вертикальный — добавление мощности серверу, на котором работает система;
- горизонтальный — вынесение наиболее высоконагруженных модулей системы на отдельные сервера, создание их копий и т. д.
Ошибка №5. Игнорировать создание базы знаний и обучение сотрудников
Важный компонент успешной миграции - база знаний с ответами на самые частые вопросы. Она поможет персоналу справиться со сложностями освоения нового ПО. Таким образом, столкнувшись с проблемой, сотрудник получит инструкцию с алгоритмом действий и решит вопрос без участия службы поддержки вендора.
Одна из сложностей перехода на новое ПО - отсутствие в организации подготовленных к работе с новым продуктом ИТ-специалистов. Поэтому важно заранее запланировать и провести обучение сотрудников работе с программным продуктом.
NB! На стадии выбора доверенного партнера нужно узнать, предлагает ли ИТ-интегратор обучение:
- пользовательские курсы;
- специально разработанные под заказчика курсы;
- ресурсы собственного учебного центра.
Обучение сотрудников обеспечивает быстрый переход и качественную работу персонала с программным продуктом.
Ошибка №6. Не подготовить дорожную карту
Корпорациям для успешной миграции нужна дорожная карта. Такой план помогает предусмотреть поэтапное внедрение. Например, можно начать с отдела или филиала, протестировать, а затем масштабировать на всю организацию.
NB! Начиная с первого этапа, важно запрашивать от сотрудников обратную связь и помогать им в решении всех вопросов.
Секрет успешной миграции состоит в том, чтобы заранее предусмотреть возможные аварийно-восстановительные работы. Для этого необходимы:
- DRP - план восстановления в случае катастрофы;
- резервное копирование.
Ошибка №7. Отсутствие сроков внедрения
Время, необходимое на внедрение нового ПО, зависит от сложности архитектуры организации. Поэтому лучше заранее обговорить сроки каждого этапа, например:
- тестирования продукта отдельной группой сотрудников;
- обучения персонала;
- непосредственного подключения нового решения.
И самое главное, лучшая часть компании - ее сотрудники. Поэтому им важно дать время на то, чтобы заранее изучить новую систему и подготовиться к изменениям психологически.
Светлана Плахтиева,
руководитель направления прикладного ПО
департамента отечественных ИТ-решений ГК Softline
Опубликовано 04.01.2023