Данные любят порядок

Если представить, что бизнес — это несущийся по волнам корабль, то управленческое ПО уместно сравнить с навигационным прибором — например, c секстантом, который позволяет определить местоположение судна и вывести его на правильный курс. Однако на практике роль соответствующего ИТ-инструментария в каждой компании может сильно варьироваться.

Технологический прорыв, в последние несколько лет наблюдающийся в отрасли информационных технологий и телекоммуникаций, естественным образом усиливает конкуренцию среди производителей и продавцов любых товаров и услуг. А в столь высоко конкурентной среде, по мнению Алексея Вилкова, директора по ИТ в России сети строительных гипермаркетов «К-раута», важнейшую роль в принятии управленческих решений играет информация, накопленная, обработанная и верно скомпонованная используемыми бизнесом корпоративными информационными системами. Такие системы принято относить к классу управленческих. Их общее определение гласит: управленческие системы представляют собой механизм для принятия управленческих решений и являются одним из основных инструментариев для управления предприятием. «Они предоставляют управленцам необходимую информацию в нужном объеме в нужный для них момент для принятия своевременных и с большей вероятностью правильных управленческих решений», — уточняет Александр Краснов, ИТ-директор ГК «Разгуляй».

Однако далеко не все ИТ-директора, имеющие практический опыт внедрения и использования таких систем, согласны с данным определением. Так, по словам Константина Садовского, директора по информационным технологиям компании «Офисстрой», в реальности любые корпоративные информационные системы являются не более чем инструментом для снижения всех видов транзакционных издержек предприятия, и не стоит ждать от них чуда. Тогда как качество управления бизнесом складывается из многих компонентов, включая время выработки решений и количество занятых в их принятии сотрудников, а также частоту ошибок, скорость их обнаружения и тяжесть последствий.

Михаил Рыстенко, директор по ИТ «Альбатрос Карго», проводит аналогию между бизнесом и музыкальным искусством: «Разумеется, управленческие системы должны использоваться для принятия решений и быть при этом основным инструментом управления. Но на практике соотношение организаций, которым удается добиться именно такого положения дел, и тех, кто автоматизирует бизнес бесцельно, примерно такое же, как между добившимися успеха профессиональными гитаристами и теми, у кого гитара просто висит на стене и достается только по большим праздникам в компании». По мнению Михаила Рыстенко, причина этого явления и заключается в том, что информационная система, как и гитара — не более чем инструмент, которым нужно уметь пользоваться. И чтобы с ее помощью добиться существенных для бизнеса финансовых результатов, необходимо как минимум выстроить все бизнес-процессы таким образом, чтобы собирать корректную информацию, достаточную для работы системы. А это от самой системы зависит весьма опосредованно — тут нужен опытный «гитарист».

Начало начал

Возвращаясь к аналогии с кораблем и секстантом, а также отталкиваясь от значимости возлагаемых на управленческое ПО задач, логично предположить, что его внедрение в компании должно осуществляться с момента основания бизнеса. Однако на практике этого не происходит и многим предприятиям приходится пройти несколько стадий развития, прежде чем они осознают необходимость использования данного инструмента. При этом Константин Садовский («Офисстрой») отмечает, что внедрение управленческих систем обычно начинается отнюдь не с разработки ИТ-стратегии компании, а с долгого разговора с владельцем или владельцами бизнеса о том, почему они вдруг решились на подобный шаг. Основной вопрос в таких случаях всегда один: чего вы, как владельцы бизнеса, ожидаете от внедрения управленческого ПО? — ответить на который требуется хотя бы в общих чертах и в доступной им терминологии.

Как правило, автоматизация любого бизнеса, если не брать в расчет применение электронной почты и офисных пакетов, начинается с учета и документооборота — складского, бухгалтерского, производственного и кадрового, в том порядке, в котором это наиболее важно для каждого предприятия. Это подтверждает опыт большинства ИТ-директоров, участвовавших в информатизации предприятий с нуля.

«Наше предприятие — оператор по освоению Удоканского месторождения меди. До момента строительства мы являемся заказчиками документов разного уровня и направленности: от технологии до проектной документации на строительство. Поэтому наш основной продукт на данном этапе — документы, а основная задача — контроль и учет документов и затрат, поскольку мы реализуем инвестиционный проект», — делится опытом Михаил Иванов, директор по ИТ «Байкальской горной компании». По его словам, в этой связи основной упор в автоматизации предприятия на предпроектной фазе был сделан на системах учета и управления контентом. А в дальнейшем в качестве ядра управленческого системного ландшафта была выбрана система управления проектом на основе календарно-сетевого планирования, которая в тесной интеграции с учетной системой и системой управления контентом предоставит исчерпывающую информацию для руководства и среднего менеджмента о соответствии текущего состояния целевому бизнес-плану. «Дальнейшее развитие решения мы видим в создании контура финансового планирования на базе одной из промышленных систем, а также во внедрении сквозной системы целеполагания, позволяющей видеть каждому сотруднику свой вклад в достижение целей компании, а руководству быть уверенным, что в компании нет балласта и статистов», — рассказывает Михаил Иванов.

