Автоматизация работы юристов с нуля
Любое крупное предприятие, специализирующееся на оказании услуг физическим и юридическим лицам, располагает, как правило, большим штатом юристов, которым приходится работать со значительным объемом дел. Автоматизация юридической деятельности — одно из интересных и перспективных направлений в ИТ, пока недостаточно освоенное разработчиками ПО. Поэтому нас не мог не заинтересовать один из таких проектов. Речь идет о разработке и внедрении в ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» системы «Претензионно-исковая работа» («ПИР»). Проект стал номинантом на премию CIO Award в категории «За инновационный подход». Мы задали несколько вопросов Константину Фоминых, начальнику департамента по информационным технологиям ГУП «ТЭК СПб».
Ваша система «ПИР» предназначена для автоматизации претензионно-исковой деятельности. Обычно никто не любит автоматизировать работу юристов. Расскажите, почему вы решили взяться за эту область и как был реализован этот проект в технологическом и организационном плане.
Вы все правильно подметили! Расскажу немного о нашем предприятии. ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» занимает около 49% рынка тепловой энергии Санкт-Петербурга. На балансе предприятия находится 276 котельных, 216 ЦТП и около 5000 км теплотрассы. Нашими потребителями являются свыше 3 млн жителей города. Предприятие достаточно крупное и с солидной историей, которая насчитывает уже 83 года.
На сегодняшний день, в соответствии с действующем законодательством, порядок оплаты коммунальных услуг в многоквартирном доме зависит от выбранного способа управления. Если в многоквартирном доме выбран способ управления "управляющая организация", то все потребители (собственники и наниматели помещений) в МКД становятся обязанными вносить плату за коммунальные услуги непосредственно в адрес управляющей организации, которая и является исполнителем коммунальных услуг. И, соответственно, именно она обязана платить за коммунальный ресурс, отпущенный РСО. Другой вариант - переход на прямые договоры с РСО по желанию собственников помещений в МКД – добровольно или в случае превышения порога долга перед РСО – принудительно.
Таким образом работа юридического блока, в случае возникновения задолженности перед РСО, строится по двум ключевым направлениям: с юридическими и с физическими лицами.
Работа департамента по правовым и корпоративным вопросам (ДПКВ) в части взыскания задолженности очень специфична. Автоматизация данного процесса является непростой задачей. Мы начали работу по созданию этого программного продукта еще в 2016 году, а систему запустили в конце 2020 года. В первом полугодии 2021 в системе было рассмотрено 865 судебных дел на сумму 4,2 млрд рублей. По 398 делам исковые требования были удовлетворены полностью либо частично на сумму более 2 млрд. рублей. Руководители подразделений ДПКВ могут легко контролировать в системе работу своих сотрудников. Система показывает, какое количество дел сейчас в работе у каждого сотрудника, кто из сотрудников находится в отпуске и т.д. Таким образом, нагрузка на сотрудников распределяется более равномерно.
Для удобства работы сотрудников в системе встроен функционал автоматической калькуляции штрафов, который подсчитывает суммы штрафов и неустоек на определенную дату. Это хорошее подспорье для работы юридического блока. Механизм обновления информации по судебным делам (заседаниям) реализован достаточно гибко, чтобы не мешать и не тормозить основную работу сотрудников. Информация по судебным делам из внешних источников обновляется раз в сутки, в ночное время. При этом любой сотрудник при необходимости может принудительно обновить информацию и получить самые свежие данные по делу. Кроме того, реализованы интеграционные механизмы с системой «1С», в которой формируется первичный пакет документов (счет, договор и другие сведения о контрагенте), а также с системой электронного документооборота предприятия.
Как реализованы технологии защиты и безопасности данных?
Наше предприятие относится к объектам критической инфраструктуры. Уровень защиты информации для нас — важнейшая задача. Защита осуществляется в двух направлениях – защита информационной системы и инфраструктуры. Система работает в условиях защищенной инфраструктуры. Внутри мы защищаем все имеющиеся у нас ресурсы, ведем логирование действий и журналирование работы всех сотрудников. Любое изменение информации фиксируется.
Давайте остановимся на организационном вопросе. Юристы всю жизнь работают с бумажными документами. Пришлось ли им переучиваться для работы с вашей системой? Приходилось ли их как-то мотивировать, чтобы они работали в ней?
Основной посыл о необходимости автоматизации деятельности юридического блока исходил от наших коллег. Поэтому в нашем случае этот масштабный проект был реализован совместными усилиями. Было довольно сложно, но юристам такая система необходима, потому что избавляет от ворохов бумаг и дает прирост производительности.
Приходилось ли пользователям пересматривать свои регламенты и процедуры в ходе внедрения? Изменились ли KPI юристов?
В ходе внедрения информационной системы, безусловно, определенные регламентные процедуры были пересмотрены. На сегодняшний день система позволяет кроме балансировки нагрузки при распределении дел между сотрудниками осуществлять контроль метрик эффективности каждого специалиста. Эффективность складывается из количества выигранных дел, сроков решения и т.д. Это не совсем KPI, но информация, из которой складывается общая оценка эффективности сотрудника.
Как в связи с внедрением системы изменились правила работы с архивными документами?
На сегодняшний день все дела находятся в оперативной базе данных, ведь срок исковой давности составляет три года, а система введена в эксплуатацию почти год назад.
Конечно, держать все дела в оперативном доступе со временем будет достаточно проблематично. Только на сегодня у нас более 8000 дел на общую сумму 24 млрд рублей. И для поддержки работоспособности требуются соответствующие серверные мощности.
Вытеснение дел в отдельную архивную систему — задача нужная. Мы сейчас думаем, как все это структурировать, и примерно через год приступим к практической реализации.
Можно ли тиражировать вашу систему на подобные организации и проекты?
Да, это возможно! Как говорил ранее, разработка системы у нас велась с 2016 года. Система проектировалась с нуля, с учетом отраслевой специфики. Все требования брали напрямую от нашего юридического блока.
Сейчас на рынке уже есть похожие системы в виде «коробочного» продукта, которые можно адаптировать под нужды конкретного предприятия.
Как планируется в дальнейшем развивать систему «ПИР»?
Основной упор мы делаем на полноценную интеграцию с базами ФНС и ФССП. Вся остальная функциональность складывается из пожеланий пользователей, касающихся юзабилити и других процессов. Основной набор возможностей системы устоялся. Это уже полноценное решение.
Опубликовано 22.12.2021