Как улучшить коммуникацию с поставщиками с помощью портала?
Производитель или поставщик – основные фигуры любого бизнеса, от которых во многом зависит успех компании, и ювелирная отрасль не исключение. Как нам удалось оптимизировать коммуникацию с поставщиками с помощью специализированного портала, что получилось, на что стоит обратить внимание, какие ключевые функции должны быть на портале поставщика и почему?
У компании SUNLIGHT есть собственное производство, но в ее ассортименте представлено более 150 брендов, которые поставляют ювелирному гипермаркету свои изделия. Коммуникация с партнером, удобство операционного взаимодействия и прозрачность – основные составляющие, над которыми нужно постоянно работать, а значительного прогресса в этом направлении можно добиться с помощью использования технологий. Так, для оптимизации взаимодействия с поставщиками мы создали специализированный портал, призванный не только облегчить партнерское бремя, но еще и убрать часть операционной рутины отдела закупок, а освободившееся время направить на развитие вверенного сотрудникам товарного направления.
Внушительное количество поставщиков, а главное, большой поток новых потенциальных партнеров приводят к тому, что все их заявки на сотрудничество обычно сваливаются в почту, которую обрабатывают ассистенты байеров (от англ. Buyer – так часто называют руководителей товарного направления по закупке в ювелирке). В такой схеме крайне высока вероятность потерять потенциально интересного поставщика или же отложить начало взаимодействия с ним до повторного обращения (или связи по другому каналу).
Крайне важно обеспечить удобный и понятный процесс регистрации на портале поставщика. В первую очередь перед публикацией у него есть возможность ознакомиться с правилами работы с площадкой, форматом типового договора и другими важными моментами. Сразу после регистрации поставщик получает возможность загрузить документы, необходимые для прохождения внутренних проверок в компании, – это значительно ускоряет прохождение службы собственной безопасности, юридического департамента и других внутренних инстанций в случае одобрения данного контрагента руководителем направления. После загрузки всех данных и документов, поставщик попадает в цепочку согласования в специальной системе, где проходит через все необходимые этапы. Таким образом, проблема, по аналогии с почтовым ящиком, уже не возникает.
Еще одна важнейшая функция, которую удалось реализовать на портале поставщиков, – возможность загружать поставку и ее спецификацию контрагентом самостоятельно. Это уменьшает количество проблем при приемке товара и бесполезных коммуникаций, которые представляют собой просто передачу и загрузку в систему сотрудником компании детализации поставки. Загруженная поставка автоматически через несколько минут уже появляется в ERP-системе компании, после чего становится возможным принять это поступление на складе. Ранее, если возникала какая-то ошибка (а зачастую это случалось уже после отправки груза), приходилось в срочном порядке решать с менеджером заливку новой поставки, чтобы на складе не было проблем с приемом. Теперь же это делается автоматически, что значительно экономит время сотрудников с обеих сторон.
Нельзя отрицать тот факт, что покупатель в бизнесе всегда главный. Именно поэтому крайне важно понимать, как он оценивает товар: что ему понравилось, что нет, на какую позицию стоит обратить внимание. Мы собираем отзывы о товарах, но нельзя недооценивать ценности полученной в них информации и для самого поставщика. С учетом этого на портале был создан удобный раздел, где можно увидеть свежие отзывы о товарах и их оценки. Читая их, поставщик может понять, что именно нравится или не нравится покупателю, чтобы учесть эти замечания в будущем и работать по направлению улучшения своего товара.
Еще одна важнейшая функция для поставщика – возможность видеть, как продается его товар: какие позиции пользуются спросом, а какие лежат на складах и полках магазинов без должного внимания. Это позволяет своевременно скорректировать стратегию производства и заранее спланировать ее на будущее, а не по факту получения нового заказа от компании. Более того, производители, которые работают по комиссионной схеме, могут сразу оценить свой заработок в режиме online.
Конечно, я привел лишь самый базовый набор функций, необходимых для обеспечения отлаженной работы с контрагентами. Развивать это направление абсолютно точно следует всем крупным и средним ретейлерам, стремящимся оптимизировать свои бизнес-процессы и улучшить взаимодействие с партнерами по бизнесу.
Опубликовано 18.02.2021