По словам Михаила Рыстенко, директора по ИТ ООО «Альбатрос Карго», история информатизации его предприятия началась с разработки концепции и структуры корпоративной информационной системы, а также основополагающих документов, описывающих порядок получения, контроля и применения ключевых показателей бизнеса. «Если пропустить нулевой цикл банальной автоматизации рутинной деятельности, то основной задачей на первом этапе было получение адекватной модели бизнеса в информационной системе, то есть, по сути, требовалось добиться того, чтобы данные в системе соответствовали реальной ситуации, — поясняет Михаил Рыстенко. — И только после решения этой задачи акцент был смещен в сторону использования данных в развернутой системе при принятии управленческих решений».

По Еремке колпак

Выбор конкретного ПО для решения управленческих задач в первую очередь зависит от специфики и масштабов бизнеса. Так, «Раутакеско Россия», которая управляет сетью магазинов под брендом «К-раута», в 2009 году перешла на использование SAP, охватывающего все основные бизнес-процессы компании. Цель проекта — внедрение лучших мировых практик в сфере ретейла и унификация бизнес-процессов магазинов. «Выбор платформы для решения поставленных целей обусловлен тем, что мало кто из разработчиков информационных систем в мире может похвастаться реальной масштабируемостью, доступной SAP», — подчеркнул Алексей Вилков («К-Раута»). По его словам, для «К-раута» масштабируемость — одно из основополагающих требований к системе, поскольку сеть магазинов насчитывает 93 гипермаркета в пяти странах мира.

Решение управленческих задач посредством информационных систем, как правило, требует различной степени кастомизации последних. Однако в зависимости от конкретного проекта соотношение «коробочных» и кастомизированных продуктов может быть различным. Так, в компании «Альбатрос Карго» в качестве единого управленческого решения используется набор тесно интегрированных между собой систем на единой технологической платформе. При этом в бухгалтерском и зарплатном блоках применяются максимально типовые, «коробочные» решения, а для операционного и финансового блока — тщательно доработанные собственными силами промышленные решения.

Чаще всего одним из основополагающих критериев выбора системы является ее совокупная стоимость владения, учитывающая как первоначальную стоимость внедрения, так и последующее содержание и доработки в процессе эксплуатации. В этой связи при решении всевозможных задач управленческого учета выбор российских предприятий чаще всего падает на продукты 1C. По словам Александра Краснова, ИТ-директора ГК «Разгуляй», его предприятие выбрало в качестве фундамента для управленческой автоматизации платформу «1С: Предприятие 8.0», поскольку на российском рынке имеется большой опыт внедрения соответствующих решений. А Константин Садовский поясняет, что в компании «Офисстрой» большинство управленческих задач решено посредством 1С, так как для строительного бизнеса чрезвычайно важна быстрая и недорогая кастомизация информационных систем.

Секретные материалы

Практически любое внедрение управленческого ПО сопровождается реализацией какого-либо ноу-хау. ИТ-директора очень не любят раскрывать свои секреты, поскольку и для них, и для их компаний это чревато утратой профессиональных конкурентных преимуществ. И тем не менее даже незначительно приоткрытый занавес над реализацией проектов в данной области дает представление о природе и сложности их задач.
Так, по словам Сергея Адмиральского, ноу-хау компании «Адамас» относительно применения управленческого ПО заключается в том, что любой появляющийся в компании источник данных попадает в корпоративное хранилище в течение 1-–2 дней. А Константин Садовский вспоминает, как еще со времен кризиса 2008 года командой, которою он возглавлял и впоследствии благополучно перетащил в новую компанию, была разработана методика «нарезки» задач для привлечения фрилансеров — такая, чтобы ни у одного фрилансера или их группы не получился готовый продукт.

