Полезные инструменты для виртуальных встреч. Часть 2. Совместная работа

В предыдущей части мы рассмотрели ряд приложений для виртуальных встреч и возможности, которые они предоставляют пользователям. Давайте разберем некоторые инструменты, которые помогут максимально эффективно провести вашу виртуальную встречу, рассмотрим плюсы и минусы решений, их функционал, стоимость и ограничения. Со многими из них вы наверняка уже знакомы. Представляем сервисы для общения, ведения заметок и совместной работы.

«Google Диск»

Это самый популярный сервис хранения, редактирования и синхронизации файлов, разработанный компанией Google. «Google Диск» позволяет работать с документами, электронными таблицами и презентациями. После загрузки файлы могут быть отправлены любому адресату, по ссылке для скачивания. При этом благодаря функции совместного редактирования файлов Microsoft Office в реальном времени над ними могут одновременно работать несколько пользователей и преобразовывать их в другие форматы не нужно. Также не возникает проблем, связанных с разными версиями файлов. Для обеспечения безопасности можно запретить участникам группы делиться конфиденциальными данными с пользователями, не входящими в нее. «Google Диск» способен проверять файлы на наличие конфиденциальной информации и блокировать доступ к ним для любых пользователей за пределами организации. Несомненным преимуществом сервиса является офлайн-работа. Можно создавать и редактировать документы, таблицы и презентации, даже не находясь в сети. А как только появится интернет-соединение, все внесенные изменения будут автоматически синхронизированы. «Google Диск» поддерживает более 40 популярных форматов файлов – причем для просмотра и редактирования нет необходимости устанавливать нужные программы на устройство. Пользователи отмечают, что «Google Диск» обладает намного большей функциональностью, чем конкуренты.

При всех достоинствах у сервиса есть и минусы. Первый – защищенность файлов в облаке. Известны случаи взлома аккаунтов, поэтому важные файлы на «Google Диске» лучше не хранить. Поскольку документы, находящиеся в общем доступе, индексируются поисковыми системами, ошибки в настройках приватности могут привести к утечкам данных. Еще один минус в том, что, несмотря на выделяемые Google 15 Гбайт каждому аккаунту, они тоже расходуются почтой Gmail, документами Google Docs и «Google Фото». Если 15 Гбайт окажется недостаточно, можно оформить подписку на Google One. За 100 Гбайт сервис попросит 139 рублй в месяц, а 2 Тбайт обойдутся в 699 рублей.

Slack

Slack – популярная среди разработчиков коммуникационная платформа. Сервис предлагает функции приложения для обмена сообщениями, настраиваемые уведомления и интегрируется со многими офисными инструментами. Функция Slack Connect позволяет сократить объем электронных писем, отправляемых между коллегами. Каждый участник команды получает уведомления только о тех сообщениях, которые обращены конкретно ему. Пользователи Slack могут собирать в одном канале до 20 разных организаций. Разработчики говорят, что таким образом удобно взаимодействовать, к примеру, с цепью поставщиков, коллегами по рынку или филиалами. Платформа интегрируется с большим количеством внешних сервисов. Хорошо организован поиск по истории сообщений. Есть клиенты под Android и под iOS.

Основным минусом является цена. Slack взимает плату в размере $8 или $15 на человека в месяц, хотя и не начисляет плату за неактивных в течение этого месяца сотрудников. Эксперты считают, что сегодня Slack проиграл конкуренцию Zoom, так и не предоставив удобный инструмент для видеосвязи. Кроме того, пользователи жалуются, что сервис не всегда отправляет уведомления и подтормаживает.

Возможно, новые владельцы смогут исправить ситуацию, так как в декабре 2020-го американский разработчик программного обеспечения Salesforce объявил о покупке корпоративного мессенджера Slack за $27,7 млрд.

