Виртуальный офис как реальный
Офис на экране компьютера – в чем преимущества?
Просторный современный офис со всеми коммуникациями, переговорной и комнатами отдыха… Начинающий предприниматель разве что вздохнет с грустью – такая роскошь по карману немногим. Но что, если офис предоставят практически бесплатно? Сказка? Отнюдь нет, если этот офис виртуальный, а ваши сотрудники работают удаленно за собственными компьютерами.
Взглянуть на офис свысока
Оригинальное решение для эффективного удаленного взаимодействия предлагает сервис «Виртуальный офис SOCOCO». Здесь есть возможность создать настоящие офисные помещения, точнее – их этажные планы, на которых отражены все кабинеты и сотрудники.
Единое визуальное рабочее пространство (спейс) – это не просто картинка на мониторе. В каждом виртуальном помещении сотрудники располагаются так, как будто сидят за рабочими столами в своих кабинетах. Сразу видно, кто и чем занят: общается с коллегами, работает с документами или отошел пообедать. Визуализация рабочего процесса достигается при помощи специальных иконок (аватаров) и их анимации: например, если коллега доступен для разговора и у него включен микрофон, на его аватаре отображается вся гарнитура, если же видно только наушники – значит, сотрудник слышит все обращения, но его микрофон выключен.
Система коммуникаций виртуального офиса реализована практически так же, как в жизни: достаточно «зайти» в комнату и активировать голосовой модуль, чтобы обратиться ко всем находящимся в ней сотрудникам. Те, кто за пределами помещения, участвовать в беседе не смогут, пока не зайдут в комнату. Эта же схема предполагает, что сотрудника можно пригласить в свой кабинет для личной беседы или собрать коллег на совещание в переговорной комнате. Таким образом, можно оперативно формировать и расформировывать рабочие группы, проводить вебинары, обсуждать текущие вопросы. Кроме того, несложно узнать, у кого и с кем в данный момент происходит общение.
Для того, чтобы пообщаться, нет необходимости искать и набирать номер, вводить PIN-коды и пароли – достаточно включить микрофон. Помимо этого, система позволяет транслировать видео с каждого рабочего места. Дополнительно возможна передача изображения рабочего стола или содержимого рабочего окна приложения (на отдельных виртуальных экранах), а также подключение спикерфона для трансляции разговора на широкую аудиторию. Таким образом, вы сможете проводить семинары в больших помещениях, подключая к ним слушателей и участников онлайн.
Предусмотрен и корпоративный чат, с помощью которого можно общаться со всеми сотрудниками, даже теми, кто находится в пути (для этого достаточно GPRS-подключения): клиентская часть устанавливается на смартфон либо планшет на базе iOS. До конца осени разработчики обещают выпустить веб-версию, доступную через браузер. При передаче данных канал шифруется посредством алгоритма AES, сертифицированного по стандарту 101 SO2 Type 1.
Разумеется, функционал делового общения доступен в системах автоматизации бизнеса типа Zoho, «Мегаплан» и других, а также в Skype For Business. Однако SOCOCO принципиально отличается удобной визуализацией рабочего процесса, которая создает эффект присутствия в офисе.
Почем цена вопроса?
Для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей решение бесплатно (в лицензию включено до восьми виртуальных офисов или переговорных комнат и до двух комнат для проведения конференций). Также вы вправе бесплатно протестировать виртуальный офис в течение месяца без ограничения количества сотрудников и спейсов.
Если программа понравится, и потребуется организовать обширное рабочее пространство из нескольких десятков помещений (и даже нескольких зданий), то стоимость лицензии составляет $15 в месяц с одного пользователя. Что, впрочем, значительно дешевле аренды реального офиса в Москве или Санкт-Петербурге. Есть в платной версии и такие возможности, как административная консоль, дополнительная поддержка и брендирование.
Выводы
Виртуальный офис – удобное решение для территориально разнесенного бизнеса, оптимально совмещающее коммуникационные возможности и средства для коллективной работы. Решение позволяет существенно экономить на аренде, а возможность контролировать рабочий процесс так же, как в реальной жизни благодаря подробной визуализации – находка для руководителя.
Опубликовано 09.10.2015