Автоматизация кадрового электронного документооборота: когда, зачем и как?
Законодательная база
В связи с развитием процессов информатизации российскими законодателями был предпринят ряд шагов, направленных на цифровизацию трудовых отношений. Так появились электронные форматы уже привычных нам документов: больничных листов, трудовых книжек и др.
Бизнес тоже не стоит на месте. Некоторые проактивные компании инициировали, а кто-то уже успел ввести в эксплуатацию проекты КЭДО, делая акцент на личных кабинетах сотрудников, интегрированных с учетными системами или корпоративным порталом. Однако все эти нововведения упирались в отсутствие достаточной правовой базы, что приводило к дублированию документов в привычном бумажном виде.
Все изменилось в ноябре 2021 года, когда Президент РФ подписал Федеральный закон о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, который закрепил переход на КЭДО. Теперь работодатели и сотрудники компаний могут смело переходить на безбумажное документальное сопровождение трудовых отношений.
Что для этого нужно предпринять?
Прежде всего работодатель должен принять решение о переходе на КЭДО и утвердить порядок его ведения в организации. Затем следует ознакомить с принятым решением сотрудников своей компании одним из следующих способов: либо внести изменения в коллективный договор или другой локальный нормативный акт и ознакомить с ним каждого под роспись, либо внести изменения в трудовые договоры для текущих и новых сотрудников. Подойдет также вариант с оформлением отдельного документа на присоединение к КЭДО.
Далее необходимо выбрать и внедрить систему КЭДО, подключив к ней всех сотрудников.
На финальном этапе требуется обеспечить возможность подписания документов электронно-цифровой подписью (ЭЦП) как со стороны работодателя, так и работника. При этом последний вправе использовать самостоятельно полученную ЭЦП.
Преимущества КЭДО
Для работодателей наиболее очевидные плюсы: повышение технологичности и уровня автоматизации бизнеса, сокращение затрат на обслуживающий персонал, канцелярию и рабочие площади. КЭДО также обеспечивает прозрачность и легкодоступность кадровой информации в связке с системой кадрового учета. За счет этого происходит снижение роли человеческого фактора и вероятности ошибок при подготовке и подписании документов, возрастает скорость оформления и подписания, что особенно актуально для территориально распределенных компаний и фирм с большим количеством удаленных сотрудников.
В свою очередь, для сотрудников переход на КЭДО обеспечивает повышение мобильности, высвобождает дополнительное время. Системы электронного кадрового документооборота делают возможным оперативный доступ к документам, в том числе с возможностью их корректировки. Это снижает частоту или полностью снимает необходимость обращений в бухгалтерию и отдел кадров.
Кроме того, цифровой функционал КЭДО позволяет автоматизировать напоминания по событиям (например, приближающемся отпуске) и является оптимальным форматом оформления трудоустройства для сотрудников на удаленных моделях найма.
Это лишь наиболее очевидные плюсы, на практике каждая компания найдет и другие. А вот минусов практически нет – если не считать временных затрат на внедрение системы.
.jpeg)
Варианты запуска КЭДО
Вариант 1
Один из наиболее логичных шагов – внедрение системы КЭДО на базе существующей корпоративной учетной системы как отдельного модуля. Не все вендоры имеют соответствующие модули в своих решениях, однако это дает существенное конкурентное преимущество и экономит значительное количество времени.
Такой подход также избавляет от необходимости приобретения дополнительного ПО с последующим сложным проектом по его интеграции в сложившийся ИТ-ландшафт компании. Кадровые сотрудники продолжают работать в единой привычной системе, при этом происходит бесшовное дополнение функционала, обеспечиваются простота и понятность внедрения, а также дальнейшей поддержки.
И, несмотря на то, что может потребоваться время на доработку и адаптацию процессов в кабинете самообслуживания сотрудников нового модуля, заказчик может распределить данную работу по времени, быстро запустив систему с базовым функционалом, а затем добавляя новые возможности в процесс эксплуатации. Кроме того, могут потребоваться настройка подсистемы ЭЦП и привязка нового модуля к документообороту (опционально).
Из минусов: не каждый работодатель готов дать доступ всем сотрудникам компании в основную систему кадрового учета и расчета зарплаты.
Вариант 2
Интеграция отдельного сервиса «Кабинет сотрудника» (например, в формате мобильного приложения) и ИТ-решения для расчета зарплаты и управления персоналом на предприятии. При таком варианте запуска КЭДО очевидными плюсами будут сильные стороны самого формата мобильного приложения: это удобно в использовании, решение надолго закроет потребности компании в функционале КЭДО. В этом случае будут также небольшая стоимость владения, масштабируемость и разнесение активности между отдельным кабинетом сотрудника и основной программой кадрового учета.
Из слабых мест: ограниченные возможности по доработке приложения силами специалистов компании-работодателя. Если нужен новый процесс или документ, которого нет в кабинете сотрудника, придется ждать, пока разработчик приложения выпустит обновление либо предоставит возможность кастомизации мобильного приложения.
Вариант 3
Внедрение системы КЭДО в связке системы по управлению персоналом с системой электронного документооборота компании. «За» такой подход говорят удобство и наглядность в реализации кадровых процессов, он требует минимум доработок в реализации любого количества процессов (многое решается настройками и бесшовной интеграцией между системами). Наконец, обеспечивается использование документооборота не только как процессной системы, но и как системы электронного архива хранения документов, что очень актуально для крупного и территориально распределенного бизнеса.
Из очевидных минусов: далеко не у всех компаний на настоящий момент внедрена система электронного документооборота, что требует дополнительных инвестиций и времени. Такие внедрения могут быть трудоемкими, поскольку процессы документооборота необходимо настраивать с нуля.
Вариант 4
Не можем не отметить вариант запуска системы КЭДО через портал «Работа в России». По всей видимости, через какое-то время этот путь может стать основным для многих компаний за счет поддержки на государственном уровне, минимальных затрат на внедрение и поддержку, а также потенциальной интеграции сотрудников с порталом через «Госуслуги».
В настоящий момент реализуется пилотный проект, и только в следующем году можно надеяться на его запуск в полноценную промышленную эксплуатацию. Пока функциональность портала ограниченна и не может быть доработана силами специалистов компаний-работодателей.
Заключение и выводы
Какие варианты использовать для перехода на кадровый электронный документооборот, каждый работодатель решает сам. На сегодняшний день принципиальный момент в том, что HR-департаментам по всей стране дан зеленый свет для отказа от бумажных документов. Не за горами время, когда абсолютно все процессы управления персоналом перейдут в электронную среду.
Мы вправе надеяться, что законодательная база по КЭДО будет только развиваться и этот формат станет удобным, своевременным и экологичным решением не только для удаленных, но и для всех сотрудников компании, которым не нужно регулярно посещать место работы.
Сегодня на рынке можно найти решения для организации КЭДО, которые вне зависимости от выбранного способа автоматизации можно интегрировать с различными корпоративными ИТ-системами, что обеспечит прозрачность хождения документов и повысит уровень цифровизации бизнеса.
Опубликовано 16.12.2021