Yammer

Yammer– корпоративная социальная сеть-приложение в составе Office 365. Входит во все бизнес-тарифы, интегрируется с другими сервисами и предназначен для быстрого взаимодействия между сотрудниками компании. Еще его называют корпоративным аналогом Facebook от Microsoft. В Yammer можно создавать группы, приглашать в них не только своих работников, но и внешних клиентов: поставщиков, партнеров, контрагентов. Можно формировать каналы с полезной информацией, базу знаний, обмениваться сообщениями, пересылать файлы, решать задачи тимбилдинга, контролировать сотрудников, оперативно находить нужных людей внутри компании, делиться новостями, составлять опросы. В рамках сервиса можно настроить тэги для классификации сообщений.

Yammer включает профайлы пользователей с фото, навыки сотрудников и информацию о каждом. Информация каждого профайла объединена в загружаемую vcard. Vcards совместимы со многими адресными книгами и приложениями для контактов, что облегчает передачу контактной информации на другие сервисы или сайты.

Сервис существует как в веб-версии, так и в виде мобильного приложения.

К плюсам можно отнести то, что продукт бесплатный и входит в пакет Office 365 по умолчанию. А также что он имеет понятный простой интерфейс и принцип работы. К минусам – невозможность кастомизации под собственные нужды. Поскольку как самостоятельный сервис Yammer не используется, его смогут применять только компании, имеющие лицензию Office 365. Также Yammer невозможно организовать на сервере компании, для него доступно лишь облачное размещение.

Evernote 

Evernote – веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок, позволяет создавать списки дел, исследования, таблицы, делиться информацией с любыми устройствами и пользователями. Можно копировать статьи, хранить рукописные заметки, создавать и сканировать фотографии документов, корпоративные документы, планы, вести общие записи и выполнять совместный проект. В сервисе доступна сортировка и поиск по всей базе.

Одно из главных преимуществ – то, что в одной заметке можно хранить разные виды данных: текст, изображения, звук, PDF-файлы. Evernote интегрируется с Gmail, «Google Диск», Slack, Microsoft Teams. Базовая версия предоставляется бесплатно, сервис для бизнеса обойдется компании в 360 рублей в месяц за одного пользователя.

Slideshare

Так называемый «YouTube для презентаций», ранее принадлежавший компании LinkedIn. Позволяет загружать PPT-презентации или PDF-документы и делать их общедоступными или только по приглашению. Предусмотрена возможность демонстрации презентаций в реальном времени с видеосвязью. Ежемесячно сайт посещает более 80 млн уникальных пользователей, и ежедневно на нем публикуется свыше 18 млн презентаций в 40 категориях. Причем более 70% посетителей приходят на сайт через поисковые системы. Сервис называют хорошим инструментом для продвижения практически любых продуктов и услуг, а также для популяризации экспертов. Даже если ваш сайт находится далеко в поисковой выдаче, правильный контент на SlideShare выведет его в первые строчки поиска, в том числе по очень популярным запросам. SlideShare эффективен как источник трафика и лидов. Инструментарий My Clipboards предоставляет возможность отправить ссылку на нужный слайд, а не на всю презентацию.

Презентации можно загружать в форматах PDF, всех видах Powerpoint, odp (OpenOffice), key, zip (Apple Keynote). Документы – в PDF, продуктах MSOffice и OpenOffice, а также в Apple iWork Pages и txt. Зарегистрироваться или войти в личный аккаунт SlideShare предлагает в заблокированном на территории России LinkedIn, что, безусловно, будет минусом для желающих воспользоваться сервисом. Кроме того, отсутствует русскоязычная версия.

Dropbox

Также очень известный сервис хранения файлов. Синхронизирует папки с сервером и другими компьютерами. Позволяет настроить расшаренные папки для совместной работы или публичную папку, доступную всем.

Для обмена данными необходимо настроить общий доступ, с определением прав. Чтобы быстро показать скриншот кому-нибудь, в конце прошлого года Dropbox добавил возможность быстро закачивать сделанный скриншот в облако.

Читайте также

Как компании в 19 раз повысить свои шансы остаться прибыльной? Использовать подход data-driven!

