LMS: признаки качества и правила выбора
Суть явления и его особенности
Системы LMS играют все более значимую роль в корпоративном сегменте. Сегодня это цифровые платформы, объединяющие в себе технологии и методы, удаленно предоставляющие доступ к образовательным программам. Среди ключевых аспектов роли LMS в корпоративном сегменте:
- Гибкость и доступность. Системы управления знанием позволяют сотрудникам учиться где и когда угодно. Причем на любом устройстве: ноутбуке, планшете, телефоне.
- Снижение затрат. Чтобы «прокачать» сотрудников, компании приходится собирать их в учебном центре или отправлять тренеров по филиалам. LMS экономит расходы на проезд, командировки, проживание в отеле и аренду помещения под тренинг – вместо этого достаточно один раз создать онлайн-курс и посмотреть результаты по отчетам.
- Аналитика. LMS может собирать данные и предоставлять аналитическую информацию о прохождении курсов, успеваемости и интересах сотрудников. Это помогает компаниям лучше адаптировать свои образовательные программы под потребности команды.
Задачи, которые помогает решать LMS
Первое – адаптирует новичков. Когда в компанию устраивается новый специалист, система автоматически назначает ему программу обучения в соответствии с должностью. Это помогает быстрее вникнуть во внутренние процессы компании. Обучение не зависит от графика работы тренера или наставника.
Второе – берет рутину на себя: напомнит о вебинаре пуш-сообщением, запишет на мастер-класс, проверит результаты тестирования и сэкономит время HR-отдела.
Третье — формирует единую базу знаний. Образцы документов, инструкции, стандарты круглосуточно доступны в системе. Это особенно важно, когда кто-то из сотрудников увольняется или происходят изменения в персонале.
LMS справится даже с проверкой квалификации. Чтобы увидеть уровень подготовки сотрудников каждого подразделения, в LMS можно собрать онлайн-тест: она проверит ответы и покажет результаты в отчетах.
Два пути
Системы дистанционного обучения делятся на standalone (серверные) и облачные, или SaaS-системы.
Standalone-система работает по принципу классического ПО: оплата, установка на «железе» покупателя, настройка под его потребности. Запуск занимает от недели до нескольких месяцев — всё зависит от набора функционала и интеграций, нужных для работы. Все данные хранятся на серверах заказчика. Обслуживать и поддерживать работоспособность системы компании придется самостоятельно.
Серверная LMS работает через Интернет и размещена на серверах поставщика (облачное размещение). К работе с ней можно приступать сразу после оплаты, ничего разворачивать и настраивать не нужно: создается корпоративный аккаунт, загружаются обучающие материалы и назначается ответственный, который следит за прохождением обучения. Запуск такого варианта обычно занимает один день. За работой системы следят специалисты поставщика, они же устанавливают обновления, исправляют ошибки и решают технические вопросы пользователей.
Как выбрать?
На старте необходимо определить задачи и желаемые результаты, это позволит оценить эффективность проекта после его запуска. Затем важно расставить приоритеты: какие функции LMS необходимы, а на каких можно сэкономить. Следует учесть и ограничения: сроки, бюджет, количество пользователей, необходимость использования определенной технологии, например установки системы на собственный сервер.
Наконец, составляется ТЗ, учитывающее все вышеперечисленные пункты. Продуманное техническое задание поможет корректно понять задачу и обозначит важные детали, влияющие на выбор решения, реализацию проекта и его стоимость.
Важные аспекты
Информация, которую нужно иметь перед запуском проекта:
- Количество обучающихся сотрудников.
- Ожидаемое число активных пользователей ежедневно или ежемесячно.
- Объем уже имеющихся курсов.
- Планируемые к добавлению материалы.
Второй момент: роли пользователей. Количество и типы необходимых ролей обычно соответствуют структуре компании. В небольшой организации один сотрудник часто выполняет несколько функций: самостоятельно настраивает портал, добавляет пользователей и загружает контент. В этом случае двух ролей может быть достаточно – администратора и пользователя. Для больших компаний могут потребоваться пять и более ролей: тимлиды, руководители направлений и др.
Крайне важны и требуемые функциональные возможности. Необходимо определить, какие корпоративные приложения и системы будут интегрированы с LMS.
Что спросить у вендора?
Существует набор критериев, по которым можно оценить компанию-вендора: как долго (и успешно) она работает на рынке, размер и компетенции команды, клиентов, список выполненных проектов и полученных наград. Всё это имеет значение.
Обязательно нужно ознакомиться с отзывами других клиентов вендора. Полезно также запросить контакты представителей двух-трех компаний, которые уже используют данную систему: если вендор готов поделиться такой информацией, это говорит о его надежности.