«Мы приняли решение использовать совокупность сравнительно небольших систем, которые хорошо выполняют ограниченный круг задач и делают это максимально эффективно. Продуманная интеграция подобных систем между собой, а также контроль данных, исключающий дублирование при заведении информации в них и является, по сути, основным нашим ноу-хау», — делится опытом Михаил Рыстенко («Альбатрос Карго»).
 Любопытно, что инновации возникают даже в тех случаях, когда проекты направлены на внедрение лучших практик и бизнес-процессов. По словам Алексея Вилкова, «К-раута» выбрала Россию первой страной для внедрения системы SAP, поэтому его проектная команда отлаживала разработанную модель бизнес-процессов на практике. Подобный подход к внедрению SAP породил множество ноу-хау, без которых было бы невозможно использовать систему для ежедневного качественного обслуживания клиентов. Например, были изменены точки обслуживания оптовых клиентов таким образом, что у них появилась возможность выбирать товар в магазине и оплачивать непосредственно на кассе, не ожидая свой очереди для обслуживания у менеджера оптового отдела.


От констатации к прогнозам

Основными потребителями информации, которую генерируют управленческие системы, в большинстве компаний являются представители топ-менеджмента, а иногда и менеджеры среднего звена. При этом критерием успешности внедрения любой управленческой системы, по мнению Михаила Иванова («Байкальская горная компания»), становятся качество и объем отчетности.

Все управленческие информационные системы генерируют определенные объем финансовой отчетности, однако, как считает Александр Краснов (ГК «Разгуляй»), эта информация не является достаточной для принятия обоснованных управленческих решений, поскольку в зависимости от специфики деятельности предприятия большинству его функциональных направлений нужны и количественно-качественные показатели. Например, для производства — производственные показатели. «Мы вынуждены опираться на модель взвешенных показателей, среди которых финансы не являются однозначно определяющими. Нельзя сократить бюджет и потерять в качестве, потому что это повлияет на итоговую капитализацию, равно как нельзя в ущерб срокам сокращать бюджет, поскольку в результате может снизиться инвестиционная привлекательность проекта», — вторит коллеге Михаил Иванов.

Михаил Рыстенко («Альбатрос Карго») поясняет, что финансовые показатели констатируют то, что уже случилось, тогда как для грамотного прогноза ситуации менеджерам требуется серьезная аналитика в привязке финансовых показателей к конкретным особенностям бизнеса. Только такой подход позволяет понять, кто виноват и что делать. Однако многие ИТ-директора признаются, что в их компаниях подобный анализ пока что осуществляется без специализированных ИТ-решений. «Мы используем только частные самописные алгоритмы анализа данных для принятия конкретных решений, а в остальном анализом занимаются люди. Задача корпоративной информационной системы — предоставить информацию в максимально удобном и визуализированном виде для быстрого анализа», — рассказывает Михаил Рыстенко («Альбатрос Карго»).

Пока немногие российские компании могут похвастаться успешно действующими системами класса Business Intelligence (бизнес-аналитики), но такие примеры уже есть. Так, компания «Адамас» использует систему бизнес-анализа и корпоративной отчетности IBM Cognos BI. По словам Сергея Адмиральского, это решение играет заметную роль в бизнесе «Адамаса», являясь своеобразной информационно-интеграционной шиной между различными информационными системами. Те же компании, которые по каким-либо причинам не успели автоматизировать бизнес-аналитику, в большинстве своем намерены сделать это в ближайшем будущем.

Комментарии:

Михаил Иванов, директор по ИТ «Байкальской горной компании»:
«Критерием успешности внедрения любой управленческой системы является качество и объем управленческой отчетности».

Сергей Адмиральский, директор по ИТ компании «Адамас»:
«Со временем меняются технологии, набор метаданных, сложность отчетов и количество пользователей, но основная задача систем управленческого учета остается прежней — предоставить информацию точно, вовремя и в нужные руки».

Александр Краснов, ИТ-директор ГК «Разгуляй»:
«На текущий момент нашей главной задачей является построение единой методологически унифицированной системы учета».

Михаил Рыстенко, директор по ИТ «Альбатрос Карго»:
«Для выживания на столь конкурентном рынке, как рынок логистических услуг, компания должна предлагать клиентам нечто особенное, за вменяемые деньги и при этом быть финансово успешной. Этого можно добиться только при четком контроле и очень жестком грамотном управлении, основным инструментом которого в нашей компании является именно КИС».

Алексей Вилков, директор по ИТ в России сети строительных гипермаркетов «К-раута»:
«В высоко конкурентной среде важнейшую роль в принятии управленческих решений играет информация, накопленная, обработанная и верно скомпонованная используемыми бизнесом корпоративными информационными системами».

Константин Садовский, директор по информационным технологиям компании «Офисстрой»:
«В реальности любые корпоративные информационные системы являются не более чем инструментом для снижения всех видов транзакционных издержек предприятия, и не стоит ждать от них чуда».