Редакция IT Manager портала IT-World вместе с экспертами разбирается, как подход data-driven работает в России, какие задачи он решает и почему его значение продолжает расти, несмотря на санкционные вызовы и необходимость адаптации к новым условиям.

У сервиса есть свои плюсы: можно загружать документы, не волнуясь о том, что они исчезнут – они останутся в облаке даже при удалении с устройства. Предоставляя другим возможность редактировать текстовые документы, можно посмотреть всю историю правок, так как первоначальные файлы остаются в облаке. В сервисе предусмотрена и функция восстановления удаленных документов.

Из основных минусов – отсутствие шифрования файлов. Разработчики говорят, что достаточно того, что сам процесс передачи зашифрован HTTPS, а для страховки можно задать пароль на архив, в который вы упакуете файлы перед отправкой. К другим ограничениям относится необходимость установки приложения как на личном устройстве так и на том, кто получит данные. Иначе использовать сервис сложно: придется заходить на сайт под своей учетной записью и вручную выгружать из него документы. Аналогично для корректного обновления на сервере необходимо будет загрузить все новые данные. Из плюсов – русскоязычная поддержка. Для частных лиц 2 Гбайт предоставляются бесплатно, тарифы для бизнеса начинаются от $12,5 за одного пользователя в месяц.

TeamViewer

Популярный сервис для дистанционного управления и администрирования большого количества ПК, например, в территориально распределенных офисах.

К возможностям программы также относятся: передача файлов между управляющим и управляемым компьютером, видеоконференции, создание VPN между устройствами.

При соединении используется защищенный канал и полное шифрование данных. Безопасность обеспечивается кодировкой программных файлов и многоуровневой системой проверки подписи. Есть понятный интерфейс, который хорошо работает даже при медленном Интернете. Для удаленного администрирования пользователь должен знать ID и пароль устройства, к которому предполагается подключение. Защита от несанкционированного доступа обеспечивается тем, что ID и пароль генерируются программой автоматически. TeamViewer имеет функции автоматического мониторинга состояния системы, ее обновления и защиты. Среди функций программы есть видео и голосовые чаты, а также поддержка терминального сервера. Программа может работать на разных платформах и подключаться к мобильным устройствам на Android, Windows Mobile и iOS. Для организации дистанционного видеонаблюдения с помощью TeamViewer нужно подключить камеры к компьютеру, а затем соединить смартфон и ПК через программу удаленного доступа.

Бесплатная версия предлагает ограниченный функционал, а также лимитировано время сеанса. Для бизнеса стоимость подписки достаточно высокая, она начинается от 2199 рублей в месяц за одного пользователя.

В компании утверждают, что количество установок TeamViewer превышает 1,5 млрд. По сведениям разработчика, TeamViewer установлен более чем на 15 млн компьютеров в 50 странах мира и это количество растет. Однако на фоне расцвета мошенничества во время пандемии многие компании, отправившие своих пользователей на «удаленку», были вынуждены заблокировать сервис.

«Яндекс.Диск»

Российским аналогом Дропбокса стало облачное хранилище «Яндекса». Сервис позволяет синхронизировать данные между десктопами и гаджетами, создавать общие папки для совместной работы с файлами, просматривать файлы не скачивая их, а также синхронизировать файлы между приложениями. Полный доступ к файлам и папкам, хранящимся на «Яндекс.Диске» или их просмотр определяется настройкой параметров и предоставляется другим пользователям через отправку приглашения в почту. Также можно активировать синхронизацию, включить сортировку файлов по имени, размеру, типу, дате либо расположить их по возрастанию или убыванию.

Кроме веб-версии, у «Яндекс.Диска» есть приложения для разных платформ – Windows, MacOS и Linux, а также мобильные приложения на Android и iOS. 10-Гбайт сервис предоставляет пользователям бесплатно, в этот объем входит и почтовый ящик на «Яндекс.Почте».