Далее важно внимательно изучить саму платформу LMS: сопоставить технические требования и характеристики, посмотреть на дополнительные функции, на возможность проведения «пилота» и дальнейшего масштабирования. Отдельное внимание – ИБ-политикам вендора.
Следующий шаг — определиться с планом запуска. Здесь стоит продумать этапы реализации проекта с распределением сроков, список задач, которые вендор берет на себя при запуске, а также подготовить список предварительных шагов, выполняемых самой компанией.
Рассчитывая бюджет проекта, нужно изучить стоимость платформы и затраты на ее внедрение (при использовании коробочного варианта), оценить сложность обучения использованию платформы, а также техническую поддержку.
Пилот как ultimate test
Лучшим финальным тестом перед принятием решения станет пилотный проект. Например, можно развернуть «пилот» и провести обучение с помощью LMS-платформы для одного отдела компании. Показательным будет прохождение всего цикла — от настройки системы до создания курсов и анализа результатов. После этого станет очевидно, какие задачи решает система, каковы ее ограничения, насколько оперативно отвечает техподдержка поставщика и довольны ли ваши сотрудники.
Ошибки, которых можно избежать
Переплата за ненужные функции. При выборе системы дистанционного обучения нужно отталкиваться от бизнес-задач. Грамотное ТЗ поможет правильно расставить приоритеты и выбрать систему под задачу так, чтобы не переплачивать за избыточные возможности.
Выбор системы «по совету друзей». У каждой компании разные задачи и бизнес-процессы, и если одной эта LMS подошла, нет гарантии, что она подойдет и другой. Чтобы не потратить зря миллионы рублей, нужно провести пилотный проект. Слушайте не только похвалы в адрес конкретной системы, но и критические замечания по ее поводу.
Усложненный интерфейс. Лучше не выбирать LMS со сложным интерфейсом. Сотрудник должен сразу понять, куда ввести логин и пароль, где хранятся электронные курсы, как посмотреть оценки за пройденные тесты и место в общем рейтинге успеваемости. Иначе к порталу быстро пропадет интерес и люди начнут саботировать обучение. Имеет также смысл организовать техподдержку внутри компании: нанять одного-двух специалистов, которые хорошо разбираются в учебном портале и проконсультируют сотрудников по всем техническим вопросам, зарегистрируют новых пользователей, выгрузят отчеты по успеваемости. Без этого проект может стать «ничьим» в структуре компании.
Контент всему голова
Наконец, самый главный аспект LMS – контент. Чтобы быстро запустить онлайн-обучение, важно отталкиваться от того, что уже есть. Например, если у компании есть комплект инструкций и регламентов — LMS должна «переваривать» word и pdf. Тогда регламенты можно загрузить в систему и открыть с телефона. Если тренеры строят мастер-классы на презентациях, нужно искать систему, которая «понимает» PPT. К презентации можно добавить аудиосопровождение — так получится уже более-менее готовый курс. Его можно дать новичкам перед вводом в должность, а затем на его базе снимать видео, создавать электронные курсы и VR-тренажеры, чтобы развивать проект.
Помните, что создание контента – отдельное направление, требующее особого внимания, компетенций и вложений. Например, для создания видеороликов придется подумать о качестве камеры, закупить (и правильно расставить) свет, позаботиться о записи звука на должном уровне. Затем всё это свести в качественное видео, которое можно будет показывать учащимся. А это – отдельные бюджеты, ресурсы и ответственные сотрудники.
Чек-лист
- Главный критерий выбора – цели и результаты обучения. Стремитесь выбирать системы, которые максимально приближают вас к целевым показателям без избыточной функциональности.
- Если ИБ-политики того требуют, выбирайте standalone (серверное) развертывание. Для быстрого и экономичного старта рассмотрите SaaS-опцию.
- Изучите вендора LMS: обратную связь от клиентов, партнерскую сеть, реализованные проекты и их результаты, структуру и компетенции команды. Это даст понимание, соответствуют ли система и ее сопровождение требованиям вашей компании.
- Используйте возможности работы с демоверсиями LMS. Тестируйте ее в условиях, максимально приближенных к реальности: загрузите учебный материал, проходите курс и оценивайте удобство и детализацию отчетности.
- Стартуйте с пилотного проекта: создайте курс для одного отдела и оцените систему на практике. Удовлетворены? Тогда масштабируйте.
- Создайте условия для генерации собственного контента. Это отдельный проект внутри проекта LMS, требующий самого вдумчивого отношения, специальных компетенций и ресурсов.
Опубликовано 25.12.2023