На платных тарифах предоставляется больше места на «Диске», расширенная история изменений, онлайн-редактор документов, отсутствие рекламы и приоритетная поддержка. Корпоративный «Яндекс.Диск» дает компаниям возможность пользоваться общими папками в облаке и предоставляет каждому сотруднику в зависимости от тарифа от 10 Гбайт до 2 Тбайт. Так, за 147 рублей в месяц на одного сотрудника увеличивает объем хранилища до 200 Гбайт. При этом количество сотрудников, которые могут работать с сервисом, не ограничено.

«Облако Mail.Ru»

Еще один российский сервис облачного хранения файлов. Умеет синхронизировать файлы различного формата между компьютерами и мобильными устройствами. Позволяет создавать собственные папки и перемещать в них файлы. Для предоставления доступа другим пользователям необходимо отправить им ссылку на конкретную папку или файл. При этом другие пользователи могут как просматривать данные, так и редактировать их, в зависимости от прав доступа.

Файлы из электронной почты владельца хранятся в определенной папке. При удалении писем с этими файлами из почтового ящика они пропадают и из хранилища.

Пользователи «Mail Облака» могут настроить сортировку в зависимости от размера, даты создания и имени папки или файла.

С помощью приложения «Диск-О:» пользователь может создать виртуальный жесткий диск на компьютере, связанный с облаком. Благодаря этому можно автономно, без подключения к Интернету, работать с файлами из облачных хранилищ. Добавим, что «Диск-О:» поддерживает работу и с конкурентами «Mail Облака» – «Яндекс.Диск», Google Drive, Amazon и другими, позволяет подключаться к удаленным веб-серверам для совместного редактирования файлов при помощи webdav, набора расширений и дополнений к протоколу HTTP.

Ранее пользователи получали бесплатно от 100 Гбайт до 1 Тбайт, сейчас новым пользователям предлагается только 8 Гбайт. Для того чтобы увеличить размер облака, необходимо выбрать один из платных тарифов. Для мобильных устройств плата составит от 29 рублей в месяц, за дополнительные 8 Гбайт до 699 рублей за 1 Тбайт. Веб-тарифы начинаются от 129 рублей за 128 Гбайт в месяц до 2690 рублей за 4 Тбайт. При этом максимальный размер загружаемых файлов увеличивается до 32 Гбайт.

Читайте также

Десять стратегических трендов 2025 года и влияние на них кибербезопасности

И хотя Gartner ушел из России, он продолжает играть определенную роль на мировом рынке, делая прогнозы о технологических трендах, которые будут (или могут) задавать тон в ближайшие годы. И вот в конце октября на Gartner IT Symposium/Xpo 2024, аналитики американской компании вновь порадовали нас горячей десяткой стратегических технологических тенденций на год грядущий, выделенных Gartner, с примерами сценариев их применения.

Дополнительные инструменты

Отдельно следует отметить бесплатный сервис обмена сообщениями GroupMe. Приложение умеет отправлять сообщения по принципу push или в формате SMS. Можно делиться фото и видео, ставить лайки на сообщениях, уведомлять о местоположении. Для отправки сообщения нужно зарегистрировать учетную запись на официальном сайте.

Еще одно коммуникационное решение – платформа для команд Glip. Продукт предоставляет общий доступ к файлам и позволяет совместное управление задачами. Имеется текстовый и видеочат. Синхронизируется с Outlook, iCal и GCal. Интегрируется с Dropbox и GDrive.Glip.

В заключение назовем корпоративный мессенджер Flock, который может быть полезен разработчикам программных продуктов. Приложение позволяет совершать видеозвонки, управлять проектами с помощью списков задач, создавать опросы и напоминания и даже интегрировать приложения в одну платформу. Он дает возможность создавать команды, которые работают над совместными проектами. Каждая команда получает уникальный URL-адрес, которым участники могут делиться с другими, чтобы они могли присоединяться. Существуют закрытые и открытые команды.

***  

Конечно, здесь перечислена лишь малая часть инструментов для виртуальной работы. Но исходя из представленных описаний, уже можно определить решение, которое подойдет именно вам. А подробные характеристики вы найдете на вышеназванных ресурсах.